Digitalizzazione documenti

Digitalizzazione e archiviazione delle immagini

Archiviare le immagini digitalizzate

Anche le immagini, così come i documenti cartacei, vengono sottoposte a digitalizzazione e successivamente archiviate.

E’ il caso, ad esempio, delle immagini relative a mappe con particolare valore storico. Proprio grazie a Bucap mappe e registri custoditi in un deposito dell’Aeronautica Militare e utili ai fini dello studio sui cambiamenti climatici avvenuti nel ‘900, sono stati digitalizzati e resi fruibili.
L’acquisizione ottica delle immagini, inoltre, ha assicurato le stesse ad una “lunga vita” sottraendole per sempre ad alterazioni determinate da agenti esterni.

Metodologia di digitalizzazione

Il principale strumento utilizzato per la scansione di documenti cartacei e immagini è lo scanner. Lo scanner è un periferica che converte un’immagine analogica in immagine digitale rispettando esattamente, colori e forme.

Inoltre, successivamente grazie ad una tecnologica intelligente di riconoscimento con OCR  (Optical Character Recognition riconoscimento ottico dei caratteri) è possibile, trasformare le immagini che contengono testi in dati contenuti in database che poi possono essere interrogati per le ricerche.

Immagini digitalizzate e microfilm: servizio Bucap

Oltre a digitalizzare e archiviare le immagini, rendendole quindi facilmente gestibili attraverso il proprio computer, è possibile riversare le immagini informatiche su microfilm (approfondimento dedicato alla Microfilmatura) tramite l’utilizzo del Digital Archive Writer di Kodak, migrandole su Microfilm da 16 mm di alta qualità.

Digitalizzare documenti = rispetto per l’ambiente

Digitalizzazione ed ecologia: quale rapporto?

In più articoli di approfondimento dedicati alla digitalizzazione dei documenti abbiamo spesso sottolineato l’importanza che tale processo riveste all’interno di un’azienda o della Pubblica Amministrazione, sia in termini di sicurezza, rintracciabilità e lunga vita dei documenti sia in termini di efficienza delle stesse strutture che, delegando ad un software la gestione dei documenti riescono, in tal modo, a veicolare le proprie risorse umane verso le aree aziendali reputate più strategiche.

In questo articolo di approfondimento esamineremo la digitalizzazione dei documenti dal punto di vista “ecologico”, ovvero dal punto di vista dell’ambiente.
E’ infatti quantomeno necessario sottolineare questo importante dato di fatto che talvolta si da per scontato: la digitalizzazione dei documenti fa bene all’ambiente, vediamo perché.

Digitalizzazione ed Ecologia: autorevoli punti di vista

Possiamo prendere spunto per introdurre la tematica da quel che emerge anche a carattere internazionale da diverse rilevanti Conferenze tenutesi di recente.
Come nel caso della conferenza “Internet Evolved“, tenutasi a Torino In questo contesto autorevoli personaggi hanno toccato diversi temi legati alla sostenibilità ambientale tra i quali anche quello legato alla digitalizzazione dei documenti, quindi della loro trasformazione da cartacei a digitali, in formato PDF.

La stessa nota conferenza sull’ambiente tenutati a Copenhagen ha lanciato un’importante iniziativa intitolata “‘Scartiamoci!”, al fine di attuare una sensibilizzazione in merito ai temi del risparmio energetico e dello sviluppo sostenibile.
Una simile attenzione, proveniente da più parti e a più livelli, deve far sicuramente riflettere.

A tal punto appare ancora più interessante l’indagine condotta dal CERIS-CNR, che, si legge testualmente nel comunicato stampa pubblicato sul sito del CNR e intitolato “Documento digitale per salvare sei milioni di alberi“: “…secondo le stime del CERIS-CNR, il risparmio potenziale dall’adozione del documento digitale, nei soli settori soggetti a normativa, oscilla tra le 168.000 e le 259.000 tonnellate di materiali cartacei, equivalente al 13-21% del consumo totale di carta negli uffici italiani…

Workflow documentale

Workflow: quale significato

Prima di affrontare l’argomento “workflow documentale” sarà utile soffermarci sulla definizione della parola workflow.
Tecnicamente con il termine workflow si intende un processo automatizzato che può avere diverse applicazioni.

Per esempio, la pubblicazione di una pagina web può subire un “workflow di approvazione” che richiede la supervisione di alcuni attori,come il caporedattore.
Pertanto il redattore redige l’articolo, il caporedattore lo approva e il direttore lo pubblica.
Questo è un esempio pratico per spiegare in modo molto semplice cosa sia il “workflow”.

