Gestione documentale online

Servizi Bucap per gestire attraverso il sito internet la documentazione

Gestire online la propria documentazione è uno dei numerosi servizi dei quali possono usufruire i Clienti Bucap, grazie al sito Internet.
La gestione online dei documenti consiste nella possibilità di accedere alla banca dati e immagini senza alcuna necessità di installare eventuali software, ma direttamente dal web browser.

Quale gestione documentale?

Una volta che si accede tramite password e login alla propria area personale, il Cliente può compiere una serie di azioni:

  • Eseguire la ricerca di un documento in modo immediato e semplice grazie al motore di ricerca documentale;
  • Visualizzare, qualora presenti, le immagini associate ai documenti;
  • Visualizzare l’inventario;
  • Effettuare richieste off line: la richiesta ricevuta dal sistema viene successivamente elaborata;
  • Effettuare richieste on line: il sistema risponde immediatamente.

Gestione online dei documenti e sicurezza

La massima sicurezza del servizio online di gestione documentale che Bucap mette a disposizione dei propri Clienti sul suo sito Internet, è assicurata da accessi sicuri (SSL) e sistema di autenticazione tramite utenza e password.
In generale, comunque, è possibile affermare che vi sono vari livelli di sicurezza (hardware e software) a garantire l’integrità di dati (Sistemi di sicurezza e Disaster recovery)

Servizio di gestione dei documenti attraverso il sito internet:

Demo

Cliccando sul link di seguito potrete conoscere nel dettaglio il funzionamento del sistema di gestione documentale al quale accedere attraverso il sito internet Bucap.

Archiviazione documenti fiscali

L’Archiviazione di documenti fiscali, insieme ad altri tipi di archiviazione documentale e conservazione sostitutiva quali, per citarne solo alcuni, l’archiviazione delle fatture  o l’archiviazione delle polizze, risponde anch’essa alla logica dell’efficienza oltre ad essere, ovviamente, prevista dalla Legge n 14 del 3 febbraio 2003, che ha recepito la direttiva 2001/115/CE ed è entrata in vigore con il Decreto del 23 gennaio 2004.

Decreto 23 gennaio 2004: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

Il Decreto, dopo averci introdotti in una sorta di “glossario” laddove vengono spiegati diversi termini quali, per esempio, documento analogico, documento analogico originale, documento digitale, impronta, evidenza informatica (ecc.) così riferisce in merito ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nell’Articolo 3 :

  • hanno la forma di documenti statici non modificabili;
  • sono emessi, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
  • sono esibiti secondo le modalità di cui all’art. 6;
  • sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo

Queste sono in linea di principio solo alcune delle indicazioni riportate all’interno del Decreto che trovate in calce (PDF) al presente articolo di approfondimento.

Come sopra riportato vi è anche un ulteriore dato da prendere in considerazione quando si parla di archiviazione di documenti fiscali per aziende e studi privati come, per esempio, nel caso di studi di commercialisti che devono necessariamente gestire una considerevole mole di documenti fiscali.
Gli effetti positivi di una gestione automatizzata della documentazione fiscale si ripercuotono direttamente sull’intero processo aziendale snellendo notevolmente le procedure di ricerca e archiviazione.

DECRETO 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto. (PDF)

 

Archivistica: principi base

La disciplina che studia gli Archivi: Archivistica

L’Archivistica è una vera e propria disciplina che si apprende presso Scuole di archivistica, paleografia e diplomatica istituite negli Archivi di Stato in ogni Provincia, più la scuola del Vaticano.
Tutte e tre le scienze, anche se in modo diverso, di classificazione di documenti e scritture.

L’Archivistica è una disciplina che studia l’insieme delle norme razionali per la nascita, la gestione ed il funzionamento degli archivi. La Paleografia è la scienza che studia criticamente l’evoluzione delle scritture antiche in tutte le loro manifestazioni (anche epigrafiche e papirologiche), soprattutto al fine di interpretare, datare e localizzare i documenti. La Diplomatica è la scienza che studia le formalità di redazione dei documenti per accertarne l’autenticità e ricostruirne il processo di formazione.

 

Archivio o biblioteca?

La differenza più eclatante che distingue un archivio da una biblioteca è l’elemento della volontarietà.

La biblioteca è una raccolta di oggetti, libri, riuniti volontariamente.
L’archivio, invece, si forma in modo “naturale” e non volontario.
Infatti si chiama “vincolo naturale” il vincolo archivistico per il quale ogni documento condiziona gli altri e dagli altri è condizionato.

