Conservazione documenti

Sicurezza informatica e privacy nei sistemi di archiviazione

Sicurezza informatica e privacy

Sempre più spesso termini quali “sicurezza informatica” e “privacy” costellano le pagine dei giornali online e dei giornali cartacei.
Privacy e sicurezza informatica sono estremamente connesse: la sicurezza informatica si occupa di salvaguardare dati e informazioni da eventuali violazioni/attacchi, la privacy online viene “difesa” proprio da sistemi di sicurezza informatica avanzati.

Generalmente quando si parla di sicurezza informatica si accostano ad essa una serie di vocaboli che fanno parte di una sorta di decalogo della sicurezza informatica, termini quali virus, firewall, hacker, phishing, tutela della privacy e molti altri.
In questa sede, vista la vastità dell’argomento, ci occuperemo di capire quali connessioni intercorrono tra la sicurezza informatica e i sistemi di archiviazione digitale.

Sistemi di archiviazione sicuri

Come sappiamo l’archiviazione digitale dei documenti implica l’immissione di dati e informazioni che poi devono essere condivisi, gestiti ed eventualmente modificati in modo semplice e veloce, per consentire a coloro che si occupano di questa attività di ottenere la massima efficienza.
La sicurezza dei sistemi di archiviazione è quindi uno dei presupposti al quale non si può rinunciare se si vuole avere un corretto sistema di gestione documentale.
Infatti, i contenuti archiviati, ipotizziamo per esempio le cartelle cliniche, possono contenere anche elementi particolarmente importanti in termini di privacy.
E’ dunque necessario dotare tutti gli strumenti utilizzati per l’archiviazione di accorgimenti che favoriscano la sicurezza informatica.

Sicurezza firmata Bucap

Di seguito vi proponiamo solo alcuni dei sistemi di sicurezza adottati da Bucap, per leggere l’approfondimento interamente dedicato al settore: Archiviazione: aspetti tecnici (PDF).

Oltre al Documento programmatico sulla sicurezza, che viene costantemente aggiornato e alle severe politiche e codice deontologico adottati, Bucap utilizza un sistema antivirus centralizzato su tutte le stazioni che prevedono lo scambio di dati con l’esterno, servizio di firewalling e sistemi di sicurezza avanzata su:

  • Mail Server
  • Domain Controller
  • Print Server
  • File Server
  • Db Server
  • Web Server

Protocollo informatico documenti

Definizione di protocollo informatico

Il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1) così definisce il sistema di gestione informatica dei documenti:
l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti“;
  e con segnatura di protocollo: “l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso“.
Pertanto è possibile dire che il protocollo informatico si colloca all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti come uno degli elementi fondamentali per una gestione trasparente e funzionale della pubblica amministrazione.

Protocollo informatico: cosa dice la legge

Secondo quanto riportato dal CNIPA, sono due i riferimenti di legge ai quali è necessario attenersi in materia di protocollo informatico:

  • DPR 445/2000
  • Regolamento attuativo DPCM 31/10/2000.

L’articolo 2 del DPR illustra in modo ancora più specifico “l’oggetto” disciplinato ovvero: formazione, rilascio, tenuta e conservazione, gestione, trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione.
Oltre a riportare, nel capitolo II, le norme relative a firma digitale e documenti informatici.

Argomento correlato: Gestione Sistemi workflow

Conservazione digitale

I documenti digitalizzati sottoposti a conservazione digitale, offrono la possibilità di usufruire del documento e dei suoi contenuti senza dover agire o determinare impatti su di un eventuale formato cartaceo.

La conservazione digitale è il presupposto per una gestione documentale rapida, efficace ed efficiente.
Affinché ciò sia possibile è ovviamente necessario avvalersi di una tecnologia particolarmente evoluta e supporti adeguati.

La tecnologia entra in ogni fase della conservazione digitale, dalla creazione del contenuto a quella del repository.
E’ bene tenere presente che la conservazione digitale non si limita a conservare “semplicemente” un documento ma obiettivo precipuo è la conservazione di tutti i caratteri distintivi dello stesso necessari al fine di una eventuale necessaria identificazione.

Conservazione digitale: firma digitale, backup e disaster recovery

La firma digitale, backup e disaster recovery sono elementi che concorrono a garantire l’autenticità del documento e ad evitarne la perdita e tutelarne la disponibilità.
Per quanto concerne la firma digitale ne parliamo nell’approfondimento interamente dedicato a questo: Firma digitale.
Il backup e il disaster recovery sono sistemi di sicurezza nella gestione dei flussi documentali.

Outsourcing della conservazione digitale

L’articolo 5 Del. CNIPA n. 11/2004 intitolato Responsabile della conservazione prevede la delega all’esterno del procedimento di conservazione, ovvero prevede l’outsourcing per la conservazione digitale.
Tale delega può essere parziale o totale e destinatari possono essere anche più soggetti sia pubblici sia privati.

