Digitalizzazione documenti

Ricette elettroniche per la farmacia e il medico

La digitalizzazione delle ricette mediche, insieme alla già citata digitalizzazione delle cartelle cliniche risponde all’esigenza di snellire l’iter burocratico che spesso costringe i cittadini/pazienti a lunghe file presso gli sportelli delle Asl di competenza o in farmacia.

Il procedimento di digitalizzazione dei documenti cartacei presenta, in generale, numerosi vantaggi, gli stessi vantaggi sono palesemente intuibili se immaginiamo la digitalizzazione applicata alla documentazione cartacea inerente il settore medico.

Non solo.
Quel che fino a pochi anni fa potevamo solo immaginare, oggi sta diventando realtà.

Proprio nei primi mesi del 2010, infatti, è stato avviato, in via sperimentale, un progetto molto interessante di ricetta digitale, elettronica nella Regione Piemonte grazie ad un lavoro di gruppo tra medico, Ministero della Salute e farmacista.
Sostanzialmente il progetto prevede che il medico possa inviare al Ministero della Salute le ricette e il farmacista, collegandosi al sito del Ministero mediante un accesso riservato, possa verificare le stesse.

La digitalizzazione delle ricette mediche porta con sé un quesito fondamentale, ovvero quale sicurezza per la privacy?
Tuttavia anche questa problematica appare essere stata risolta e in ogni caso sarà lo stesso progetto pilota a determinare eventuali risoluzioni.

Link utili:
Comunicato stampa del Ministero della Salute (PDF)

DigitPA

DigitPA: obiettivi e finalità

Con il Decreto Legislativo 1 dicembre 2009, n. 177 intitolato “Riorganizzazione del Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, a norma dell’articolo 24 della legge 18 giugno 2009, n. 69” il CNIPA, Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione cambia denominazione in DigitPA.

Il Decreto ha come obiettivo il riordino della disciplina del Centro definito come “un ente pubblico non economico, con sede in Roma e competenza nel settore delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nell’ambito della pubblica amministrazione …” e che svolge funzioni di natura:

  • Progettuale
  • Tecnica
  • Operativa

Le funzioni del CNIPA, come recita l’Art. 22 “…sono trasferite a DigitPA, secondo quanto disposto dal presente decreto“.

CNIPA = DigitPA = dematerializzazione e non solo..

Più volte abbiamo “chiamato in causa” il CNIPA parlando della protocollazione a norme CNIPA  e dell’Archiviazione a norme CNIPA.

Il CNIPA, (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) opera presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri per l’attuazione delle politiche formulate, a nome del Governo dal Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella Pubblica Amministrazione, con la missione di contribuire alla creazione di valore per cittadini e imprese da parte della Pubblica Amministrazione, fornendo a questa supporto nell’uso innovativo dell’informatica e, più in generale, dell’ICT (Information and Communication Technology).  Il CNIPA, quale referente incaricato dal Governo per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, ha un ruolo quantomeno fondamentale in molteplici tematiche da noi trattate e approfondite anche nell’Area Editoriale.
E’ proprio nel CNIPA e quindi in DigitPA che trovano piena applicazione concetti quali, per esempio, “Dematerializzazione” (anche conservazione sostitutiva), Protocollo informatico, Gestione dei flussi documentali, firma digitale, posta certificata in riferimento non solo alla Pubblica Amministrazione ma anche in riferimento alle Aziende fornitrici della Pubblica Amministrazione.

L’ultimo articolo del Decreto parla chiaro, comunque: ” La denominazione: «Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione» ovunque presente nella vigente normativa e’ sostituita dalla seguente: «DigitPA».

Approfondimenti:

Decreto Legislativo 1 dicembre 2009, n. 177 “Riorganizzazione del Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, a norma dell’articolo 24 della legge 18 giugno 2009, n. 69 (Formato PDF)

 

Biblioteche digitali

L’archiviazione digitale e le biblioteche

L’importanza dell’archiviazione digitale si manifesta palesemente, anche e non solo, con la creazione di biblioteche digitali, un patrimonio culturale per l’umanità.
Le biblioteche digitali conservano per sempre, grazie a strumenti adeguati e personale specializzato nella conservazione dei documenti, vere e proprie opere d’arte, dal libro, magari antico, alla “fotografia” del quadro che in tal modo potrà essere visibile anche a chi, fisicamente, si trova lontano migliaia di chilometri dalla location in cui è ospitato.
La biblioteca digitale è un contenitore di documenti digitali e per questo motivo si distingue nettamente dalle biblioteche “normali” che, tuttavia, possono contenere al loro interno delle specifiche sezioni dedicate alla condivisione di documenti digitalizzati.

