Digitalizzazione documenti

Documenti digitalizzati scaricabili dal sito del comune di Milano

La digitalizzazione e la dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione è una tematica della quale, sempre più spesso, si sente parlare e se ne legge su giornali o testi dedicati.

L’importanza della digitalizzazione dei documenti negli Uffici Pubblici è da ricercarsi in diversi fattori legati, tutti, alla medesima necessità: rendere la P.A. più snella ed efficiente.

Il primo comune italiano a far parlare di sé, di recente, su siti internet e giornali online è il Comune di Milano e il servizio offerto dallo stesso ente: certificati anagrafici online e gratis per tutti i residenti.

La differenza rispetto a quanto è avvenuto in altre città che si sono adoperate al fine di adottare sistemi di dematerializzazione tramite la PEC e servizi e-government per i cittadini, è che nel caso del capoluogo lombardo basta un semplice click (il click per effettuare il download) per scaricare, da casa, proprio la documentazione necessaria.

Grazie, quindi, ad un pin associato al codice della cartella esattoriale della Tarsu, il cittadino milanese potrà scaricare un “semplice” documento in formato PDF contenente firma digitale e timbro del sindaco.

Dematerializzazione nelle città italiane

Molti sono gli interessanti interventi implementati dagli Uffici della Pubblica Amministrazione al fine di dematerializzare e digitalizzare i documenti, e in questa sede si desidera elencarvi solo alcuni (i più recenti) comuni italiani che hanno “sposato” la dematerializzazione:

  • Comune di Pisa: “consente la consultazione dei documenti originali informatici sottoscritti con firma digitale“;
  • Comunità Montana del Casentino e il Casentino
  • Comune di Bitonto con il progetto “Dematerializzazione dei documenti cartacei nelle P.A., un valido esempio: il protocollo informatico
  • Quindici Comuni irpini

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Dematerializzazione, PEC e altri strumenti: il parere degli operatori
Su Forum PA: A Milano il certificato è on-line

Banche digitalizzate

Meno carta = + digitalizzazione

Meno carta più Intranet, così si intitola il paragrafo del comunicato che riassume i principali argomenti contenuti nel 6° Rapporto sulle Intranet delle Banche realizzato da ABI Lab, il centro di Ricerca e Sviluppo delle Tecnologie per la banca dell’ABI, in collaborazione con la School of Management del Politecnico di Milano.

Oltre all’aspetto prettamente legato alla digitalizzazione dei documenti in ambito bancario, il Rapporto pone particolare accento anche all’utilizzo di strumenti di comunicazione quali blog, wiki e intranet sui quali la maggior parte delle banche ha deciso di investire di più per il prossimo anno.

In special modo, si legge che, in riferimento agli strumenti per la gestione dei documenti digitali le infrastrutture per gestire contenuti e documenti all’interno e all’esterno dell’organizzazione ottimizzandone accuratezza, accessibilità e integrità … favoriscono lo scambio di idee e il coinvolgimento nelle community allargate anche al di fuori dell’organizzazione“.

Le intranet sono “archivi” di documenti digitalizzati e pertanto apportano notevoli vantaggi per tutta la gestione dei documenti bancari come norme, moduli, comunicati e tutti quei documenti che per loro natura vengono quotidianamente e più volte al giorno visionati e stampati dal personale delle banche.

Si legge, infatti, ” In linea con l’impegno del settore bancario a promuovere flussi e processi digitalizzati in un ottica sempre più paperless, le intranet rappresentano sempre più spesso anche una valida alternativa – efficiente e a “portata di mouse” – agli archivi di carta…“.

Gestione documentale nella banca

Per sottolineare l’importanza della digitalizzazione dei documenti nelle banche, basta far riferimento ad un altro Rapporto dell’Associazione Bancaria Italiana (febbraio 2009) intitolato, appunto, Gestione documentale nella banca.
Il Rapporto mette in luce come con i 5,7 miliardi di fogli l’anno prodotti dalla banche per comunicare con clienti e dipendenti equivalgano a ben 4 volte la superficie di Parigi.