 

Archivi: la storia tra gli scaffali

Grazie agli Archivi la consultazione di documenti storici

Come abbiamo visto possiamo dire che la storia degli Archivi  ha avuto inizio con la necessità dell’uomo di mantenere vive e rintracciabili tutte le informazioni ritenute importanti per le sue attività e per i posteri.
Al di là degli imponenti monumenti, fanno parte del patrimonio culturale e storico italiano anche testi, documenti e libri conservati negli Archivi.
Oltre all’Archivio di Stato italiano, Archivi.beniculturali.it, ogni città ha un proprio archivio nel quale, viene conservato il patrimonio documentario relativo alla zona di appartenenza. Generalmente ogni Archivio propone anche attività formative e didattiche dedicate.

Elenco degli Archivi in Italia

Elenco delle città italiane e link agli Archivi con presentazione e attività delle strutture

Guida Generale degli Archivi di Stato italiani

Motore di ricerca per trovare documenti di varia tipologia

Sul sito ufficiale Archivi.beniculturali.it mette a disposizione degli utenti online una Guida Generale, una sorta di Motore di ricerca online dei documenti conservati: “documentazione prodotta da enti pubblici e istituzioni private e religiose, da famiglie e persone sono raggruppati per tipologie.”

Gestione documentale online

Servizi Bucap per gestire attraverso il sito internet la documentazione

Gestire online la propria documentazione è uno dei numerosi servizi dei quali possono usufruire i Clienti Bucap, grazie al sito Internet.
La gestione online dei documenti consiste nella possibilità di accedere alla banca dati e immagini senza alcuna necessità di installare eventuali software, ma direttamente dal web browser.

Quale gestione documentale?

Una volta che si accede tramite password e login alla propria area personale, il Cliente può compiere una serie di azioni:

  • Eseguire la ricerca di un documento in modo immediato e semplice grazie al motore di ricerca documentale;
  • Visualizzare, qualora presenti, le immagini associate ai documenti;
  • Visualizzare l’inventario;
  • Effettuare richieste off line: la richiesta ricevuta dal sistema viene successivamente elaborata;
  • Effettuare richieste on line: il sistema risponde immediatamente.

Gestione online dei documenti e sicurezza

La massima sicurezza del servizio online di gestione documentale che Bucap mette a disposizione dei propri Clienti sul suo sito Internet, è assicurata da accessi sicuri (SSL) e sistema di autenticazione tramite utenza e password.
In generale, comunque, è possibile affermare che vi sono vari livelli di sicurezza (hardware e software) a garantire l’integrità di dati (Sistemi di sicurezza e Disaster recovery)

Servizio di gestione dei documenti attraverso il sito internet:

Demo

Cliccando sul link di seguito potrete conoscere nel dettaglio il funzionamento del sistema di gestione documentale al quale accedere attraverso il sito internet Bucap.

Archiviazione documenti fiscali

L’Archiviazione di documenti fiscali, insieme ad altri tipi di archiviazione documentale e conservazione sostitutiva quali, per citarne solo alcuni, l’archiviazione delle fatture  o l’archiviazione delle polizze, risponde anch’essa alla logica dell’efficienza oltre ad essere, ovviamente, prevista dalla Legge n 14 del 3 febbraio 2003, che ha recepito la direttiva 2001/115/CE ed è entrata in vigore con il Decreto del 23 gennaio 2004.

Decreto 23 gennaio 2004: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

Il Decreto, dopo averci introdotti in una sorta di “glossario” laddove vengono spiegati diversi termini quali, per esempio, documento analogico, documento analogico originale, documento digitale, impronta, evidenza informatica (ecc.) così riferisce in merito ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nell’Articolo 3 :

  • hanno la forma di documenti statici non modificabili;
  • sono emessi, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
  • sono esibiti secondo le modalità di cui all’art. 6;
  • sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo

Queste sono in linea di principio solo alcune delle indicazioni riportate all’interno del Decreto che trovate in calce (PDF) al presente articolo di approfondimento.

Come sopra riportato vi è anche un ulteriore dato da prendere in considerazione quando si parla di archiviazione di documenti fiscali per aziende e studi privati come, per esempio, nel caso di studi di commercialisti che devono necessariamente gestire una considerevole mole di documenti fiscali.
Gli effetti positivi di una gestione automatizzata della documentazione fiscale si ripercuotono direttamente sull’intero processo aziendale snellendo notevolmente le procedure di ricerca e archiviazione.

DECRETO 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto. (PDF)

 

Archivistica: principi base

La disciplina che studia gli Archivi: Archivistica

L’Archivistica è una vera e propria disciplina che si apprende presso Scuole di archivistica, paleografia e diplomatica istituite negli Archivi di Stato in ogni Provincia, più la scuola del Vaticano.
Tutte e tre le scienze, anche se in modo diverso, di classificazione di documenti e scritture.

L’Archivistica è una disciplina che studia l’insieme delle norme razionali per la nascita, la gestione ed il funzionamento degli archivi. La Paleografia è la scienza che studia criticamente l’evoluzione delle scritture antiche in tutte le loro manifestazioni (anche epigrafiche e papirologiche), soprattutto al fine di interpretare, datare e localizzare i documenti. La Diplomatica è la scienza che studia le formalità di redazione dei documenti per accertarne l’autenticità e ricostruirne il processo di formazione.