Ad ogni ente produttore il suo archivio

Un ulteriore principio base che sottostà alla disciplina dell’Archivistica prevede che alcuni aspetti legati all’Archivio varino a seconda della “natura” dell’ente produttore.
Innanzitutto può essere definito “ente produttore” qualunque soggetto, pubblico o privato, che produce documenti come naturale conseguenza dello svolgimento della propria attività operativa.

Gli aspetti che variano a seconda se l’ente produttore è privato o pubblico sono strettamente connessi alla gestione, conservazione e tutela degli archivi.

Nel caso dei soggetti pubblici, ad esempio, la conservazione è obbligatoria.
Per i soggetti privati, la conservazione può essere imposta solo da alcune disposizioni normative in materia civilistica e fiscale.

Articolo correlato – servizio Bucap: Archiviazione fisica

Conservazione sostitutiva: definizioni e differenze

Che cosa è la conservazione sostitutiva?

Processo – conservazione – formato digitale – disponibilità – integrità – autenticità.

Combinando insieme queste parole avremo la definizione esatta del termine “conservazione sostitutiva“:

  • la conservazione sostitutiva è un processo;
  • obiettivo di questo processo è conservare documenti in formato digitale;
  • le caratteristiche dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva sono: disponibilità nel tempo, l’integrità e autenticità.

Che cosa è possibile conservare attraverso la conservazione sostitutiva?

TUTTI i documenti possono essere conservati in maniera sostitutiva.

TUTTI i documenti è la risposta corretta ma solo in teoria perché fanno eccezione alcuni documenti quali del settore doganale, oltre, ovviamente, eventuali disposizioni dei Ministeri competenti.

Qua’e la differenza tra conservazione e archiviazione?

Due anelli della stessa catena…

Sono entrambi due anelli facenti parte dello stessa catena, ma con funzioni diverse:

  • Archiviazione: fase del procedimento durante la quale i singoli documenti vengono memorizzati e identificati per permettere un loro facile e razionale accesso
  • Conservazione: fase del procedimento durante la quale i documenti precedentemente archiviati vengono trasferiti su supporti digitali garantendone sia l’esatta corrispondenza con quelli originali sia l’integrità e l’autenticità nel tempo

Firma digitale e conservazione sostitutiva: quale rapporto?

Uno strumento del processo di conservazione sostitutiva

Nel processo di conservazione sostitutiva che richiede l’espletazione di diverse attività, è necessario certificare la conservazione con la Firma digitale anche per gruppi di documenti.
In questo contesto “entrano in gioco” il Responsabile della conservazione e il Pubblico Ufficiale che nel caso della PA corrisponde ad una risorsa interna mentre per i privati è il notaio.

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Evoluzione storica degli Archivi

Evoluzione degli archivi e dell’archivistica: breve excursus

Potremo quasi definire la storia degli Archivi “senza tempo”.
Se è vero che tutto ciò che viene conservato, in qualche modo, viene archiviato, allora potremo dire che la data precisa in cui far risalire la nascita di un archivio probabilmente non esiste.

Ufficialmente, così come si può leggere sul sito Archivi.beniculturali.it, il portale ufficiale dell’Amministrazione Archivistica Italiana, la prima fonte ufficiale grazie alla quale è possibile delinare l’inizio della storia degli archivi sarebbe la “laminetta dissotterrata più di mezzo secolo fa, e decifrata dal dott. Emilio Forrer dell’Università di Berlino“.

Non è certamente questa la sede in cui elencare tutte le tappe storiche che hanno segnato l’evoluzione degli Archivi fino ai nostri giorni (per coloro che fossero interessati La storia degli archivi e dell’ archivistica (PDF) pubblicata sul sito Archivi.beniculturali.it).
Ci basti sapere che gli archivi storici, anche quelli privati, sono parte integrante dell’immenso patrimonio culturale del nostro Paese.

L’esigenza di “archiviare”

Mentre le esigenze culturali del “voler conservare” restano sostanzialmente immutate, (l’esigenza di “conservare” gli atti comunali, i testi e gli scritti con valenza anche religiosa si avverte da sempre, sin dall’antichità, in virtù del fatto che, per sua natura l’uomo è portato a voler “trasferire” le proprie conoscenze) quel che cambia necessariamente, nel tempo, è la metodologia e gli strumenti dei quali si avvale l’Archivistica.