Anche questo Rapporto mette subito in luce, sin dalle primissime righe, i vantaggi della  digitalizzazione dei documenti, quali l’efficienza degli istituti e la possibilità di contribuire a rendere maggiormente eco-sostenibile la gestione documentale.
Il documento termina con le parole del Direttore centrale ABI, Santececca: “Digitalizzare documenti e procedure con l’obiettivo di rendere più efficiente la gestione documentale per i principali settori produttivi pubblici e privati del Paese significa migliorare i processi operativi riducendo i costi.
In questa direzione, ora che le tecnologie sono consolidate e il quadro normativo è completo, la nascita di una banca senza carta è un obiettivo sempre più a portata di mano
“.

Comunicati stampa dell’ABI citati nell’articolo:

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Dematerializzazione e Pubblica Amministrazione: StipendiPA

Più volte abbiamo parlato della dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti e in diversi casi abbiamo affrontato la dematerializzazione della Pubblica Amministrazione in riferimento, essenzialmente, ai servizi rivolti verso i cittadini come, ad esempio, il servizio di digitalizzazione delle cartelle cliniche.

In questo ambito, invece, tratteremo della dematerializzazione interna alla Pubblica Amministrazione, ovvero dei cedolini dello stipendio dei dipendenti PA, che è una delle ultime novità introdotte nel mese di gennaio 2010 dal processo di dematerializzazione ormai in atto da diverso tempo e il cui obiettivo principale è rendere la Pubblica Amministrazione sempre più efficiente non solo verso i cittadini, ma anche al suo interno.

Il progetto realizzato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze si chiama StipendiPA. Il sito StipendiPA consiste in un vero e proprio servizio a disposizione per i dipendenti della Pubblica Amministrazione “che usufruiscono di SPT per la liquidazione delle competenze fisse“.

Tale servizio consente di visualizzare ed eventualmente stampare i cedolini (anche se non è necessario stampare il cedolino, in quanto questo può essere conservato in formato digitale per 13 mesi) delle competenze fisse e i modelli CUD e 730.

Per usufruire del servizio, oltre a dover disporre di una password con scadenza, ma che può essere rinnovata, basta avere installato sul proprio PC la versione 5.0 o superiore di Acrobat Reader.

Stipendipa.tesoro.it

Ricette elettroniche per la farmacia e il medico

La digitalizzazione delle ricette mediche, insieme alla già citata digitalizzazione delle cartelle cliniche risponde all’esigenza di snellire l’iter burocratico che spesso costringe i cittadini/pazienti a lunghe file presso gli sportelli delle Asl di competenza o in farmacia.

Il procedimento di digitalizzazione dei documenti cartacei presenta, in generale, numerosi vantaggi, gli stessi vantaggi sono palesemente intuibili se immaginiamo la digitalizzazione applicata alla documentazione cartacea inerente il settore medico.

Non solo.
Quel che fino a pochi anni fa potevamo solo immaginare, oggi sta diventando realtà.

Proprio nei primi mesi del 2010, infatti, è stato avviato, in via sperimentale, un progetto molto interessante di ricetta digitale, elettronica nella Regione Piemonte grazie ad un lavoro di gruppo tra medico, Ministero della Salute e farmacista.
Sostanzialmente il progetto prevede che il medico possa inviare al Ministero della Salute le ricette e il farmacista, collegandosi al sito del Ministero mediante un accesso riservato, possa verificare le stesse.

La digitalizzazione delle ricette mediche porta con sé un quesito fondamentale, ovvero quale sicurezza per la privacy?
Tuttavia anche questa problematica appare essere stata risolta e in ogni caso sarà lo stesso progetto pilota a determinare eventuali risoluzioni.

