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SICUREZZA DI UN ARCHIVIO:
la valutazione degli impatti

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La sicurezza è un aspetto fondamentale nella progettazione e gestione di un archivio, non solo per quanto riguarda la protezione della documentazione conservata, ma anche per tutelare il personale che opera negli ambienti archivistici.

Infatti, le modalità operative dovrebbero essere progettate per assicurare un sistema di gestione archivistica solido e funzionale. È fondamentale garantire ambienti di lavoro sicuri e conformi alle normative vigenti, strutture capaci di adattarsi alle dimensioni e all’evoluzione del patrimonio documentale, processi efficienti e un approccio sostenibile basato su scelte economiche consapevoli e ben pianificate.

Nell’allestimento dei locali destinati alla conservazione archivistica, è fondamentale garantire la sicurezza fisica della documentazione tramite la presenza di misure di sicurezza strutturali e ambientali, in conformità al D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.. Ciò è volto sia alla non alterazione delle condizioni di conservazione, sia alla necessità di tutelare le persone che operano nella struttura di conservazione.

A tal fine è consigliabile:

  • Dotare il locale di un sistema di monitoraggio che possa mantenere costanti le condizioni di conservazione;
  • Progettare l’impianto di contenimento in modo da garantire la circolazione continua dell’aria intorno alla struttura;
  • Realizzare l’impianto elettrico in condizioni di sicurezza, con cavi sottotraccia muraria o in cavo non combustibile;
  • Integrare e gestire i sistemi di trattamento dell’aria e gli impianti elettrici e idrici in un sistema centralizzato di supervisione per il controllo di sicurezza.

Risulta essenziale definire le procedure che regolano l’applicazione delle norme di sicurezza dei luoghi di lavoro e la tutela della riservatezza dei dati contenuti nei documenti, individuando le figure responsabili del mantenimento e del controllo, in conformità al D.Lgs. 81 e s.m.i. e 196/2003.

Per quanto concerne la prevenzione incendi, è necessario rispettare le normative specifiche relative alla destinazione d’uso dell’edificio, seguendo le regole tecniche specifiche per le attività soggette al controllo dei Vigili del Fuoco.

In particolare, occorre porre attenzione a:

  • Direttive di prevenzione incendi, relative alla struttura del locale;
  • Presidi antincendio, ovvero le dotazioni necessarie per affrontare eventuali situazioni di allarme;
  • Criteri di sicurezza per le vie d’uscita, per garantire un’evacuazione efficace e sicura in caso di necessità.
I locali destinati alla conservazione archivistica devono essere dotati di impianti di contenimento adeguati, come armadi o scaffalature, dimensionati per contenere i quantitativi di materiale attualmente esistenti e per gestire l’incremento previsto nel tempo. Ciò consente di evitare l’accumulo disordinato della documentazione di nuova produzione. Le caratteristiche strutturali del locale destinato a deposito devono inoltre tener conto delle esigenze operative connesse alla conservazione del materiale e allo svolgimento efficiente delle attività di gestione archivistica.
Fondamentale risulta inoltre predisporre e adottare procedure archivistiche strutturate, volte a garantire la corretta formazione dell’archivio e una gestione ordinata e tracciabile delle movimentazioni documentali. Al fine di garantire continuità, efficienza e reperibilità nel tempo, una metodologia efficace per la gestione del patrimonio documentale deve essere affiancata da un’attività costante di mantenimento dell’ordine e dell’organizzazione instaurata.

Risulta indispensabile implementare un sistema informatico adeguato per la gestione dell’archivio, in grado di garantire sicurezza, affidabilità e continuità operativa. Per essere definito idoneo, il sistema deve possedere determinate caratteristiche che riguardano sia i componenti hardware che quelli software.

In particolare:

  • L’hardware deve garantire protezione fisica dei dati e deve essere dotato di dispositivi automatici di salvataggio dei dati, alimentati da un gruppo di continuità in grado di attivare l’arresto ordinato del sistema in caso di mancanza prolungata dell’alimentazione di rete.
  • Il software deve essere progettato per gestire grandi volumi di dati in modo efficiente, deve quindi garantire prestazioni la cui affidabilità non bari in maniera inversamente proporzionale rispetto la quantità di dati immessi nel sistema.

Questo approccio consente una gestione documentale solida, scalabile e conforme alle esigenze operative e di sicurezza.