Conservazione documenti

Banca d’Italia: l’Archivio storico

Sono molteplici gli archivi che stiamo segnalando per fornire interessanti spunti di riflessione e considerazione al fine di comprendere, con maggiori dettagli, l’importanza della conservazione della memoria come patrimonio culturale e “messaggio” per le generazioni future non solo nel nostro Paese ma, potremo dire, in Europa, nel mondo (a tal proposito invitiamo alla lettura di L’importanza degli Archivi in Europa , Archivi: la storia tra gli scaffali ).

Con questo articolo di approfondimento si desidera segnalare l’Archivio della Banca d’Italia (ASBI), che conserva “…documenti … conclusi da oltre 40 anni e destinati alla conservazione permanente“.
Benché la documentazione prevalente contenuta nell’archivio sia cartacea, vi è anche un consistente patrimonio storico fotografico e fonti multimediali.

Nello specifico l’Archivio della Banca d’Italia si “suddivide” in ulteriori tre archivi
– Archivio documentale
– Archivio fotografico
– Archivio multimediale

Come riportato anche all’interno della sezione dedicata sul sito internet, da febbraio 2010, l’Archivio storico pubblica la collana dei “Quaderni dell’Archivio storico”, dove confluiscono inventari, strumenti di lavoro, carteggi, monografie e altri studi su tematiche relative alla documentazione dell’Archivio.

Link di approfondimento
Archivio storico della Banca d’Italia

Quanto conosci la conservazione sostitutiva? Test ANORC

L’ANORC è l’Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva che organizza eventi, convegni e master per gli operatori del settore.

Il test di autovalutazione che è possibile trovare online sul sito dell’Associazione e in calce al presente articolo (in formato PDF) è un questionario di 15 domande a risposta multipla, utile per comprendere il proprio livello di preparazione sulla digitalizzazione dei documenti in vista della partecipazione al Master Gestione e Conservazione Digitale dei Documenti Il responsabile della conservazione sostitutiva: ruoli, funzioni strategie.
I risultati del test di autovalutazione consentiranno di poter frequentare giornate formative in base al proprio livello: preliminary day,basic course e/o advanced course.

Perché è importante la formazione in questo settore

In generale e soprattutto in questo periodo storico-culturale “specializzarsi” in un settore è più che mai importante.

La formazione in questo settore, archiviazione, digitalizzazione e conservazione dei documenti è quanto mai fondamentale.
Le metodologie e gli strumenti variano e si evolvono e appare quindi quasi “vitale” avere una conoscenza profonda e approfondita di questi strumenti/mezzi al fine di consentire a chi opera nel campo di poter offrire una gamma di servizi non preconfezionati ma disegnati sulle reali esigenze del Cliente.

Test di Autovalutazione ANORC (formato PDF)

Archiviare i suoni

I sistemi sempre più evoluti mediante i quali è possibile effettuare l’archiviazione consentono anche di poter archiviare i suoni.
Generalmente il concetto di “archiviazione” viene ricondotto, nel nostro immaginario, all’archiviazione cartacea o digitale di documenti (fogli/pagine web per intenderci), ma esiste anche l’archiviazione di elementi non “tangibili” come, appunto, i suoni.

L’Audioteca è una sorta di “biblioteca” dei suoni, dove è possibile fruire dell’audio nel medesimo modo con il quale si fruisce di libri o documenti digitali: archiviazione, catalogazione, ricerca e condivisione dei suoni avviene “più o meno” con le stesse modalità. Cambiano, ovviamente, i supporti perché “l’origine” è diversa, ma ad esempio, la ricerca dei “documenti sonori” all’interno del database di un’Audioteca avviene in modo simile alla ricerca di documenti digitali all’interno di un sito internet.

Audioteche: conservare i suoni

Vi sono numerosissime Audioteche e di tipologia diversa, per averne un esempio basta cercare questa parola sui Motori di ricerca.
Abbiamo selezionato per voi tre Audioteche diverse tra loro per tipologia e finalità, che ci sono apparse interessanti, utili e anche divertenti.

Tra le Audioteche sicuramente utili quella realizzata dall’Associazione per la Retinite Pigmentosa R.P.Emilia Romagna e presente sul suo sito internet, che offre la possibilità di scaricare audiolibri in formato mp3, “racconti, favole e interi romanzi letti da attori professionisti o da semplici appassionati…
Audioteca – Associazione per la Retinite Pigmentosa

Sicuramente divertente l’Audioteca della Commedia Italiana:
contiene molti file audio (Mp3) con le battute più simpatiche che hanno fatto la storia della commedia italiana, suddivise per personaggi.