Europeana: un esempio di biblioteca digitale

Europeana.eu  è un esempio di biblioteca digitale realizzata e finanziata dalla Commissione Europea nell’ambito del programma eContentplus.
Grazie a questa biblioteca digitale è possibile collegarsi a oltre 10 milioni di oggetti digitali tra immagini, dipinti, foto, testi, documenti, video, film non solo relativi a grandi e conosciute opere ma anche a quei piccoli e nascosti tesori custoditi nei musei, nelle biblioteche e negli archivi di tutta Europa.

Inoltre, in perfetto stile web 2.0 che prevede la condivisione di dati e informazioni, si possono salvare le proprie ricerche effettuate tramite il motore di ricerca interno e aggiungere le pagine ai segnalibri grazie al servizio gratuito My Europeana.

Tutto ciò è possibile grazie alla natura stessa di questi documenti, ovvero al fatto che la gestione dei documenti digitalizzati è semplice, intuitiva e immediata.

Servizio Bucap di Digitalizzazione dei documenti

Smaterializzazione – dematerializzazione dei documenti

Smaterializzazione: quale significato?

Generalmente questo termine “smaterializzazione” viene immediatamente associato a particolari effetti che potremo definire paranormali e infatti è molto probabile che la prima risposta data alla domanda “che cosa è la smaterializzazione” richiami episodi legati a film di fantascienza dove le persone viaggiavano attraverso il teletrasporto.

Se accostiamo a smaterializzazione la parola “documenti” tutto diventa molto più chiaro.
La smaterializzazione dei documenti è, in realtà, meglio conosciuta come dematerializzazione.
Questo termine è stato introdotto inizialmente nel settore finanziario in riferimento ai titoli di credito e successivamente è diventato un termine utilizzato soprattutto in riferimento ai documenti cartacei della Pubblica Amministrazione.

Il ruolo della smaterializzazione cartacea

Nel ciclo di vita dei documenti, la smaterializzazione è quel processo che trasforma i documenti cartacei in documenti digitalizzati.

La carta, definibile in questo caso come “materia, materiale”, quindi tangibile e usurabile, viene trasformata in “immateriale”, quindi non tangibile e non usurabile.
Il documento informatico, infatti, è immateriale in quanto non può, per sua natura, sottostare all’usura alla quale soccomberebbe un documento cartaceo.
Tuttavia, un documento smaterializzato può essere, mediante alcuni strumenti, modificato e reso editabile.

Sostanzialmente quindi, il vantaggio della smaterializzazione dei documenti sta nel fatto che gli stessi, perdendo il loro formato cartaceo per sposare quello digitale perdono, al contempo, la caratteristica di deteriorabilità del formato cartaceo ma ovviamente devono essere sottoposti a specifici processi di tutela e conservazione connessi al formato digitale.

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Temi di approfondimento correlati:

Gestire i documenti e le esigenze di e-government

E-government e gestione documenti: quale rapporto?

Per comprendere in pieno il rapporto che intercorre tra la gestione dei documenti da parte del personale della P.A. e l’e-government è necessario, prima, comprendere il significato di questo termine.

Generalmente si legge spesso di e-government nel caso in cui la Pubblica Amministrazione utilizza infrastrutture quali Internet al fine di erogare una serie di servizi ai cittadini.
Per esempio può essere definito un servizio di e-government la possibilità offerta dalle amministrazioni comunali ai cittadini di poter pagare online alcune tasse locali, attraverso il sito ufficiale del proprio comune, o anche il semplice accesso a banche dati contenenti moduli o, ancora, nel caso delle cartelle cliniche digitalizzate la possibilità di accedere alla propria cartella clinica mediante accesso riservato sul sito della ASL di competenze.

Gli esempi sono innumerevoli.

Gestione di documenti digitalizzati e Archivistica informatica

Come riportato all’interno dell’articolo dedicato all’evoluzione storica degli Archivi, l’Archivistica è una disciplina regolata da criteri scientifici che è materia di studio da parte di coloro, dirigenti e impiegati, che all’interno della Pubblica Amministrazione si occupano proprio di gestione di documenti informatici.
L’Archivistica attraverso il supporto degli strumenti informatici si occupa della gestione dei documenti elettronici e dei dati digitali, e i progetti di E-government mirano a sviluppare proprio le potenzialità di questi strumenti.

Outsourcing Archivistico: Bucap e la PA

Bucap lavora nel settore dell’Archiviazione dal 1982 offrendo soluzioni di outsourcing archivistico personalizzate in base alle esigenze sia a Clienti privati sia alla Pubblica Amministrazione.
Nei confronti della Pubblica Amministrazione vengono rispettate tutte le clausole imposte dal Documento redatto dalla Direzione Generale Archivi – Servizio III Studi e ricerca dei Beni Culturali e per altro espresse anche nel documento Codice etico – Bucap.

