Sicurezza di un archivio: la valutazione degli impatti

Sicurezza dei locali dell’archivio

Nell’allestimento dei locali che ospitano materiale archivistico, va sempre tenuto in considerazione che la sicurezza fisica della documentazione in deposito deve essere garantita dalla presenza di adeguate misure di sicurezza strutturale ed ambientale (d.lgs.81 e s.m.i.) dirette a non alterarne le condizioni di conservazione e a non pregiudicarne l’integrità. Va, inoltre, considerata la necessità di tutela delle persone che operano nella struttura di conservazione.

A tal fine è consigliabile che:

• Il locale sia dotato di un adeguato sistema di monitoraggio che supporti il mantenimento costante delle condizioni ambientali instaurate affinché non venga alterato lo stato di conservazione del materiale;
• L’impianto di contenimento sia progettato in modo da garantire la circolazione continua di aria intorno alla struttura;
• L’impianto elettrico sia realizzato in condizioni di sicurezza, con i cavi elettrici posti sotto traccia muraria o in cavo incombustibile;
• I sistemi di trattamento dell’aria, gli impianti elettrici e idrici siano integrati e gestiti da un sistema supervisore di sicurezza.

Norme di sicurezza e riservatezza dei dati

Vanno definite le procedure che regolano l’adozione delle norme di sicurezza dei luoghi di lavoro e la tutela della riservatezza dei dati contenuti nei documenti, identificando anche le figure responsabili del mantenimento e del controllo dell’attuazione delle stesse (cfr. d. lgs.81 e s.m.i e 196/2003).

In tema di prevenzione incendi va, inoltre, evidenziata la necessità di rispettare le norme dettate per la definizione dell’attività che l’edificio è destinato ad ospitare, ovvero le regole tecniche specifiche per le attività controllate dai VV.FF. 

In base a tali disposizioni, vanno considerati i seguenti punti di attenzione:

• Direttive di prevenzione incendi, in merito alla struttura del locale;
• Presidi antincendio, in merito alle dotazioni necessarie al fine di far fronte ad eventuali situazioni di allarme;
• Criteri di sicurezza per le vie d’uscita.

Impianto di contenimento

I locali destinati ad ospitare l’archivio devono essere dotati di un impianto di contenimento (i.e. armadi, scaffalature, ecc.) adeguato a contenere i quantitativi di materiale attualmente esistenti e a fronteggiare tempestivamente la presumibile crescita del patrimonio documentale, onde evitare l’accumulo disordinato della documentazione di nuova produzione.

Le caratteristiche strutturali del locale destinato a deposito devono tener conto, inoltre, delle necessità operative connesse alla conservazione del materiale ed allo svolgimento delle attività di gestione del patrimonio documentale.

Formazione dell’archivio

Vanno predisposte ed adottate adeguate procedure atte a garantire la corretta formazione dell’archivio e la corretta gestione delle movimentazioni delle unità documentali.

La definizione di un’adeguata metodologia per lo svolgimento delle attività di gestione del patrimonio documentale deve essere, infatti, supportata da una costante attività di mantenimento dell’ordine instaurato.

Sistema informatico per la gestione dell’archivio

Va implementato, infine, un adeguato sistema informatico di gestione dell’archivio.

Un sistema che si possa definire idoneo deve possedere determinate caratteristiche che attengono sia all’aspetto dei componenti hardware sia di quelli software.

A tal fine è opportuno che:

• Il sistema hardware sia predisposto in modo da garantire la sicurezza fisica dei dati che vi sono inseriti e sia, quindi, dotato di dispositivi automatici di salvataggio dei dati, alimentati da un gruppo di continuità in grado di attivare l’arresto ordinato del sistema in caso di mancanza prolungata dell’alimentazione di rete;
• Il software sia scelto in base alla necessità di gestire grossi quantitativi di dati e sia in grado, pertanto, di fornire prestazioni la cui affidabilità non vari in maniera inversamente proporzionale alla quantità di dati immessi nel sistema.