Link utili:
Comunicato stampa del Ministero della Salute (PDF)

DigitPA

DigitPA: obiettivi e finalità

Con il Decreto Legislativo 1 dicembre 2009, n. 177 intitolato “Riorganizzazione del Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, a norma dell’articolo 24 della legge 18 giugno 2009, n. 69” il CNIPA, Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione cambia denominazione in DigitPA.

Il Decreto ha come obiettivo il riordino della disciplina del Centro definito come “un ente pubblico non economico, con sede in Roma e competenza nel settore delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nell’ambito della pubblica amministrazione …” e che svolge funzioni di natura:

  • Progettuale
  • Tecnica
  • Operativa

Le funzioni del CNIPA, come recita l’Art. 22 “…sono trasferite a DigitPA, secondo quanto disposto dal presente decreto“.

CNIPA = DigitPA = dematerializzazione e non solo..

Più volte abbiamo “chiamato in causa” il CNIPA parlando della protocollazione a norme CNIPA  e dell’Archiviazione a norme CNIPA.

Il CNIPA, (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) opera presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri per l’attuazione delle politiche formulate, a nome del Governo dal Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella Pubblica Amministrazione, con la missione di contribuire alla creazione di valore per cittadini e imprese da parte della Pubblica Amministrazione, fornendo a questa supporto nell’uso innovativo dell’informatica e, più in generale, dell’ICT (Information and Communication Technology).  Il CNIPA, quale referente incaricato dal Governo per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, ha un ruolo quantomeno fondamentale in molteplici tematiche da noi trattate e approfondite anche nell’Area Editoriale.
E’ proprio nel CNIPA e quindi in DigitPA che trovano piena applicazione concetti quali, per esempio, “Dematerializzazione” (anche conservazione sostitutiva), Protocollo informatico, Gestione dei flussi documentali, firma digitale, posta certificata in riferimento non solo alla Pubblica Amministrazione ma anche in riferimento alle Aziende fornitrici della Pubblica Amministrazione.

L’ultimo articolo del Decreto parla chiaro, comunque: ” La denominazione: «Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione» ovunque presente nella vigente normativa e’ sostituita dalla seguente: «DigitPA».

Approfondimenti:

Decreto Legislativo 1 dicembre 2009, n. 177 “Riorganizzazione del Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, a norma dell’articolo 24 della legge 18 giugno 2009, n. 69 (Formato PDF)

 

Biblioteche digitali

L’archiviazione digitale e le biblioteche

L’importanza dell’archiviazione digitale si manifesta palesemente, anche e non solo, con la creazione di biblioteche digitali, un patrimonio culturale per l’umanità.
Le biblioteche digitali conservano per sempre, grazie a strumenti adeguati e personale specializzato nella conservazione dei documenti, vere e proprie opere d’arte, dal libro, magari antico, alla “fotografia” del quadro che in tal modo potrà essere visibile anche a chi, fisicamente, si trova lontano migliaia di chilometri dalla location in cui è ospitato.
La biblioteca digitale è un contenitore di documenti digitali e per questo motivo si distingue nettamente dalle biblioteche “normali” che, tuttavia, possono contenere al loro interno delle specifiche sezioni dedicate alla condivisione di documenti digitalizzati.

Europeana: un esempio di biblioteca digitale

Europeana.eu  è un esempio di biblioteca digitale realizzata e finanziata dalla Commissione Europea nell’ambito del programma eContentplus.
Grazie a questa biblioteca digitale è possibile collegarsi a oltre 10 milioni di oggetti digitali tra immagini, dipinti, foto, testi, documenti, video, film non solo relativi a grandi e conosciute opere ma anche a quei piccoli e nascosti tesori custoditi nei musei, nelle biblioteche e negli archivi di tutta Europa.

Inoltre, in perfetto stile web 2.0 che prevede la condivisione di dati e informazioni, si possono salvare le proprie ricerche effettuate tramite il motore di ricerca interno e aggiungere le pagine ai segnalibri grazie al servizio gratuito My Europeana.