 

Archivio o biblioteca?

La differenza più eclatante che distingue un archivio da una biblioteca è l’elemento della volontarietà.

La biblioteca è una raccolta di oggetti, libri, riuniti volontariamente.
L’archivio, invece, si forma in modo “naturale” e non volontario.
Infatti si chiama “vincolo naturale” il vincolo archivistico per il quale ogni documento condiziona gli altri e dagli altri è condizionato.

Ad ogni ente produttore il suo archivio

Un ulteriore principio base che sottostà alla disciplina dell’Archivistica prevede che alcuni aspetti legati all’Archivio varino a seconda della “natura” dell’ente produttore.
Innanzitutto può essere definito “ente produttore” qualunque soggetto, pubblico o privato, che produce documenti come naturale conseguenza dello svolgimento della propria attività operativa.

Gli aspetti che variano a seconda se l’ente produttore è privato o pubblico sono strettamente connessi alla gestione, conservazione e tutela degli archivi.

Nel caso dei soggetti pubblici, ad esempio, la conservazione è obbligatoria.
Per i soggetti privati, la conservazione può essere imposta solo da alcune disposizioni normative in materia civilistica e fiscale.

Articolo correlato – servizio Bucap: Archiviazione fisica

Conservazione sostitutiva: definizioni e differenze

Che cosa è la conservazione sostitutiva?

Processo – conservazione – formato digitale – disponibilità – integrità – autenticità.

Combinando insieme queste parole avremo la definizione esatta del termine “conservazione sostitutiva“:

  • la conservazione sostitutiva è un processo;
  • obiettivo di questo processo è conservare documenti in formato digitale;
  • le caratteristiche dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva sono: disponibilità nel tempo, l’integrità e autenticità.

Che cosa è possibile conservare attraverso la conservazione sostitutiva?

TUTTI i documenti possono essere conservati in maniera sostitutiva.

TUTTI i documenti è la risposta corretta ma solo in teoria perché fanno eccezione alcuni documenti quali del settore doganale, oltre, ovviamente, eventuali disposizioni dei Ministeri competenti.

Qua’e la differenza tra conservazione e archiviazione?

Due anelli della stessa catena…

Sono entrambi due anelli facenti parte dello stessa catena, ma con funzioni diverse:

  • Archiviazione: fase del procedimento durante la quale i singoli documenti vengono memorizzati e identificati per permettere un loro facile e razionale accesso
  • Conservazione: fase del procedimento durante la quale i documenti precedentemente archiviati vengono trasferiti su supporti digitali garantendone sia l’esatta corrispondenza con quelli originali sia l’integrità e l’autenticità nel tempo

Firma digitale e conservazione sostitutiva: quale rapporto?

Uno strumento del processo di conservazione sostitutiva

Nel processo di conservazione sostitutiva che richiede l’espletazione di diverse attività, è necessario certificare la conservazione con la Firma digitale anche per gruppi di documenti.
In questo contesto “entrano in gioco” il Responsabile della conservazione e il Pubblico Ufficiale che nel caso della PA corrisponde ad una risorsa interna mentre per i privati è il notaio.

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Evoluzione storica degli Archivi

Evoluzione degli archivi e dell’archivistica: breve excursus

Potremo quasi definire la storia degli Archivi “senza tempo”.
Se è vero che tutto ciò che viene conservato, in qualche modo, viene archiviato, allora potremo dire che la data precisa in cui far risalire la nascita di un archivio probabilmente non esiste.

Ufficialmente, così come si può leggere sul sito Archivi.beniculturali.it, il portale ufficiale dell’Amministrazione Archivistica Italiana, la prima fonte ufficiale grazie alla quale è possibile delinare l’inizio della storia degli archivi sarebbe la “laminetta dissotterrata più di mezzo secolo fa, e decifrata dal dott. Emilio Forrer dell’Università di Berlino“.

Non è certamente questa la sede in cui elencare tutte le tappe storiche che hanno segnato l’evoluzione degli Archivi fino ai nostri giorni (per coloro che fossero interessati La storia degli archivi e dell’ archivistica (PDF) pubblicata sul sito Archivi.beniculturali.it).
Ci basti sapere che gli archivi storici, anche quelli privati, sono parte integrante dell’immenso patrimonio culturale del nostro Paese.

L’esigenza di “archiviare”

Mentre le esigenze culturali del “voler conservare” restano sostanzialmente immutate, (l’esigenza di “conservare” gli atti comunali, i testi e gli scritti con valenza anche religiosa si avverte da sempre, sin dall’antichità, in virtù del fatto che, per sua natura l’uomo è portato a voler “trasferire” le proprie conoscenze) quel che cambia necessariamente, nel tempo, è la metodologia e gli strumenti dei quali si avvale l’Archivistica.

Pensiamo, ad esempio, all’enorme contributo della tecnologia nel caso degli archivi fotografici e il ruolo particolare rivestito in tal senso dalla microfilmatura per la conservazione a lungo termine.

Approfondimenti sull’archiviazione fisica dei documenti
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