Glossario
Terminologie e termini tecnici dal mondo archivistico e IT
La sicurezza è un aspetto cruciale nella gestione di un archivio.
In particolare, le modalità di gestione dell’archivio devono essere progettate con l’obiettivo di garantire:
Nell’allestimento dei locali che ospitano materiale archivistico, va sempre tenuto in considerazione che la sicurezza fisica della documentazione in deposito deve essere garantita dalla presenza di adeguate misure di sicurezza strutturale ed ambientale (d.lgs.81 e s.m.i.) dirette a non alterarne le condizioni di conservazione e a non pregiudicarne l’integrità. Va, inoltre, considerata la necessità di tutela delle persone che operano nella struttura di conservazione.
A tal fine è consigliabile che:
Vanno definite le procedure che regolano l’adozione delle norme di sicurezza dei luoghi di lavoro e la tutela della riservatezza dei dati contenuti nei documenti, identificando anche le figure responsabili del mantenimento e del controllo dell’attuazione delle stesse (cfr. d. lgs.81 e s.m.i e 196/2003).
In tema di prevenzione incendi va, inoltre, evidenziata la necessità di rispettare le norme dettate per la definizione dell’attività che l’edificio è destinato ad ospitare, ovvero le regole tecniche specifiche per le attività controllate dai VV.FF.
In base a tali disposizioni, vanno considerati i seguenti punti di attenzione:
I locali destinati ad ospitare l’archivio devono essere dotati di un impianto di contenimento (i.e. armadi, scaffalature, ecc.) adeguato a contenere i quantitativi di materiale attualmente esistenti e a fronteggiare tempestivamente la presumibile crescita del patrimonio documentale, onde evitare l’accumulo disordinato della documentazione di nuova produzione.
Le caratteristiche strutturali del locale destinato a deposito devono tener conto, inoltre, delle necessità operative connesse alla conservazione del materiale ed allo svolgimento delle attività di gestione del patrimonio documentale.
Vanno predisposte ed adottate adeguate procedure atte a garantire la corretta formazione dell’archivio e la corretta gestione delle movimentazioni delle unità documentali.
La definizione di un’adeguata metodologia per lo svolgimento delle attività di gestione del patrimonio documentale deve essere, infatti, supportata da una costante attività di mantenimento dell’ordine instaurato.
Va implementato, infine, un adeguato sistema informatico di gestione dell’archivio.
Un sistema che si possa definire idoneo deve possedere determinate caratteristiche che attengono sia all’aspetto dei componenti hardware sia di quelli software.
A tal fine è opportuno che:
Terminologie e termini tecnici dal mondo archivistico e IT
Tutte le risposte sui servizi Bucap
Digital Document