Conservazione documenti

ICBSA – Istituto Per I Beni Sonori Ed Audiovisivi

La Discoteca di Stato (ad oggi ICBSA) nasceva nel lontano 1928 con un decreto Regio, l’articolo 5 del Decreto così recitava: Sui dischi fonografici di cui al precedente articolo sono impressi speciali contrassegni con progressiva numerazione, distintamente secondo che siano, o meno, desti­nati alla vendita al pubblico.

Allora si parlava di dischi fonografici, antenati dei dischi in vinile, oggi la tecnologia applicata all’archiviazione è tutta un’altra cosa! (Oggi, ad esempio, si parla di Microfilmatura, tecnologia in grado di conservare i documenti per un lungo periodo).

Con il DPR n. 233 del 26 novembre 2007, l’ICBSA Istituto Per I Beni Sonori Ed Audiovisivi è subentrato alla Discoteca di Stato acquisendone le competenze.

Il catalogo multimediale dell’ICBSA, con ricerca analitica, è ricchissimo di materiale, ecco qualche numero:

  • 330.000 brani audio
  • 130.000 immagini
  • 1.000.000 di titoli 

Oltre a questo, l’Istituto (Palazzo Mattei di Giove, Via Michelangelo Caetani a Roma), conserva anche una collezione di strumenti storici per la riproduzione del suono, fra i quali grammofoni, fonografi e altri.

Perchè l’uomo vuole “conservare”?

Perché l’uomo avverte la necessità di “conservare” un documento, una foto, una lettera? Cosa ci spinge a cercare negli archivi storici le immagini di “come eravamo” anche se in quel periodo storico non eravamo nemmeno nati?

Probabilmente perché l’essere umano è (anche) storia, è memoria.
Sicuramente perché gli archivi ci danno la possibilità di lasciare traccia della nostra vita.

A dirlo non siamo solo noi…
L’economista e sociologo Vilfredo Pareto affermava, a proposito del sistema sociale e del suo mutamento,  che il tendere a conservare i propri beni non è altro che un sottolineare il proprio status e la propria identità.

Link utili
Cataloghi online dell’ Istituto Per I Beni Sonori Ed Audiovisivi 

Conservare email e allegati

La conservazione delle e-mail

Abbiamo preso spunto da un interessante documento intitolato appunto “La conservazione delle email“, presentato durante la 6a Conferenza organizzativa degli archivi delle università italiane (ottobre 2009) e disponibile in calce al presente approfondimento.

Il documento del Prof. Silvio Salza, Professor of Computer Science, Dipartimento di Informatica e Sistemistica all’Università di Roma “La Sapienza”, attraverso un linguaggio chiaro ed esaustivo spiega un aspetto particolare della conservazione: la conservazione delle email, vantaggi e benefici.

Il primo dato da sottolineare è che una vera e propria rivoluzione negli archivi si è avuta proprio con l’arrivo e anzi potremmo dire, la “preponderanza” delle email rispetto ai documenti cartacei.
In tal senso anche la scienza archivistica ha dovuto “fare i conti” con questa nuova necessità: archiviare le email.

Si pensi, infatti, agli allegati delle email, veri e propri documenti digitalizzati che posso avere un valore in termini legali e fiscali se associati alla firma digitale.

Il documento preso in esame continua con i numerosi vantaggi e benefici dell’archiviazione delle e-mail e la procedura di “cattura” di informazioni, dati e metadati.
Oltre agli scenari di conservazioni ipotizzabili per le email, vi è anche un paragrafo dedicato alla privacy.

La conservazione delle email – Prof. Silvio Salza (formato PDF) 

L’importanza degli Archivi in Europa

EAG – European Archives Group

Con l’approfondimento dedicato alla Storia degli Archivi abbiamo sottilineato l’importanza degli archivi come luoghi deputati alla conservazione di quei documenti che fanno parte del patrimonio culturale italiano.

Oltre alle iniziative presenti nel nostro Paese, ci sono altri 26 Stati che dedicano particolare attenzione a questa tematica all’interno dell’Europa.

L‘EAG, acronimo di European Archives Group, è infatti una sezione della Commissione Europea, creata nel 2005 e istituita nel 2006, che svolge attività di indicazioni e orientamenti generali sulla materia in questione.

La cooperazione in tal senso fu già avviata diversi anni fa (1990) e poi perfezionata anche in base delle avvenute esigenze come, in primis, la necessità di far fronte alle catastrofi naturali al fine di preservare gli Archivi e, quindi, la storia dell’umanità.
Nel 2008 l’EAG ha adottato una relazione sullo stato di attuazione della raccomandazione che la Commissione ha presentato al Consiglio.

