Trasformare un documento cartaceo in un file digitale è relativamente semplice. Realizzare un processo di dematerializzazione massiva con processo certificato, invece, significa costruire un percorso molto più articolato, nel quale ogni fase deve contribuire a garantire la corrispondenza tra l’originale analogico e la copia per immagine prodotta.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) stabilisce che la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico debba essere prodotta mediante processi e strumenti in grado di assicurare che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli dell’originale, attraverso il raffronto oppure, nei casi previsti, mediante certificazione di processo. Lo stesso principio è ripreso dalle Linee Guida AgID con particolare riferimento alle esigenze di dematerializzazione massiva.
Per questo la certificazione di processo non coincide con un’attestazione applicata semplicemente al termine della scansione. È un processo strutturato in fasi, nel quale entrano in gioco requisiti tecnologici, analisi archivistiche, controlli, responsabilità e verifiche. L’attendibilità delle copie prodotte è strettamente collegata all’attendibilità del processo attraverso il quale sono state generate.
Il percorso comincia quindi molto prima dello scanner e continua anche dopo la produzione della copia digitale.
Vediamo, step by step, cosa succede davvero.
Prima di intervenire sui documenti occorre stabilire con precisione che cosa deve essere dematerializzato e secondo quali requisiti.
La progettazione parte dalla definizione qualitativa e quantitativa della documentazione interessata. Vengono individuate le serie e le tipologie documentali, analizzati i volumi, definiti i metadati di indicizzazione e stabiliti i requisiti di scansione. Rientra in questa fase anche l’analisi delle eventuali banche dati che potranno supportare il processo di metadatazione.
Il risultato è la definizione del perimetro del progetto, sul quale saranno costruite tutte le attività successive.
La dematerializzazione, quindi, non parte dalla tecnologia: parte dalla conoscenza della documentazione che dovrà essere trasformata.
Definito il perimetro, la documentazione viene analizzata dal punto di vista archivistico e documentale.
Si individua un campione significativo sul quale effettuare l’analisi, si studiano le caratteristiche dei documenti e vengono definiti i criteri necessari per valutarne correttamente la successiva trasformazione digitale.
L’attività comprende l’analisi archivistica e diplomatica, la redazione della relativa relazione e la definizione dei criteri di accettazione che guideranno le fasi successive.
È un passaggio fondamentale: prima di produrre copie digitali bisogna conoscere struttura e caratteristiche del patrimonio analogico, affinché il processo sia costruito sulla documentazione reale e non soltanto sulla capacità tecnica degli strumenti di scansione.
Prima della dematerializzazione massiva viene realizzato un Proof of Concept (POC), cioè un lotto di prova.
In questa fase vengono messe in atto le strategie operative definite durante la progettazione e vengono effettuate, quando necessarie, le azioni correttive utili a ottenere un risultato coerente con i requisiti stabiliti.
Il POC deve produrre copie per immagine conformi agli originali e viene valutato considerando aspetti precisi: corretta metadatazione, completezza e integrità, leggibilità e fruibilità delle copie.
Non si tratta quindi semplicemente di verificare se lo scanner funziona. Il lotto di prova serve a verificare concretamente il processo prima che venga applicato alla produzione massiva.
Una volta definito e messo in atto il processo attraverso il POC, interviene una fase di controllo e validazione.
La certificazione/verificazione iniziale è importante perché permette di documentare il processo, verificarne gli aspetti tecnico-operativi e stabilire i criteri attraverso i quali saranno controllati i successivi lotti di produzione.
Il processo deve infatti poggiare su strumenti tecnologici affidabili, controlli periodici e accurati, un’idonea descrizione delle attività e responsabilità definite.
In questa fase assume rilievo anche la possibilità di ricondurre le copie prodotte allo specifico procedimento di scansione: la documentazione tecnica prevede a questo scopo un identificativo associato al processo e al relativo lotto di dematerializzazione.
Solo dopo le fasi di progettazione, analisi, prova e validazione si entra nella vera e propria dematerializzazione massiva.
La documentazione viene predisposta alla lavorazione e sottoposta alle attività previste dal processo: preparazione e normalizzazione dei documenti, impostazione dei parametri di acquisizione, scansione, indicizzazione e controlli sulle immagini prodotte.
Non esiste necessariamente un’unica configurazione valida per qualsiasi archivio. Requisiti di scansione, metadati e modalità operative vengono definiti in fase progettuale in funzione della documentazione e delle caratteristiche del processo.
La produzione viene inoltre organizzata in lotti di dematerializzazione. La documentazione tecnica distingue, tra gli altri, il lotto POC, i lotti periodici di produzione delle copie per immagine e i lotti di campionamento utilizzati ai fini della certificazione.
La scansione non basta a determinare la qualità del risultato.
Durante il processo vengono effettuate verifiche sulle copie prodotte e gestite eventuali anomalie o incongruenze. Tra le attività descritte rientrano la verifica della qualità delle immagini digitalizzate, l’indicizzazione e la segnalazione delle anomalie riscontrate. Nello specifico i controlli sull’attuazione del processo vengono applicati in tutte le fasi, partendo dalla normalizzazione dei documenti analogici, al settaggio dei parametri di acquisizione, alla scansione batch, all’indicizzazione, alla verifica qualitativa delle immagini e alla gestione delle incongruenze.
Il controllo non rappresenta quindi un’operazione isolata alla fine del lavoro: è parte integrante del processo attraverso il quale vengono prodotte le copie.
Al termine della produzione interviene la fase finale di controllo e validazione.
La certificazione di processo deve essere accompagnata da un’attestazione riferita alle copie digitali risultanti dalla dematerializzazione. Tra le informazioni previste rientrano l’identificazione del lotto sottoposto a scansione, tipologia e volumi dei documenti, requisiti tecnici e vincoli di progetto, riferimenti alla documentazione di analisi, strumenti utilizzati e descrizione delle fasi e dei controlli effettuati.
È importante, però, distinguere certificazione e verificazione.
Quando l’attestazione è effettuata e sottoscritta da un notaio o da un pubblico ufficiale si configura propriamente la certificazione di processo; quando l’attestazione è effettuata da un soggetto privato si parla invece di rapporto di verificazione. A questa distinzione corrisponde anche un diverso valore probatorio delle copie.
Il risultato finale, quindi, non dipende soltanto dall’immagine ottenuta dallo scanner, ma dall’intero processo che ha portato alla sua produzione e alla successiva verifica.
La differenza tra una semplice scansione e una dematerializzazione massiva attraverso un processo strutturato emerge chiaramente osservandone tutte le fasi.
Progettazione, analisi archivistica, Proof of Concept, controlli, produzione per lotti e certificazione o verificazione costruiscono una catena nella quale ogni passaggio contribuisce all’attendibilità del risultato.
La certificazione di processo, infatti, è finalizzata proprio a ottenere copie per immagine corrispondenti agli originali analogici per forma e contenuto, all’interno di un processo documentato e verificabile.
Non significa quindi semplicemente trasformare la carta in digitale. Significa governare la trasformazione stessa.
Bucap supporta aziende e Pubbliche Amministrazioni nei progetti di dematerializzazione massiva attraverso competenze archivistiche, tecnologie specialistiche e processi strutturati, accompagnando la documentazione lungo le diverse fasi necessarie alla produzione e alla certificazione o verificazione delle copie digitali.
Perché una copia digitale non nasce soltanto dallo scanner: il suo valore dipende anche dal processo attraverso il quale è stata prodotta.
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