Archiviazione sostitutiva: definizione

Per comprendere in pieno il concetto base di "archiviazione sostitutiva" possiamo "prendere in aiuto" la nostra Lingua Italiana e differenziarlo da quello di "conservazione".
Secondo un qualsiasi dizionario di Lingua Italiana, infatti, troverete che la prima differenza essenziale fra i due termini è che il sostantivo "conservazione" non corrisponde a quello di "archiviazione".
Come dire, appunto, che quel che viene conservato non necessariamente viene archiviato e viceversa. La mera "archiviazione" non è garanzia di "eterna" conservazione.

Dal punto di vista dell'Archivistica abbiamo accennato all'importante differenza proprio nell'approfondimento dedicato alla conservazione sostitutiva.

L'Archiviazione sostitutiva dunque ha come obiettivo quello di produrre documenti originali in formato digitale che abbiano la medesima validità legale di quelli cartacei, che siano, quindi, sostitutivi di questi.

L'aggettivo "sostitutiva" deriva da due elementi fondamentali senza i quali non potremmo equiparare la validità dei documenti digitali a quella dei documenti cartacei originali, questi due elementi sono:

• Firma digitale
  
• Marca temporale
  

La marca temporale, così come riporta anche il Manuale Utente CNIPA intitolato Firma Digitale e Marca Temporale, certifica in modo sicuro la data e l'ora in cui un documento è stato creato, trasmesso o archiviato.

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