Disaster recovery

Disaster recovery: definizione

Il termine disaster recovery (DR) indica il ripristino di dati, informazioni, documenti, in emergenza qualora gli stessi, per eventi catastrofici, subissero danni.
E’ bene sottolineare che disaster recovery e backup non sono la stessa attività.
Il back up è un metodo preventivo di salvataggio dei dati e generalmente viene scadenzato nel tempo.

Il disaster recovery interviene per ripristinare una situazione (dati e informazioni).
Avere un sistema di back up non significa avere un sistema di disaster recovery.
Pensiamo, ad esempio, all’attività di archiviazione fatture in uno Studio di commercialisti. 

E’ sostanzialmente immaginabile l’enorme danno che un qualsiasi disastro (naturale o involontariamente procurato) possa arrecare allo Studio se lo stesso non usufruisse di un sistema di disaster recovery.
Se l’evento catastrofico accade, per esempio, il 10 gennaio e il sistema di back up ha salvato tutto quel che è stato archiviato e inserito nei personal computer fino al 5 gennaio (in quanto scadenzato per ogni 5 del mese), questo comporterà che tutti i dati immessi e le informazioni catalogate per 5 giorni (dal 5 gennaio al 10 gennaio) saranno andate irreparabilmente perse.

Business continuity e Disaster recovery

L’attività di disaster recovery è parte di una ben più ampia attività che risponde al nome di business continuity.
La business continuity è la branca aziendale il cui obiettivo fondamentale è recuperare ad eventuali danni e catastrofi in diversi settori.
Per comprendere l’importanza di un sistema di disaster recovery per la business continuity di un’Azienda basterà comprendere che l’elemento principale caratterizzante un evento catastrofico è imprevedibilità.

Pertanto quel che è imprevedibile non può essere preventivato.
Contrariamente, possono e devono essere previsti gli effetti di un evento catastrofico.

Sistemi Bucap di Disaster recovery

L’integrità dei dati gestiti da Bucap è garantita a più livelli e prevede complessi sistemi di disaster recovery che assicurano dati, informazioni e documenti digitalizzati al ripristino totale per eventuali eventi catastrofici.
Per approfondire nello specifico dei servizi Bucap per la sicurezza:
Affidabilità nella gestione dei flussi documentali – Bucap S.p.A. 

Digitalizzazione e archiviazione delle immagini

Archiviare le immagini digitalizzate

Anche le immagini, così come i documenti cartacei, vengono sottoposte a digitalizzazione e successivamente archiviate.

E’ il caso, ad esempio, delle immagini relative a mappe con particolare valore storico. Proprio grazie a Bucap mappe e registri custoditi in un deposito dell’Aeronautica Militare e utili ai fini dello studio sui cambiamenti climatici avvenuti nel ‘900, sono stati digitalizzati e resi fruibili.
L’acquisizione ottica delle immagini, inoltre, ha assicurato le stesse ad una “lunga vita” sottraendole per sempre ad alterazioni determinate da agenti esterni.

Metodologia di digitalizzazione

Il principale strumento utilizzato per la scansione di documenti cartacei e immagini è lo scanner. Lo scanner è un periferica che converte un’immagine analogica in immagine digitale rispettando esattamente, colori e forme.

Inoltre, successivamente grazie ad una tecnologica intelligente di riconoscimento con OCR  (Optical Character Recognition riconoscimento ottico dei caratteri) è possibile, trasformare le immagini che contengono testi in dati contenuti in database che poi possono essere interrogati per le ricerche.

Immagini digitalizzate e microfilm: servizio Bucap

Oltre a digitalizzare e archiviare le immagini, rendendole quindi facilmente gestibili attraverso il proprio computer, è possibile riversare le immagini informatiche su microfilm (approfondimento dedicato alla Microfilmatura) tramite l’utilizzo del Digital Archive Writer di Kodak, migrandole su Microfilm da 16 mm di alta qualità.

Digitalizzare documenti = rispetto per l’ambiente

Digitalizzazione ed ecologia: quale rapporto?

In più articoli di approfondimento dedicati alla digitalizzazione dei documenti abbiamo spesso sottolineato l’importanza che tale processo riveste all’interno di un’azienda o della Pubblica Amministrazione, sia in termini di sicurezza, rintracciabilità e lunga vita dei documenti sia in termini di efficienza delle stesse strutture che, delegando ad un software la gestione dei documenti riescono, in tal modo, a veicolare le proprie risorse umane verso le aree aziendali reputate più strategiche.

In questo articolo di approfondimento esamineremo la digitalizzazione dei documenti dal punto di vista “ecologico”, ovvero dal punto di vista dell’ambiente.
E’ infatti quantomeno necessario sottolineare questo importante dato di fatto che talvolta si da per scontato: la digitalizzazione dei documenti fa bene all’ambiente, vediamo perché.