Pensiamo, ad esempio, all’enorme contributo della tecnologia nel caso degli archivi fotografici e il ruolo particolare rivestito in tal senso dalla microfilmatura per la conservazione a lungo termine.

Approfondimenti sull’archiviazione fisica dei documenti
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Conservazione sostitutiva

Conservazione sostitutiva: focus e approfondimento

La conservazione sostitutiva dei documenti, introdotta ufficialmente e legalmente nel 2004, è l’attività che consente di rendere validi e originali i documenti trasformati da cartacei in elettronici. Si definisce “sostitutiva” in quanto sostituisce la “normale” archiviazione cartacea senza alterare, per questo, la validità dei documenti trasformati in documenti digitali.

La delibera CNIPA 11/04 distingue fra Archiviazione e Conservazione.
L’Archiviazione Digitale, per cui non sono previste particolari modalità operative, ha lo scopo di permettere un facile e razionale accesso al documento.
Per Conservazione Sostitutiva, si intende pertanto quel processo che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità.

Sostanzialmente quindi, un documento cartaceo ufficiale e originale non perde la sua validità, grazie alla conservazione sostitutiva e alla firma digitale.

Nel parlare di Conservazione Sostitutiva si troverà spesso accostato il concetto di dematerializzazione.

Conservazione sostitutiva versus Archiviazione fisica

E’ di fatto scorretto parlare di quale tra le due sia la soluzione migliore: queste sono due tipi di attività diverse.
La conservazione sostitutiva ha come effetto immediato il risparmio di spazio e di materiale per produrre i documenti in modalità cartacea e la possibilità di ricercare i documenti in modo estremamente semplice e veloce.

E’ evidente che per Enti, Associazioni o Aziende che producono una considerevole mole di documenti la soluzione che appare come la più idonea è la conservazione sostitutiva.
Nel caso specifico si prendano come esempio gli Uffici comunali di una città capoluogo di provincia in grado di produrre all’anno milioni di fascicoli di carta, documenti che, per loro natura, necessitano di essere spesso consultabili e rintracciabili.

 

Archiviazione buste contabili


Archiviazione buste contabili: conservare documenti importanti

Tutti gli eventi con una certa rilevanza economica all’interno di un’Azienda vanno a comporre l’ampia tematica della Contabilità.

Generalmente, infatti, la parola contabilità si trova associata a parole quali bilancio, reddito di impresa e adempimenti fiscali, tutti termini attinenti alla situazione economica dell’Azienda.

La Contabilità è una “scienza” molto ampia e che si dirama in diversi tipi di contabilità o, meglio, in due criteri di gestione contabile: generale e industriale.

La mole di documenti prodotta da una simile attività dove costantemente è necessario rintracciare fatture, buste contabili e documenti archiviati è evidentemente consistente.

Buste contabili: archiviazione e conservazione

Nello specifico quando si parla di “buste contabili” si intende documenti importanti ai fini sia economici che fiscali.

Immaginiamo un’Azienda, anche se PMI, e tutte le attività inerenti, ad esempio, alla vendita o all’acquisto.

In un solo mese di vita l’Azienda si trova sommersa da un numero abbastanza elevato di buste contabili.

E’ a questo punto che il servizio di archiviazione gioca un ruolo fondamentale non solo nella risoluzione immediata della problematica, ovvero nella corretta gestione dei documenti e quindi nella loro conservazione nel tempo, ma anche per tutto quel che riguarda gli effetti indotti.

Affidare in outsourcing il servizio di archiviazione di buste contabili e non solo, significa ottenere vantaggi in termini di ottimizzazione dei costi, riduzione dei tempi operativi di ricerca dei documenti e di recuperare strutture e risorse interne per altre importanti attività aziendali.

Archiviazione Fatture


Archiviare fatture secondo la vigente normativa sulla fatturazione elettronica

La vigente normativa chiarisce esplicitamente che la gestione e l’archiviazione elettronica delle fatture è un’attività obbligatoria per la Pubblica Amministrazione e per i suoi fornitori.

L’obbligatorietà deriva dalla necessità di dematerializzazione, processo al quale si stanno convertendo tutti gli uffici della P.A.

