Gestione dell’archivio di deposito e dell’archivio corrente

Bucap eroga servizi di gestione di archivio di deposito e di archivio corrente, e attualmente annovera, tra i suoi 500 clienti, sia aziende pubbliche che azienda private, offrendo la consulenza per la gestione degli archivi a 360 gradi.

Gestione dell’archivio in outsourcing

Il ciclo di vita di un documento e la sua corretta gestione documentale si dividono in tre grandi fasi:

1. Archivio corrente;
2. Archivio di deposito;
3. Archivio storico.

Un documento, man mano che esaurisce la sua funzione, passa da un archivio all’altro. La creazione e la gestione, in particolare, dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito sono necessarie sia nel settore pubblico sia nel settore privato. E la loro implementazione richiede competenze ed esperienza.

Competenza ed esperienza nella gestione dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito sono ciò che garantiscono tutti i professionisti di Bucap: grazie all’outsourcing, si potrà avere un lavoro a regola d’arte.

Contatta gli esperti di Bucap per avere una consulenza professionale.

Gestione dell’archivio corrente

Gli archivi correnti contengono i documenti che è necessario consultare con una certa frequenza. Per la precisione, si tratta dei documenti necessari, come il nome stesso suggerisce, per il disbrigo degli affari correnti, di quelli ancora in atto o ancora in via di definizione.

Come deve essere un archivio corrente

Un archivio corrente deve essere progettato in modo che tutti i documenti possano essere facilmente allocati nell’archivio e altrettanto facilmente reperibili e consultabili, in qualsiasi momento e per qualsiasi necessità. Proprio per questo, un archivio corrente deve essere sia ordinato sia abbastanza flessibile da adattarsi ai cambiamenti dell’azienda o all’aumentare del volume di documenti prodotti quotidianamente.

La corretta gestione di un archivio corrente richiede:

• Registro di protocollo. Il registro di protocollo è dove, in maniera progressiva e univoca, vengono registrati tutti i documenti in entrata e in uscita da un ente, un’azienda o un ufficio in generale.
• Titolario di classificazione. Il titolario di classificazione, semplificando il concetto, è il sistema che stabilisce in che modo i diversi documenti devono essere classificati e ordinati all’interno di un archivio.

Bucap, prendendo in carico la progettazione di un archivio corrente, si occupa di tutti gli aspetti che riguardano questa attività, compresi registro di protocollo e titolario di classificazione.

Gestione dell’archivio di deposito

Diversamente dagli archivi correnti, gli archivi di deposito contengono i documenti che, seppur non più necessari alle attività che svolge l’azienda o la pubblica amministrazione, devono restare sempre disponibili in quanto hanno ancora valenza giuridica o amministrativa.

Inoltre, i documenti da conservare per il tempo minimo previsto dalla legge devono essere conservati proprio in un archivio di deposito.

Come deve essere un archivio di deposito

Registro di protocollo e titolario di classificazione sono due strumenti necessari anche per la gestione di un archivio di deposito. In questo caso, l’organizzazione dei documenti è la parte fondamentale: il sistema scelto per la classificazione documentale, infatti, deve permettere la facile reperibilità dei documenti e prevedere l’aumento costante dei documenti archiviati.

Altro elemento imprescindibile per la corretta gestione di un archivio di deposito è rappresentato dagli spazi:

• Se si parla di un archivio di deposito fisico, gli ambienti devono essere sufficientemente grandi, dotati di sistemi che proteggano i documenti (da luce, polvere, umidità), corredati di tutta l’impiantistica prevista dalla legge.
• Se si parla di un archivio di deposito digitale, il server, il cloud o il data center dove i documenti saranno allocati deve rispettare le più importanti indicazioni e best practice di sicurezza informatica aziendale (ad esempio, sistemi cluster, domain controller e backup periodici).

Anche per la progettazione di un archivio di deposito, Bucap si fa carico di tutto, sollevando il cliente da qualsiasi compito operativo o gestionale e organizzando il lavoro unicamente in base alle necessità del cliente.

Lo scarto di archivio

Non tutti i documenti “passano” dall’archivio corrente all’archivio di deposito. Alcuni, quelli non più necessari né previsti dalla normativa sulla conservazione dei documenti, possono essere eliminati.

Lo strumento in base al quale si decide quali documenti verranno conservati nell’archivio di deposito e quali invece saranno cancellati è il massimario di selezione e di scarto: ancora una volta, Bucap, in base alle necessità del cliente, si occupa dell’ideazione di tale strumento.