Interessante e di contenuto storico l’Audioteca Nastroteca della Fondazione Archivio Audiovisivo del Movimento Operaio e Democratico:
contiene 3.000 ore di file audio di eventi, dibattiti, reportage degli anni cinquanta-ottanta.

 

Pompei in Archivio

Dopo Pompei in Street View, il primo sito archeologico al mondo che è possibile “visitare” virtualmente con Street view, arriva la digitalizzazione dell’Archivio, evidente dimostrazione di come la Pubblica Amministrazione stia sposando in pieno la filosofia della digitalizzazione. L’evento annunciato dal sindaco in occasione della recente inaugurazione dell’Archivio Storico del Comune di Pompei.

Vi riportiamo la frase che maggiormente ha attirato la nostra attenzione e che è riportata nell’immagine dedicata all’inaugurazione: “La memoria è la base dell’attività di qualsiasi individuo. La memoria, però, deve essere organizzata; non avrebbe senso ricordare fatti e avvenimenti senza collocarli nello spazio e nel tempo“(Elio Lodolini).

A Pompei la realizzazione di un nuovo archivio storico ha come obiettivo quello di rendere fruibile tutto il patrimonio culturale di questa città i cui scavi sono divenuti patrimonio mondiale dell’Umanità.
Il prossimo passo, dopo quello della realizzazione del nuovo archivio comunale al quale tutti possono accedere, sarà quello di usufruire della digitalizzazione dei registri e dei documenti cartacei conservati nell’archivio storico per poter poi mettere in rete la storia della città, non solo dei noti scavi, famosi in tutto il mondo, ma anche curiosità e dettagli prima d’ora sconosciuti, celati tra le carte e anch’essi patrimonio storico.

Questo è solo un ulteriore esempio di come e quanto la digitalizzazione dei documenti, delle carte e dei documenti storici sia importante per la conservazione del nostro patrimonio culturale.
Senza dimenticare, inoltre, le infinite possibilità di utilizzo delle informazioni digitali.
I documenti digitalizzati sono maggiormente fruibili, fruibili tra persone lontane chilometri, fruibili tra persone in Paese diversi, le informazioni contenute in essi diventano “popolari” e quasi “immortali”.

Non solo.

Si pensi al risparmio di tempo: cercare informazioni nei documenti digitalizzati richiede, generalmente, un solo click.
Dal risparmio di tempo ne consegue la possibilità di impiegare le risorse, prima deputate all’archiviazione cartacea, in attività maggiormente utili per l’Azienda o, come in questo caso, per l’Ente pubblico.

Semantica e conservazione

Oltre al Manuale di Logistica da sfogliare online con questo nuovo approfondimento dedichiamo attenzione ad un altro Testo, inerente le tematiche delle quali trattiamo e che abbiamo trovato sicuramente interessante soprattutto per chi si occupa o chi si vorrà occupare della conservazione dei documenti nelle Biblioteche: La biblioteca semantica. Tecniche e metodi per applicare l’organizzazione della conoscenza alla gestione dei servizi  di Claudio Gnoli, esperto di teoria della classificazione che lavora presso il dipartimento di matematica all’Università di Pavia.

Questo testo si compone di un nutrito indice dove “tema protagonista” è la Semantica vista e analizzata in diversi ambiti: nella gestione delle collezioni, nel catalogo, nel reference, nella collocazione e nella circolazione.
Uno spunto di riflessione può esserci fornito proprio dal capitolo intitolato “La semantica nella gestione delle collezioni” e nello specifico dal paragrafo dedicato alla conservazione.

In questo contesto vengono poste a confronto la semantica e la conservazione a lungo termine del patrimonio bibliografico che, scrive testualmente l’autore “è probabilmente l’ambito di attività bibliotecarie nel quale la semantica gioca un ruolo meno rilevante“.

Infatti, sottolinea l’autore, i criteri di conservazione dei documenti in questo settore sono inerenti soprattutto alla proprietà dei materiali della quale sono composti (carta, microfilm, dvd), per cui nella determinazione della collezione di un documento concorrono entrambi i fattori: semantica e non semantica.