5 sfide per gli Archivi: Rapporto EAG

Nel Rapporto adottato dalla Commissione sono state individuate 5 sfide per gli Archivi:

  1. Archivi e ri-uso delle informazioni nel settore pubblico
  2. Rapporto tra l’accesso online e offline agli Archivi
  3. Conseguenze per amministrazione e società nell’ottica di cambiamento del ruolo degli Archivi con la conservazione digitale
  4. Creazione di una rete di esperti
  5. Creazione di un centro di eccellenza per gli archivisti europei

Tra le molteplici attività espletate dall’European Archives Group anche quella di organizzare, ogni tre anni, un forum multidisciplinare (DLM Forum) in merito ai problemi di gestione, stoccaggio, conservazione e recupero dei dati a lettura automatica.

Link di approfondimento:
EAG – European Archives Group 

Computer quantico e Archiviazione

La Meccanica quantistica e il computer

La meccanica quantistica è una branca della fisica che studia la materia a livello di atomo (quanto).
Lungi da noi una dissertazione sul concetto di quanto, per altro astratto e teorico, in questa sede affronteremo la quantistica dalla prospettiva del computer e, poi, quindi, passeremo in rassegna la più recente notizia rintracciata in merito, per terminare con un passaggio sulla relazione che intercorre tra la sicurezza dei documenti archiviati e i futuri computer quantici.

Sarà quindi naturale citare la crittografia, soprattutto in relazione alla firma digitale .
La differenza tra un computer quantico e un computer “normale” non sta tanto in quel che fanno, entrambi i dispositivi infatti trasmettono ed elaborano informazioni, quanto in come questo processo viene attuato.
Basti sapere che le operazioni che un computer quantico può compiere sono di gran lunga più complesse e super-veloci grazie ai “qubit”, l’unità di misura del sistema quantico.

Computer quantici e Archiviazione dei documenti: quale rapporto

Benché per alcuni studiosi l’arrivo di veri e propri computer quantici non sia del tutto imminente, tuttavia alcune ultime notizie del settore fanno sperare che questo futuro sia un po’ meno lontano.
E’ il caso, per citare il colosso del web, di Google.
Fonti ufficiali (Machine Learning with Quantum Algorithms – si può leggere in Lingua inglese sul blog ufficiale di Google, googleresearch.blogspot.com) fanno sapere che Google sta già lavorando ad un computer quantico che, grazie ad un nuovo algoritmo, sarebbe in grado di riconoscere e catalogare automaticamente gli oggetti partendo da immagini fisse o in movimento.

In questo contesto si può comprendere quanto la meccanica quantistica possa, in futuro, contribuire in termini di efficienza in tutte le attività di archiviazione di dati e informazioni.

Non solo.
In termini di sicurezza informatica (pensiamo alla firma digitale e alle chiavi asimmetriche) la crittografia quantistica (Quantum Key Distribution) è la soluzione per risolvere eventuali problemi che si presenteranno con l’arrivo dei computer quantici.

Ruolo e Responsabilità del Responsabile della conservazione sostitutiva

La figura del Responsabile della conservazione sostitutiva è stata definita con deliberazione del CNIPA n. 11/2004.
Nello specifico è l’art. 5 della stessa Deliberazione a definire ruoli e responsabilità del “garante” della bontà del processo di conservazione sostituiva.

I compiti che deve assolvere un Responsabile della conservazione sostitutiva al fine di gestire correttamente l’archivio informatico, sono molteplici e tutti elencati nel sopracitato articolo che è possibile consultare al seguente link (PDF) del CNIPA Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Come è possibile vedere il Responsabile della conservazione sostitutiva è una vera e propria figura professionale che deve necessariamente tenere aggiornato il proprio bagaglio di conoscenze del settore anche mediante corsi di formazione ad hoc.

La delega delle attività del Responsabile:Outsourcing Conservazione Sostitutiva

E’ sempre l’art. 5 della deliberazione del CNIPA n. 11/2004 a stabilire che il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva, oltre a poter delegare le proprie attività (tutte o in parte), può essere una figura interamente sostituibile con soggetti privati o pubblici: “…Il procedimento di conservazione sostitutiva puo’ essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione..”

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Sicurezza informatica e privacy nei sistemi di archiviazione

Sicurezza informatica e privacy

Sempre più spesso termini quali “sicurezza informatica” e “privacy” costellano le pagine dei giornali online e dei giornali cartacei.
Privacy e sicurezza informatica sono estremamente connesse: la sicurezza informatica si occupa di salvaguardare dati e informazioni da eventuali violazioni/attacchi, la privacy online viene “difesa” proprio da sistemi di sicurezza informatica avanzati.

Generalmente quando si parla di sicurezza informatica si accostano ad essa una serie di vocaboli che fanno parte di una sorta di decalogo della sicurezza informatica, termini quali virus, firewall, hacker, phishing, tutela della privacy e molti altri.
In questa sede, vista la vastità dell’argomento, ci occuperemo di capire quali connessioni intercorrono tra la sicurezza informatica e i sistemi di archiviazione digitale.