Tutto ciò è possibile grazie alla natura stessa di questi documenti, ovvero al fatto che la gestione dei documenti digitalizzati è semplice, intuitiva e immediata.

Servizio Bucap di Digitalizzazione dei documenti

Smaterializzazione – dematerializzazione dei documenti

Smaterializzazione: quale significato?

Generalmente questo termine “smaterializzazione” viene immediatamente associato a particolari effetti che potremo definire paranormali e infatti è molto probabile che la prima risposta data alla domanda “che cosa è la smaterializzazione” richiami episodi legati a film di fantascienza dove le persone viaggiavano attraverso il teletrasporto.

Se accostiamo a smaterializzazione la parola “documenti” tutto diventa molto più chiaro.
La smaterializzazione dei documenti è, in realtà, meglio conosciuta come dematerializzazione.
Questo termine è stato introdotto inizialmente nel settore finanziario in riferimento ai titoli di credito e successivamente è diventato un termine utilizzato soprattutto in riferimento ai documenti cartacei della Pubblica Amministrazione.

Il ruolo della smaterializzazione cartacea

Nel ciclo di vita dei documenti, la smaterializzazione è quel processo che trasforma i documenti cartacei in documenti digitalizzati.

La carta, definibile in questo caso come “materia, materiale”, quindi tangibile e usurabile, viene trasformata in “immateriale”, quindi non tangibile e non usurabile.
Il documento informatico, infatti, è immateriale in quanto non può, per sua natura, sottostare all’usura alla quale soccomberebbe un documento cartaceo.
Tuttavia, un documento smaterializzato può essere, mediante alcuni strumenti, modificato e reso editabile.

Sostanzialmente quindi, il vantaggio della smaterializzazione dei documenti sta nel fatto che gli stessi, perdendo il loro formato cartaceo per sposare quello digitale perdono, al contempo, la caratteristica di deteriorabilità del formato cartaceo ma ovviamente devono essere sottoposti a specifici processi di tutela e conservazione connessi al formato digitale.

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Temi di approfondimento correlati:

Gestire i documenti e le esigenze di e-government

E-government e gestione documenti: quale rapporto?

Per comprendere in pieno il rapporto che intercorre tra la gestione dei documenti da parte del personale della P.A. e l’e-government è necessario, prima, comprendere il significato di questo termine.

Generalmente si legge spesso di e-government nel caso in cui la Pubblica Amministrazione utilizza infrastrutture quali Internet al fine di erogare una serie di servizi ai cittadini.
Per esempio può essere definito un servizio di e-government la possibilità offerta dalle amministrazioni comunali ai cittadini di poter pagare online alcune tasse locali, attraverso il sito ufficiale del proprio comune, o anche il semplice accesso a banche dati contenenti moduli o, ancora, nel caso delle cartelle cliniche digitalizzate la possibilità di accedere alla propria cartella clinica mediante accesso riservato sul sito della ASL di competenze.

Gli esempi sono innumerevoli.

Gestione di documenti digitalizzati e Archivistica informatica

Come riportato all’interno dell’articolo dedicato all’evoluzione storica degli Archivi, l’Archivistica è una disciplina regolata da criteri scientifici che è materia di studio da parte di coloro, dirigenti e impiegati, che all’interno della Pubblica Amministrazione si occupano proprio di gestione di documenti informatici.
L’Archivistica attraverso il supporto degli strumenti informatici si occupa della gestione dei documenti elettronici e dei dati digitali, e i progetti di E-government mirano a sviluppare proprio le potenzialità di questi strumenti.

Outsourcing Archivistico: Bucap e la PA

Bucap lavora nel settore dell’Archiviazione dal 1982 offrendo soluzioni di outsourcing archivistico personalizzate in base alle esigenze sia a Clienti privati sia alla Pubblica Amministrazione.
Nei confronti della Pubblica Amministrazione vengono rispettate tutte le clausole imposte dal Documento redatto dalla Direzione Generale Archivi – Servizio III Studi e ricerca dei Beni Culturali e per altro espresse anche nel documento Codice etico – Bucap.

