L'archivio di deposito: cosa è?

L'archivio di deposito è una delle fasi di gestione documentale di un archivio, durante la quale vengono conservati i documenti che hanno esaurito la fase dell'archivio corrente. E' posto sotto la responsabilità e il controllo del soggetto produttore e risponde ad alcuni requisiti di legge in merito a scarti e obbligo di comunicare alla sopraintendenza archivistica l'eventuale trasferimento del deposito e qualunque intervento e progetto (anche di valorizzazione o riordinamento e inventariazione).

Principalmente nella Pubblica Amministrazione, nell'ambito della quale sussiste l'esigenza della trasparenza e dell'accesso a documenti anche a distanza di anni, l'archivio di deposito, secondo la legislazione italiana, deve durare quarant'anni. Dopo questo lasso di tempo, i documenti in esso contenuti possono passare alla fase dell'archivio storico ed entrare a far parte degli archivi di interesse culturale (D. lgs. 42/2004, Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio).

Fondamentali, nel momento in cui si affidano i documenti all'archivio di deposito, risulteranno essere:

• La modalità di schedatura e classificazione
• La modalità di riordino e conservazione
• La modalità di accesso e consultazione

Al termine dei quarant'anni l'archivio di deposito dovrà essere valutato per poter procedere allo scarto dei documenti considerati non più utili, secondo valutazioni guidate dalla norma. I documenti rimanenti, invece, accederanno agli archivi storici.

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