Quando si parla di sicurezza delle informazioni, il pensiero va quasi sempre ai sistemi informatici: firewall, password, attacchi hacker e violazioni dei dati. In realtà, la protezione delle informazioni riguarda molto più della sola dimensione digitale.
Ogni organizzazione gestisce un patrimonio informativo composto da documenti cartacei e digitali che devono essere protetti da rischi di natura diversa: accessi non autorizzati, smarrimenti, eventi accidentali, errori umani o interruzioni operative. Per questo motivo, oggi la sicurezza non può più essere considerata come un insieme di misure isolate, ma come un processo che coinvolge l’intero ciclo di vita delle informazioni.
È proprio questo l’approccio promosso dalla norma ISO 27001, uno degli standard internazionali più diffusi per la gestione della sicurezza delle informazioni.
La ISO 27001 è una norma internazionale che definisce i requisiti per realizzare un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (Information Security Management System – ISMS).
La norma non prescrive specifiche tecnologie, ma richiede che l’organizzazione identifichi i rischi, li valuti e adotti controlli proporzionati al livello di rischio.
La sicurezza, quindi, non viene affrontata solo dal punto di vista informatico, ma come un insieme di aspetti organizzativi, tecnologici e gestionali che riguardano tutte le informazioni dell’organizzazione, indipendentemente dal supporto su cui sono conservate.
Anche un archivio cartaceo contiene informazioni che devono essere protette.
Documenti amministrativi, contratti, fascicoli del personale, cartelle tecniche o documentazione sanitaria possono contenere dati riservati o informazioni strategiche, la cui perdita o divulgazione potrebbe avere conseguenze rilevanti.
Per questo motivo, la sicurezza degli archivi fisici passa attraverso una corretta organizzazione degli spazi, il controllo degli accessi, la tracciabilità delle consultazioni, la protezione da incendi, allagamenti e altri eventi accidentali, oltre a procedure che garantiscano la corretta movimentazione e conservazione dei documenti.
La tutela delle informazioni inizia quindi ben prima della loro eventuale digitalizzazione. Anche le condizioni ambientali, come temperatura e umidità controllate, contribuiscono a preservare i documenti nel tempo.
Negli archivi digitali i rischi assumono forme differenti, ma l’obiettivo rimane lo stesso: garantire che le informazioni siano disponibili, integre e accessibili solo a chi è autorizzato.
Per raggiungere questo obiettivo, le organizzazioni possono adottare controlli come sistemi di autenticazione, gestione dei permessi di accesso, backup periodici, monitoraggio e registrazione degli accessi e degli eventi (logging), oltre a misure di protezione da malware e, quando appropriato in funzione dei rischi individuati, tecniche di cifratura delle informazioni. Questi strumenti contribuiscono a prevenire accessi non autorizzati, alterazioni dei dati e perdita delle informazioni.
La sicurezza riguarda anche la capacità di garantire la continuità operativa, assicurando che documenti e informazioni possano essere recuperati e utilizzati anche in caso di guasti, incidenti informatici o altri eventi imprevisti.
Nella maggior parte delle organizzazioni, gli archivi non sono esclusivamente cartacei o esclusivamente digitali. Le informazioni si distribuiscono tra documenti originali, copie digitali, sistemi documentali, piattaforme collaborative e archivi storici.
Per questo motivo la sicurezza non può essere progettata separatamente per ciascun ambiente.
Un approccio efficace richiede una visione integrata, capace di considerare l’intero ciclo di vita del documento: dalla sua formazione alla gestione quotidiana, fino alla conservazione e all’eventuale scarto.
La ISO 27001 si inserisce proprio in questa prospettiva, promuovendo una gestione della sicurezza che coinvolge processi, persone e tecnologie in modo coordinato. Solo così è possibile garantire continuità operativa e una protezione coerente delle informazioni lungo tutto il loro ciclo di vita.
Affrontare la sicurezza delle informazioni significa andare oltre il semplice rispetto di una norma.
Significa costruire processi affidabili, definire responsabilità chiare e diffondere una cultura organizzativa in cui la protezione delle informazioni diventa parte integrante delle attività quotidiane.
In un contesto caratterizzato da una crescente produzione di documenti e dati, questo approccio rappresenta un elemento strategico per garantire continuità operativa, tutela del patrimonio informativo e fiducia nei confronti di clienti, cittadini e partner.
Gestire in modo sicuro le informazioni significa adottare processi strutturati, controlli efficaci e un approccio orientato al miglioramento continuo. La certificazione ISO/IEC 27001 rappresenta un riconoscimento dell’impegno di un’organizzazione nell’implementare un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni conforme a uno standard internazionale.
Bucap è certificata ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018 e ISO/IEC 27701 a conferma dell’adozione di un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni basato sulla valutazione dei rischi, sulla definizione di controlli adeguati e sul miglioramento continuo dei processi.
Tale processo tecnologico ha permesso a Bucap di ottenere le certificazioni ISO 9001 e ISO 27001 con lo specifico campo di applicazione per il «servizio di progettazione e dematerializzazione massiva dei documenti» come richiesto dall’ «Allegato 3 Certificazione di processo» alle «Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici».
Attraverso i propri servizi di archiviazione fisica e digitale, gestione documentale, digitalizzazione e conservazione, Bucap supporta aziende e Pubbliche Amministrazioni nella gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti, contribuendo a garantire che le informazioni siano protette, accessibili e affidabili nel tempo.
Valorizza il patrimonio culturale con competenze e tecnologie che ne garantiscono tutela, conoscenza e accessibilità.