Numerose sono le occasioni di riflessione e numerosi sono anche i siti internet suggeriti ai quali attingere per “osservare” anche se in modo “virtuale” esempi di cataloghi digitali.
Tra i siti se ne citano solo due e relativamente ai cataloghi stranieri:

l potere degli archivi – Usi del passato e difesa dei diritti nella società contemporanea

Oltre al Manuale di logistica da sfogliare online vi proponiamo un altro testo, sempre da sfogliare online grazie a Google Libri, dedicato, questa volta agli archivi e intitolato “Il potere degli archivi” di Linda Giuva, Stefano Vitali e Isabella Zanni Rosiello.

Il libro, scritto a più mani, contiene analisi e riflessioni sul mondo degli archivi in rapporto a diversi elementi: in rapporto alle problematiche, alla ricerca storica, al valore degli archivi come contenitore della memoria, al ruolo degli archivi anche alla luce della digitalizzazione.

Prima di leggere il libro, solo una curiosità sulla quale riflettere.
In questo articolo di approfondimento l’archiviazione non è solo il contenuto ma anche il “contenente”.

Il libro di seguito tratta di archiviazione e, al contempo, proprio in virtù del sistema e tecnologia di archiviazione (anzi meglio di digitalizzazione dei documenti) è possibile leggerlo online, grazie a Google Libri, definibile, tutto sommato come una infrastruttura di archiviazione.

Giornata mondiale del patrimonio audiovisivo

Il logo della Giornata mondiale del patrimonio audiovisivo

Gli Archivi sono un patrimonio così importante per l’umanità che lo stesso UNESCO, Organizzazione delle Nazioni Unite per l’Educazione, la Scienza e la Cultura, ha istituito una Giornata mondiale per il patrimonio audiovisivo ( 27 ottobre).
Obiettivo è quello di sensibilizzare maggiormente l’opinione pubblica sull’importanza di questi documenti quali parte integrante dell’identità nazionale.
E’ stato, inoltre, realizzato anche il logo ufficiale che richiama in modo del tutto evidente la pellicola di cellulosa generalmente utilizzata per i film.

logo Giornata mondiale patrimonio audiovisivo
Nuovo logo 
Giornata Mondiale per la Audiovisual Heritage Patrimonio audiovisivo 
UNESCO © UNESCO
Portal.unesco.org

Il Logo vuole celebrare l’importanza della funzione degli archivi, non solo per il passato, come “contenitori e conservatori” del patrimonio culturale mondiale, ma anche per il futuro.

Guardando l’immagine a destra, infatti, si palesano due frecce che universalmente indicano “avanti“, concetto che esplica l'”avanti” (il futuro) dei supporti dedicati alla conservazione dei documenti (si pensi agli attuali microfilm).
Non solo.
Le frecce rappresentano, al contempo, anche l’icona di un database per l’archiviazione su disco rigido e, nel suo complesso, il simbolo richiama anche le caratteristiche del semplice “salva“.

Link di approfondimento
UNESCO launches new logo for World Day for Audiovisual Heritage
Evoluzione storica degli Archivi 
Conversioni su Microfilm

Archiviazione ottica dei documenti

Che cosa è l’archiviazione ottica dei documenti

Gestione documentale, firma digitale, conservazione sostitutiva, protocollo informatico, fatturazione elettronicaquesti e altri termini rientrano in quello più generico di “archiviazione ottica” dei documenti.

Che cosa è l’archiviazione ottica?
Potremo rispondere con 4 parole, l’archiviazione ottica dei documenti è “la scansione dei documenti“.
Tuttavia, per quanto esplicativa possa essere questa risposta, è bene sottolinea che “dietro” il concetto di archiviazione ottica c’è “un mondo”…
Una sorta di “eco-sistema” che risponde a molteplici logiche: alta tecnologia, efficienza, ecologia, praticità.

Alcuni potranno pensare che l’archiviazione ottica dei documenti consista in una mera scannerizzazione di questi, ma è bene precisare che “scannerizzare documenti” non significa fare archiviazione ottica così come la si intende da un punto di vista professionale, altrimenti tutti, anche la copisteria sotto casa, saprebbe fare questo tipo di attività.

Questo tipo di attività, invece, deve essere svolta da professionisti in grado di disegnare un progetto ad hoc sulle reali esigenze del Cliente.
Un archivio digitale realizzato senza alcuna accuratezza non è migliore di un archivio cartaceo dove i documenti sono stati catalogati in modo corretto e preciso.

La discriminante, la caratteristica che ci fa giudicare positivamente l’organizzazione di un archivio digitale, può essere misurata in base ad alcuni fattori come, per esempio, la velocità con la quale un operatore riesce a trovare un documento o a comprendere il funzionamento del software di archiviazione ottica.

