Conservazione dei documenti: il responsabile

Il responsabile della conservazione dei documenti è una professione introdotta da relativamente poco in realtà pubbliche e private. Il suo ruolo è dedicato a garantire la corretta conservazione e archiviazione della documentazione.

Egli dovrà apporre la marca temporale e la firma elettronica che classificheranno il documento come adatto alla conservazione. Vale a dire che quest'ultimo è stato prodotto in conformità con le norme vigenti e gestito secondo i protocolli adottati dalla realtà nella quale il responsabile della conservazione documentale opera.

Nello specifico, il suo ruolo prevede:
- La catalogazione secondo informazioni quali: la descrizione dei contenuti, l'indicazione dei responsabili della produzione del documento, della marca temporale e del responsabile dell'archiviazione
- La verifica del funzionamento e la tenuta in sicurezza del sistema d'archiviazione e di gestione documentale - La gestione del workflow documentale
- La verifica a distanza di anni dell'effettiva leggibilità dei supporti informatici adottati
- La richiesta della presenza di un pubblico Ufficiale, qualora la norma lo preveda, per procedere all'archiviazione di determinati documenti.

Lo scopo ultimo del responsabile della conservazione dei documenti è dunque quello di fare in modo che l'archivio sia in ordine e gestibile in tutti i suoi aspetti. In molti casi, le aziende e le pubbliche Amministrazioni fanno ricorso a professionisti del settore della gestione documentale per improntare un sistema d'archiviazione a norma.

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