Digitalizzazione ed Ecologia: autorevoli punti di vista

Possiamo prendere spunto per introdurre la tematica da quel che emerge anche a carattere internazionale da diverse rilevanti Conferenze tenutesi di recente.
Come nel caso della conferenza “Internet Evolved“, tenutasi a Torino In questo contesto autorevoli personaggi hanno toccato diversi temi legati alla sostenibilità ambientale tra i quali anche quello legato alla digitalizzazione dei documenti, quindi della loro trasformazione da cartacei a digitali, in formato PDF.

La stessa nota conferenza sull’ambiente tenutati a Copenhagen ha lanciato un’importante iniziativa intitolata “‘Scartiamoci!”, al fine di attuare una sensibilizzazione in merito ai temi del risparmio energetico e dello sviluppo sostenibile.
Una simile attenzione, proveniente da più parti e a più livelli, deve far sicuramente riflettere.

A tal punto appare ancora più interessante l’indagine condotta dal CERIS-CNR, che, si legge testualmente nel comunicato stampa pubblicato sul sito del CNR e intitolato “Documento digitale per salvare sei milioni di alberi“: “…secondo le stime del CERIS-CNR, il risparmio potenziale dall’adozione del documento digitale, nei soli settori soggetti a normativa, oscilla tra le 168.000 e le 259.000 tonnellate di materiali cartacei, equivalente al 13-21% del consumo totale di carta negli uffici italiani…

Workflow documentale

Workflow: quale significato

Prima di affrontare l’argomento “workflow documentale” sarà utile soffermarci sulla definizione della parola workflow.
Tecnicamente con il termine workflow si intende un processo automatizzato che può avere diverse applicazioni.

Per esempio, la pubblicazione di una pagina web può subire un “workflow di approvazione” che richiede la supervisione di alcuni attori,come il caporedattore.
Pertanto il redattore redige l’articolo, il caporedattore lo approva e il direttore lo pubblica.
Questo è un esempio pratico per spiegare in modo molto semplice cosa sia il “workflow”.

Se uniamo a questa parola il termine “documentale” avremo come risultato il processo automatizzato mediante il quale un documento potrà essere acquisito, autenticato, protocollato, modificato, archiviato e, in futuro, ricercato.

Workflow documentale: quali opportunità

Automatizzare il ciclo di vita dei documenti significa snellire notevolmente l’attività di archiviazione degli stessi, fino a ridurla ad un intervento minimo che può tradursi in un solo click sul proprio computer.
Le opportunità che ne emergono sono, infatti, molteplici.
Ad oggi molti enti, sia pubblici sia privati, devono necessariamente gestire una considerevole quantità di documenti che, il più delle volte, da cartacei vengono trasformati, per esigenze di sicurezza e di legge, in digitali.
Tuttavia, però, trasformare un documento cartaceo in digitale non comporta, come immediato effetto, la sua rintracciabilità assoluta.

Affinché ciò sia possibile è necessario che per la gestione di tutti i documenti (o per la gestione di tipi di documenti uguali) sia impostata un regola che automatizzi il processo di acquisizione, catalogazione e ricerca.
Ovvero, si da vita ad un’ attività definita come Knowledge management system.

I vantaggi immediati che una simile attività comporta sono:

  • efficienza;
  • semplicità di utilizzo;
  • sicurezza nella gestione delle informazioni;
  • rapidità della ricerca dei documenti;
  • rintracciabilità dei documenti assicurata.

Documento informatico

Il Documento informatico giuridicamente rilevante

Con il termine “documento informatico” si intende la rappresentazione “informatica” di dati, atti e fatti giuridicamente rilevanti, così come riferisce il Codice della Amministrazione Digitale nel D.Lgs 7 marzo 2005, n.82.
La validità del documento informatico ai fini giuridici, viene ad esso attribuita grazie all’apposizione della firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata.
L’efficacia giuridica del documento informatico è la stessa che viene attribuita ad un documento cartaceo derivante da scrittura privata, infatti il documento informatico “risponde” all’articolo 2702 del codice civile.

Articolo 2702 Codice civile e documento informatico

Così cita testualmente l’articolo 2702 del codice civile, Efficacia della scrittura privata: La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.
Pertanto la validità giuridica del contenuto di un documento informatico è assicurata dalla presenza della firma digitale.

Definizione del documento informatico

Testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuto attraverso un processo di elaborazione elettronica di cui sia identificabile l’origine“.
Volendo esemplificare, potremo dire che il documento informatico è il principale protagonista del sistema informativo interno non solo alla P.A. ma anche nelle realtà private.

La data nel documento informatico

Come è possibile dimostrare l’esistenza di un documento informatico in una precisa data?
La risposta a questa domanda è: marcatura temporale, strumento il cui obiettivo è proprio quello di evitare eventuali contrasti nell’accertamento della data. Questa viene generata e associata alla firma digitale, per cui è un’attività che compete a parti terze.

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