Sistemi di archiviazione sicuri

Come sappiamo l’archiviazione digitale dei documenti implica l’immissione di dati e informazioni che poi devono essere condivisi, gestiti ed eventualmente modificati in modo semplice e veloce, per consentire a coloro che si occupano di questa attività di ottenere la massima efficienza.
La sicurezza dei sistemi di archiviazione è quindi uno dei presupposti al quale non si può rinunciare se si vuole avere un corretto sistema di gestione documentale.
Infatti, i contenuti archiviati, ipotizziamo per esempio le cartelle cliniche, possono contenere anche elementi particolarmente importanti in termini di privacy.
E’ dunque necessario dotare tutti gli strumenti utilizzati per l’archiviazione di accorgimenti che favoriscano la sicurezza informatica.

Sicurezza firmata Bucap

Di seguito vi proponiamo solo alcuni dei sistemi di sicurezza adottati da Bucap, per leggere l’approfondimento interamente dedicato al settore: Archiviazione: aspetti tecnici (PDF).

Oltre al Documento programmatico sulla sicurezza, che viene costantemente aggiornato e alle severe politiche e codice deontologico adottati, Bucap utilizza un sistema antivirus centralizzato su tutte le stazioni che prevedono lo scambio di dati con l’esterno, servizio di firewalling e sistemi di sicurezza avanzata su:

  • Mail Server
  • Domain Controller
  • Print Server
  • File Server
  • Db Server
  • Web Server

Protocollo informatico documenti

Definizione di protocollo informatico

Il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1) così definisce il sistema di gestione informatica dei documenti:
l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti“;
  e con segnatura di protocollo: “l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso“.
Pertanto è possibile dire che il protocollo informatico si colloca all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti come uno degli elementi fondamentali per una gestione trasparente e funzionale della pubblica amministrazione.

Protocollo informatico: cosa dice la legge

Secondo quanto riportato dal CNIPA, sono due i riferimenti di legge ai quali è necessario attenersi in materia di protocollo informatico:

  • DPR 445/2000
  • Regolamento attuativo DPCM 31/10/2000.

L’articolo 2 del DPR illustra in modo ancora più specifico “l’oggetto” disciplinato ovvero: formazione, rilascio, tenuta e conservazione, gestione, trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione.
Oltre a riportare, nel capitolo II, le norme relative a firma digitale e documenti informatici.

Argomento correlato: Gestione Sistemi workflow

Conservazione digitale

I documenti digitalizzati sottoposti a conservazione digitale, offrono la possibilità di usufruire del documento e dei suoi contenuti senza dover agire o determinare impatti su di un eventuale formato cartaceo.

La conservazione digitale è il presupposto per una gestione documentale rapida, efficace ed efficiente.
Affinché ciò sia possibile è ovviamente necessario avvalersi di una tecnologia particolarmente evoluta e supporti adeguati.

La tecnologia entra in ogni fase della conservazione digitale, dalla creazione del contenuto a quella del repository.
E’ bene tenere presente che la conservazione digitale non si limita a conservare “semplicemente” un documento ma obiettivo precipuo è la conservazione di tutti i caratteri distintivi dello stesso necessari al fine di una eventuale necessaria identificazione.

Conservazione digitale: firma digitale, backup e disaster recovery

La firma digitale, backup e disaster recovery sono elementi che concorrono a garantire l’autenticità del documento e ad evitarne la perdita e tutelarne la disponibilità.
Per quanto concerne la firma digitale ne parliamo nell’approfondimento interamente dedicato a questo: Firma digitale.
Il backup e il disaster recovery sono sistemi di sicurezza nella gestione dei flussi documentali.

Outsourcing della conservazione digitale

L’articolo 5 Del. CNIPA n. 11/2004 intitolato Responsabile della conservazione prevede la delega all’esterno del procedimento di conservazione, ovvero prevede l’outsourcing per la conservazione digitale.
Tale delega può essere parziale o totale e destinatari possono essere anche più soggetti sia pubblici sia privati.

 

Archivi: la storia tra gli scaffali

Grazie agli Archivi la consultazione di documenti storici

Come abbiamo visto possiamo dire che la storia degli Archivi  ha avuto inizio con la necessità dell’uomo di mantenere vive e rintracciabili tutte le informazioni ritenute importanti per le sue attività e per i posteri.
Al di là degli imponenti monumenti, fanno parte del patrimonio culturale e storico italiano anche testi, documenti e libri conservati negli Archivi.
Oltre all’Archivio di Stato italiano, Archivi.beniculturali.it, ogni città ha un proprio archivio nel quale, viene conservato il patrimonio documentario relativo alla zona di appartenenza. Generalmente ogni Archivio propone anche attività formative e didattiche dedicate.

Elenco degli Archivi in Italia

Elenco delle città italiane e link agli Archivi con presentazione e attività delle strutture

Guida Generale degli Archivi di Stato italiani

Motore di ricerca per trovare documenti di varia tipologia

Sul sito ufficiale Archivi.beniculturali.it mette a disposizione degli utenti online una Guida Generale, una sorta di Motore di ricerca online dei documenti conservati: “documentazione prodotta da enti pubblici e istituzioni private e religiose, da famiglie e persone sono raggruppati per tipologie.”