Pertanto tutte le fatture emesse dalla PA nei confronti dei propri fornitori, le fatture emesse dai fornitori verso la PA e la trasmissione dei dati di fatturazione, dovranno essere gestite e archiviate mediante lettura ottica se nate originariamente in formato cartaceo, oppure dovranno direttamente nascere, vivere e essere archiviate in formato digitale.

Pertanto la creazione e la trasmissione dei dati dovrà essere un trasmissione telematica certificata e rispettosa delle normative di settore.

La normativa prevede condizioni e strumenti necessari per ottemperare alla disposizione.

L’archiviazione fatture oltre ad essere obbligatoria per gli enti sopra citati risulta comunque utile e vantaggiosa per tutte le aziende a prescindere dalla loro ragione sociale.

Archiviazione fatture: vantaggi

In generale è possibile dire che tutti gli esercizi commerciali, gli studi, le aziende e i professionisti sono tenuti ad emettere fatture al momento della vendita di un bene o servizio.

E’ attraverso questo documento, la fattura, che è possibile, infatti, documentare le operazioni rilevanti ai fini dell’IVA.

Inoltre, le fatture vanno conservate nel tempo, da sei mesi a diversi anni, fino ad arrivare a tipologie di fatture che non devono mai essere eliminate.

Di qualunque ragione sociale sia un’azienda, è ovvio che l’archiviazione di fatture richiede una serie di competenze e interventi i quali devono essere in grado di garantire la conservazione dei documenti e la facile reperibilità degli stessi, soprattutto a distanza di anni.

Pertanto l’archiviazione digitale delle fatture, cioè la cosiddetta fatturazione elettronica, ha come obiettivi e vantaggi quelli di: conservare l’integrità dei documenti anche a distanza di anni, rendere facilmente e velocemente rintracciabili i documenti, utilizzare lo spazio guadagnato dall’eliminazione di un archivio fisico in modo più fruttifero.

Archiviazione fatture: quali settori?

Abbiamo accennato all’utilità dello strumento “archiviazione fatture” a prescindere dalla sua obbligatorietà prevista, per altro, per enti pubblici e loro fornitori.

In realtà possono beneficiare di questo servizio tutte le aziende, studi di professionisti e altri enti che hanno necessità di essere maggiormente produttivi ed efficienti.

Il servizio di archiviazione fatture di Bucap può essere erogato a:

  • Studi professionali (commercialisti, avvocati,notai, medici …)
  • Aziende(di qualsiasi regione sociale)
  • Enti e associazioni

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Fatturazione elettronica

Archiviazione polizze

Gestire le polizze attraverso gli archivi

L’archiviazione è un procedimento applicabile ad un vasto numero di documenti, ovvero a diverse tipologie.

L’Archivio è il complesso dei documenti creati da un “ente produttore” nel corso dello svolgimento della propria attività.

Inoltre, è il luogo di conservazione dei documenti e la struttura organizzativa cui tale gestione è affidata.

Pertanto è possibile creare un archivio per ogni tipologia di documenti, e l’archiviazione polizze, come anche la digitalizzazione dei sinistri è uno dei servizi offerti da Bucap nello specifico ad Assicurazioni ed enti simili.

Il termine “archiviazione” racchiude in sé una serie di attività che è necessario implementare, dall’acquisizione dei documenti alla gestione degli stessi.

E’ possibile archiviare le polizze, ovvero i documenti, non solo in base all’oggetto al quale si riferiscono, per esempio polizze sulla vita, polizze RC auto, polizze sulla casa ecc, ma anche in base alle esigenze dell’azienda cliente.

Servizio di archiviazione polizze

Il servizio di archiviazione polizze, così come viene erogato da Bucap, può essere personalizzato e adattato alle necessità dell’azienda di concerto con i consulenti.

Se ad esempio un’Assicurazione ha necessità di catalogare le polizze relative ad un solo specifico settore l’archivio in questione viene pensato e strutturato utilizzando come riferimenti dati e informazioni che l’Azienda ritiene necessari per la catalogazione e la registrazione informatica, e quindi per il veloce reperimento delle polizze.

Gli strumenti utilizzati da Bucap nella costruzione di archivi, sia presso il cliente sia presso proprie strutture, prevede l’impiego di una tecnologia altamente innovativa, oltre agli strumenti hardware di produzione:

  • Sistemi di disaster recovery
  • Sistema di networking
  • Software di gestione archivi cartacei
  • Piattaforma Server SUN Fire V880