La buona conservazione documentale in dieci punti

L'Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale ha stilato un decalogo per la definizione delle regole tecniche per la gestione elettronica dei documenti e della conservazione digitale.

Il documento è stato preparato in vista del Forum sulla Dematerializzazione che si è tenuto a Roma il 26 e il 27 ottobre 2011. 

Andiamo a vedere nel dettaglio quali sono i dieci punti:

1. Neutralità della norma nei confronti della tecnologia - le regole normative devono riuscire a definire un inquadramento tecnico-informatico, senza scendere troppo nel dettaglio e, dunque, limitare il campo d'applicazione.
2. Diffusione e pubblicità delle regole tecniche - la rapidità di accesso alla documentazione tecnica è fondamentale per un'applicazione univoca e corretta della norma.
3. Distinzione tra procedure e processi - secondo l'ANORC, una normativa che si occupi di conservazione documentale si dovrà interessare delle procedure operative, tralasciando la regolamentazione dei processi organizzativi.
4. Introduzione del principio di proporzionalità in base al tempo di conservazione - i requisiti tecnici e le competenze impiegate per l'archiviazione di documenti devono variare in base alla prospettiva temporale di archiviazione. Gli archivi a lungo termine dovranno essere supportati da adeguate infrastrutture tecniche e di know how.
5. Definire procedure legali e standard di scarto - oltre alla definizione di un massimario di scarto, è necessario l'identificazione di procedure di eliminazione dei documenti ritenuti non utili ai fini dell'archiviazione.
6. Non appesantire le regole tecniche con norme già vincolanti (come ad esempio quelle sulla privacy).
7. Predisposizione di una certificazione sulla correttezza e completezza delle operazioni di gestione documentale.
8. Semplificazione dei processi.
9. Fedeltà alla normativa generale - evitare di ridefinire i concetti e le massime già identificate dalla normativa quadro.
10. Differenziare tra Pa e privati - l'indeterminatezza dei soggetti interessati dalla normativa di attuazione implica, ad esempio, iter e protocolli eccessivamente formali per la gestione e la conservazione documentale, lì dove non ce ne sarebbe bisogno.

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