I documenti nell’archiviazione ottica

Se si parla di “documenti”, è innegabile, che il nostro primo pensiero corra ai “classici” fogli di carta che poi immaginiamo essere sottoposti ad una lettura ottica e successivamente catalogati.
Ma in realtà sono le “informazioni” a costituire la documentazione che verrà poi sottoposta all’archiviazione ottica e con il termine “informazioni” si intende tutto il “patrimonio” informativo (quindi anche immagini) che fanno parte di un’azienda o di un Ente pubblico.

Archivio digitale: conservare, condividere e informare

La storia dell’Economia italiana in un Archivio

In un articolo di approfondimento abbiamo trattato dell’evoluzione storica degli Archivi, in questo articolo, invece, parleremo di un “particolare” Archivio storico: ASE – Archivio Storico degli Economisti.

Perché l’esigenza di creare un archivio digitale?
La risposta ci viene fornita direttamente dalla sezione del sito, denominata Il progetto.
Gli Archivi, come abbiamo già sottolineato in diverse occasioni, rispondono essenzialmente all’esigenza umana di voler conservare, per diverse ragioni, documenti, beni e tutto quel che, per sua nautura, è archiviabile.

Il progetto del quale vi parliamo nasce con l’obiettivo di costituire “una guida generale alle carte degli economisti, conservate in ItaliaL’idea ispiratrice è che lo sviluppo e la diffusione di questo archivio virtuale potrà favorire una migliore comprensione del contributo degli economisti italiani alla scienza economica…”.

Archivio ASE

Benché, dunque, siamo soliti, giustamente, accostare al concetto di Archivio e Archiviazione termini quali cartaceo, digitale, ottica e penale (nel caso dei processi in Tribunale), questa visione “romantica” dell’Archivio ci consente di guardare a questo strumento/mezzo con un occhio diverso: l’Archivio come conservazione della nostra cultura.

Sono molteplici le motivazioni che spingono Enti, PA e Aziende private ad optare per la creazione di Archivi digitali.

Nel caso specifico dell’Archivio digitale ASE, come già accennato è “accrescere la nostra consapevolezza critica, e lo spessore culturale..“.

Le motivazioni meno romantiche e più tecniche riguardano sicuramente la facilità di consultazione e condivisione delle informazioni contenute in un archivio digitale, quindi documenti digitalizzati, rispetto alla consultazione di archivi cartacei.

Si pensi, citando appunto il caso in questione dell’Archivio Storico degli Economisti, all’ampia possibilità di effettuare ricerche utilizzando diverse modalità: selezionando un formato (schede, grafico o formato lungo), effettuando una ricerca per nome, istituto, enti o toponimi o effettuando una ricerca multipla o, oppure, accedendo agli indici.

Inoltre, le tecnologie adottate per rendere gli archivi digitali altamente usabili sono in continua evoluzione, e gli archivi digitali diventano sempre più user friendly.

Bucap, che opera dal 1989 nel settore dell’Archiviazione, ha sviluppato negli anni un’elevata specializzazione e grazie all’aggiornamento continuo e completo del suo staff è in grado di offrire soluzioni di archiviazione https://www.bucap.it/chi-siamo.htm disegnate sul Cliente.

Archiviazione sostitutiva: definizione

Per comprendere in pieno il concetto base di “archiviazione sostitutiva” possiamo “prendere in aiuto” la nostra Lingua Italiana e differenziarlo da quello di “conservazione”.
Secondo un qualsiasi dizionario di Lingua Italiana, infatti, troverete che la prima differenza essenziale fra i due termini è che il sostantivo “conservazione” non corrisponde a quello di “archiviazione”.
Come dire, appunto, che quel che viene conservato non necessariamente viene archiviato e viceversa. La mera “archiviazione” non è garanzia di “eterna” conservazione.

Dal punto di vista dell’Archivistica abbiamo accennato all’importante differenza proprio nell’approfondimento dedicato alla conservazione sostitutiva.

L’Archiviazione sostitutiva dunque ha come obiettivo quello di produrre documenti originali in formato digitale che abbiano la medesima validità legale di quelli cartacei, che siano, quindi, sostitutivi di questi.

L’aggettivo “sostitutiva” deriva da due elementi fondamentali senza i quali non potremmo equiparare la validità dei documenti digitali a quella dei documenti cartacei originali, questi due elementi sono:

La marca temporale, così come riporta anche il Manuale Utente CNIPA intitolato Firma Digitale e Marca Temporale, certifica in modo sicuro la data e l’ora in cui un documento è stato creato, trasmesso o archiviato.