Disaster recovery

Disaster recovery: definizione

Il termine disaster recovery (DR) indica il ripristino di dati, informazioni, documenti, in emergenza qualora gli stessi, per eventi catastrofici, subissero danni.
E’ bene sottolineare che disaster recovery e backup non sono la stessa attività.
Il back up è un metodo preventivo di salvataggio dei dati e generalmente viene scadenzato nel tempo.

Il disaster recovery interviene per ripristinare una situazione (dati e informazioni).
Avere un sistema di back up non significa avere un sistema di disaster recovery.
Pensiamo, ad esempio, all’attività di archiviazione fatture in uno Studio di commercialisti. 

E’ sostanzialmente immaginabile l’enorme danno che un qualsiasi disastro (naturale o involontariamente procurato) possa arrecare allo Studio se lo stesso non usufruisse di un sistema di disaster recovery.
Se l’evento catastrofico accade, per esempio, il 10 gennaio e il sistema di back up ha salvato tutto quel che è stato archiviato e inserito nei personal computer fino al 5 gennaio (in quanto scadenzato per ogni 5 del mese), questo comporterà che tutti i dati immessi e le informazioni catalogate per 5 giorni (dal 5 gennaio al 10 gennaio) saranno andate irreparabilmente perse.

Business continuity e Disaster recovery

L’attività di disaster recovery è parte di una ben più ampia attività che risponde al nome di business continuity.
La business continuity è la branca aziendale il cui obiettivo fondamentale è recuperare ad eventuali danni e catastrofi in diversi settori.
Per comprendere l’importanza di un sistema di disaster recovery per la business continuity di un’Azienda basterà comprendere che l’elemento principale caratterizzante un evento catastrofico è imprevedibilità.

Pertanto quel che è imprevedibile non può essere preventivato.
Contrariamente, possono e devono essere previsti gli effetti di un evento catastrofico.

Sistemi Bucap di Disaster recovery

L’integrità dei dati gestiti da Bucap è garantita a più livelli e prevede complessi sistemi di disaster recovery che assicurano dati, informazioni e documenti digitalizzati al ripristino totale per eventuali eventi catastrofici.
Per approfondire nello specifico dei servizi Bucap per la sicurezza:
Affidabilità nella gestione dei flussi documentali – Bucap S.p.A. 

Digitalizzazione e archiviazione delle immagini

Archiviare le immagini digitalizzate

Anche le immagini, così come i documenti cartacei, vengono sottoposte a digitalizzazione e successivamente archiviate.

E’ il caso, ad esempio, delle immagini relative a mappe con particolare valore storico. Proprio grazie a Bucap mappe e registri custoditi in un deposito dell’Aeronautica Militare e utili ai fini dello studio sui cambiamenti climatici avvenuti nel ‘900, sono stati digitalizzati e resi fruibili.
L’acquisizione ottica delle immagini, inoltre, ha assicurato le stesse ad una “lunga vita” sottraendole per sempre ad alterazioni determinate da agenti esterni.

Metodologia di digitalizzazione

Il principale strumento utilizzato per la scansione di documenti cartacei e immagini è lo scanner. Lo scanner è un periferica che converte un’immagine analogica in immagine digitale rispettando esattamente, colori e forme.

Inoltre, successivamente grazie ad una tecnologica intelligente di riconoscimento con OCR  (Optical Character Recognition riconoscimento ottico dei caratteri) è possibile, trasformare le immagini che contengono testi in dati contenuti in database che poi possono essere interrogati per le ricerche.

Immagini digitalizzate e microfilm: servizio Bucap

Oltre a digitalizzare e archiviare le immagini, rendendole quindi facilmente gestibili attraverso il proprio computer, è possibile riversare le immagini informatiche su microfilm (approfondimento dedicato alla Microfilmatura) tramite l’utilizzo del Digital Archive Writer di Kodak, migrandole su Microfilm da 16 mm di alta qualità.