La gestione degli archivi cartacei riveste un ruolo di grande criticità per la realizzazione dei processi produttivi di un ente e costituisce un elemento qualificante del servizio offerto all’utenza in considerazione dell’incidenza che tale gestione ha sia sui tempi di erogazione dei servizi sia sulla correttezza e sulla tutela della riservatezza degli atti prodotti.

Le modalità di gestione dell’archivio devono essere progettate con l’obiettivo di garantirne:

• una gestione sicura rispetto alle problematiche in materia di sicurezza degli ambienti lavorativi
• una gestione adeguata e funzionale alle caratteristiche ed al volume del patrimonio documentale esistente anche in considerazione della sua crescita futura
• una gestione efficiente al fine di assicurare la salvaguardia del valore informativo della documentazione
• una gestione economicamente razionale, assicurata da corrette valutazioni in termini di investimenti ad essa connessi.

Quanto segue vuole rappresentare un supporto nella valutazione dell’impatto economico ed organizzativo che la gestione dell’archivio comporta. Vengono, pertanto, indicate le misure minime ritenute necessarie a realizzare una gestione efficiente, corretta e sicura del patrimonio documentale presso la propria sede.

Nell’allestimento dei locali che ospitano materiale archivistico va sempre tenuto in considerazione che la sicurezza fisica della documentazione in deposito viene garantita dalla presenza di adeguate misure di sicurezza strutturale ed ambientale (d.lgs.81 e s.m.i.) dirette a non alterarne le condizioni di conservazione e a non pregiudicarne l’integrità. Va, inoltre, considerata la necessità di tutela delle persone che operano nella struttura di conservazione.

A tal fine è consigliabile che:

• il locale sia dotato di un adeguato sistema di monitoraggio che supporti il mantenimento costante delle condizioni ambientali instaurate affinché non venga alterato lo stato di conservazione del materiale
• l’impianto di contenimento sia progettato in modo da garantire la circolazione continua di aria intorno alla struttura
• l’impianto elettrico sia realizzato in condizioni di sicurezza, con i cavi elettrici posti sotto traccia muraria o in cavo incombustibile
• i sistemi di trattamento dell’aria, gli impianti elettrici e idrici siano integrati e gestiti da un sistema supervisore di sicurezza.

In tema di prevenzione incendi va, inoltre, evidenziata la necessità di tenere in considerazione il rispetto delle norme dettate per la definizione dell’attività che l’edificio è destinato ad ospitare, ovvero le regole tecniche specifiche per le attività controllate dai VV.FF. di cui al DM 16.02.82: “Attività n. 43: Depositi di carta, cartoni e prodotti carto-tecnici nonché depositi per la cernita della carta usata, di stracci, di cascami e di fibre tessili per l’industria della carta con quantitativi superiori a 50 q.li”.

In base a tali disposizioni vanno, inoltre, considerati i seguenti punti di attenzione:

• direttive di prevenzione incendi, in merito alla struttura del locale
• presidi antincendio, in merito alle dotazioni necessarie al fine di far fronte ad eventuali situazioni di allarme
• criteri di sicurezza per le vie d’uscita.

I locali destinati ad ospitare l’archivio devono essere dotati di un impianto di contenimento (i.e. armadi, scaffalature, ecc.) adeguato a contenere i quantitativi di materiale attualmente esistenti e a fronteggiare tempestivamente la presumibile crescita del patrimonio documentale, onde evitare l’accumulo disordinato della documentazione di nuova produzione.

Le caratteristiche strutturali del locale destinato a deposito dovrebbero tener conto, inoltre, delle necessità operative connesse alla conservazione del materiale ed allo svolgimento delle attività di gestione del patrimonio documentale.

Alla luce di questa considerazione, è consigliabile che lo spazio all’interno del locale sia organizzato in modo tale che, oltre all’area attrezzata con scaffalatura per l’allocazione del materiale, sia destinata un’apposita area per lo svolgimento delle attività di gestione (es. catalogazione ed implementazione del data base) e per ospitare gli strumenti a supporto dell’attività (es. postazione informatica).

Vanno predisposte ed adottate adeguate procedure atte a garantire la corretta formazione dell’archivio (i.e. definizione delle tipologie documentali, tramite stesura di un “Titolario di classificazione”; individuazione di elementi identificativi uniformi per le singole unità documentali appartenenti alla stessa tipologia; definizione dei periodi di conservazione obbligatoria della documentazione, tramite stesura di un “Massimario di scarto”; ecc.) e la gestione delle movimentazioni delle unità documentali (per evasione delle richieste di consultazione, per macero della documentazione obsoleta, ecc.).

Dal punto di vista organizzativo ed in merito, in particolare, all’efficienza delle attività connesse alla gestione dell’archivio, va considerato che un semplice intervento di riordino ed inventariazione del patrimonio documentale effettuato in loco non costituisce, per il futuro, una garanzia della corretta gestione dello stesso e potrebbe pertanto rivelarsi inutile.

La definizione di un’adeguata metodologia per lo svolgimento delle attività di gestione del patrimonio documentale deve essere, infatti, supportata da una costante attività di mantenimento dell’ordine instaurato.

Tale obiettivo viene assicurato dalla presenza di personale specializzato addetto almeno alle seguenti operatività:

• catalogazione delle unità documentali di nuova produzione ed aggiornamento dell’inventario già esistente
• gestione delle attività di movimentazione delle unità documentali già inventariate: prelievo e corretto riposizionamento delle unità documentali.

Vanno definite le procedure che regolano l’adozione delle norme di sicurezza dei luoghi di lavoro e la tutela della riservatezza dei dati contenuti nei documenti, identificando anche le figure responsabili del mantenimento e del controllo dell’attuazione delle stesse (cfr. d. lgs.81 e s.m.i e 196/2003).

Va implementato un adeguato sistema informatico di gestione dell’archivio.

Un sistema che si possa definire idoneo dovrebbe possedere determinate caratteristiche che attengono sia all’aspetto dei componenti hardware sia di quelli software.

A tal fine è opportuno che:

• il sistema hardware sia predisposto in modo da garantire la sicurezza fisica dei dati che vi sono inseriti e sia, quindi, dotato di dispositivi automatici di salvataggio dei dati, alimentati da un gruppo di continuità in grado di attivare l’arresto ordinato del sistema in caso di mancanza prolungata dell’alimentazione di rete
• il software sia scelto in base alla necessità di gestire grossi quantitativi di dati e sia in grado, pertanto, di fornire prestazioni la cui affidabilità non vari in maniera inversamente proporzionale alla quantità di dati immessi nel sistema.

Appare, pertanto, evidente la necessità di valutare l’impatto di carattere sia tecnico sia temporale delle attività da compiere per raggiungere i requisiti – almeno quelli minimi – indispensabili a realizzare l’impianto o il recupero funzionale dei locali destinati alla conservazione del patrimonio documentale per garantirne la corretta gestione.

Da quanto appena affermato emerge, inoltre, la necessità di effettuare un’attenta analisi dei costi delle operazioni di allestimento strutturale e di quelli connessi alla gestione del personale preposto all’esecuzione delle comuni attività operative.