L’implementazione di un Workflow documentale misurato sui soggetti agenti all’interno di esso, rappresenta un’attività di ottimizzazione dei processi di condivisione e accesso ai documenti in grado di velocizzare e semplificare notevolmente i flussi di lavoro con un gran risparmio economico e una maggiore sicurezza sulla stessa condivisione. Per attuare un sistema di workflow documentale sono necessarie più fasi: una prima fase di analisi della situazione del cliente che permetta di definire procedure e strumenti di controllo all’interno del flusso, una fase di progettazione del sistema e infine la sua realizzazione.

La prima fase è la più delicata delle tre poiché da essa dipende poi l’effettiva realizzazione delle successive e il loro successo. Così le migliori aziende che forniscono questo servizio in outsourcing si preoccupano primariamente di intraprendere una serie di interviste all’interno dell’azienda del cliente al fine di individuare tutte le possibili aree di miglioramento sul sistema di workflow di documenti preesistente. Grazie a questo tipo di analisi sono eliminabili i processi ridondanti e spesso gli inutili volumi di materiale cartaceo. Pertanto, l’implementazione di un workflow documentale ottimizzato prevede una primaria operazione di dematerializzazione dei documenti e dei processi inerenti ad essi. Oltre a questo, il processo prevede l’ottimizzazione nella ricezione della corrispondenza, il trattamento della stessa, l’implementazione di un sistema di controllo su tutto il processo, l’attivazione di un nuovo sistema di smistamento e di archiviazione.

Approfondimenti
> Gestione Workflow documenti