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Gestione elettronica documentale
Grazie all'utilizzo di tecnologie informatiche standard e avanzate, offriamo al Cliente il servizio di gestione elettronica documentale con tutti i vantaggi offerti dalla conversione dei documenti cartacei in immagini di facile e rapida consultazione.
Realizziamo progetti finalizzati all'ottimizzazione del flusso lavorativo nel pieno rispetto delle caratteristiche peculiari del documento e dei criteri di economicità, garantendo la totale integrazione tra la gestione elettronica dei documenti e la gestione cartacea dell'archivio.
Attraverso l'utilizzo delle nostre apparecchiature, effettuiamo la conversione di immagini analogiche in immagini digitali e trasferiamo anche le immagini da bobina microfilm a supporto ottico.
La gestione elettronica documentale prevede lo svolgimento di diverse attività sui documenti cartacei e sulle immagini digitali prodotte.
Le fasi principali del processo di acquisizione ottica sono:
Normalizzazione della pratica
Questa prima fase del procedimento di gestione elettronica documentale comprende le operazioni di allestimento fisico della documentazione, preliminari alla lavorazione con le apparecchiature scanner.
Sulla base dell'analisi effettuata sulla documentazione oggetto del servizio, le operazioni possibili in questa fase sono le seguenti:
- individuazione della serie documentale di pertinenza
- eliminazione di punti metallici e fermagli
- rimozione di piegature
- posizionamento dei fogli per l'inserimento nelle apparecchiature scanner, secondo le specifiche concordate con il Cliente.
Scansione delle pratiche
La documentazione viene acquisita su supporto ottico attraverso utilizzo di scanner professionali creando un database di immagini elettroniche.
Vengono effettuati i seguenti controlli sulla qualità delle immagini acquisite, ovvero:
- verifica delle immagini
- pulizia delle immagini
- eliminazione dei fogli bianchi
- rotazione delle immagini nel senso di lettura
- rescan nel caso di accertamento di scarsa qualità delle immagini.
Le immagini possono essere rilasciate in formato .tif multipagina, .tif singolo o altri formati concordati con il Cliente.
Creazione file indice
Tramite lettura ottica del barcode presente sulla pratica, siamo in grado di effettuare l'importazione delle chiavi di ricerca già presenti nella base dati del software di gestione dell'archivio fisico e necessarie al reperimento delle immagini acquisite.
Release delle immagini
Il file contenente le immagini e gli indici prodotti a seguito del processo di digitalizzazione viene reso disponibile agli operatori informatici per la pubblicazione sul portale Bucap e/o per la produzione di supporti digitali (CD rom, FTP, DVD o altro), secondo le specifiche contrattuali concordate con il Cliente.
In entrambi i casi viene effettuato il backup dei dati sui nostri server per prevenire l'eventuale perdita dei dati lavorati.
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