Se uniamo a questa parola il termine “documentale” avremo come risultato il processo automatizzato mediante il quale un documento potrà essere acquisito, autenticato, protocollato, modificato, archiviato e, in futuro, ricercato.

Workflow documentale: quali opportunità

Automatizzare il ciclo di vita dei documenti significa snellire notevolmente l’attività di archiviazione degli stessi, fino a ridurla ad un intervento minimo che può tradursi in un solo click sul proprio computer.
Le opportunità che ne emergono sono, infatti, molteplici.
Ad oggi molti enti, sia pubblici sia privati, devono necessariamente gestire una considerevole quantità di documenti che, il più delle volte, da cartacei vengono trasformati, per esigenze di sicurezza e di legge, in digitali.
Tuttavia, però, trasformare un documento cartaceo in digitale non comporta, come immediato effetto, la sua rintracciabilità assoluta.

Affinché ciò sia possibile è necessario che per la gestione di tutti i documenti (o per la gestione di tipi di documenti uguali) sia impostata un regola che automatizzi il processo di acquisizione, catalogazione e ricerca.
Ovvero, si da vita ad un’ attività definita come Knowledge management system.

I vantaggi immediati che una simile attività comporta sono:

  • efficienza;
  • semplicità di utilizzo;
  • sicurezza nella gestione delle informazioni;
  • rapidità della ricerca dei documenti;
  • rintracciabilità dei documenti assicurata.

Documento informatico

Il Documento informatico giuridicamente rilevante

Con il termine “documento informatico” si intende la rappresentazione “informatica” di dati, atti e fatti giuridicamente rilevanti, così come riferisce il Codice della Amministrazione Digitale nel D.Lgs 7 marzo 2005, n.82.
La validità del documento informatico ai fini giuridici, viene ad esso attribuita grazie all’apposizione della firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata.
L’efficacia giuridica del documento informatico è la stessa che viene attribuita ad un documento cartaceo derivante da scrittura privata, infatti il documento informatico “risponde” all’articolo 2702 del codice civile.

Articolo 2702 Codice civile e documento informatico

Così cita testualmente l’articolo 2702 del codice civile, Efficacia della scrittura privata: La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.
Pertanto la validità giuridica del contenuto di un documento informatico è assicurata dalla presenza della firma digitale.

Definizione del documento informatico

Testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuto attraverso un processo di elaborazione elettronica di cui sia identificabile l’origine“.
Volendo esemplificare, potremo dire che il documento informatico è il principale protagonista del sistema informativo interno non solo alla P.A. ma anche nelle realtà private.

La data nel documento informatico

Come è possibile dimostrare l’esistenza di un documento informatico in una precisa data?
La risposta a questa domanda è: marcatura temporale, strumento il cui obiettivo è proprio quello di evitare eventuali contrasti nell’accertamento della data. Questa viene generata e associata alla firma digitale, per cui è un’attività che compete a parti terze.

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Certificati medici digitalizzati

Il formato elettronico digitalizzato dei certificati medici

La recente normativa in merito alla trasmissione di certificati medici per via telematica per i dipendenti della Pubblica Amministrazione, sottolinea chiaramente l’orientamento verso una più efficiente gestione dei tempi e delle risorse.
La normativa che disciplina l’invio telematico dei certificati medici è quella del Dlgs n.150 del 2009 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 31 ottobre 2009, n. 254.

Nello specifico l’Art 55 lì dove, si legge testualmente “In tutti i casi di assenza per malattia la certificazione medica e’ inviata per via telematica, direttamente dal medico o dalla struttura sanitaria che la rilascia, all’Istituto nazionale della previdenza sociale … L’inosservanza degli obblighi di trasmissione per via telematica della certificazione medica concernente assenze di lavoratori per malattia di cui al comma 2 costituisce illecito disciplinare …

La digitalizzazione dei documenti, i quali, in tal modo, si trasformano da cartacei in elettronici mantenendo la loro validità grazie anche all’apposizione della firma digitale, è un’opportunità di sviluppo dell’efficienza per l’ente pubblico ma anche per le aziende private.

La digitalizzazione dei certificati medici, la trasformazione delle cartelle cliniche da cartacee in elettroniche, e in generale tutti gli interventi “tecnici” che mirano a snellire il rapporto cittadino – Pubblica Amministrazione, fanno parte del più ampio progetto che risponde al nome di dematerializzazione della P.A. e il cui obiettivo, oltre quello appena citato, è l’automazione di procedimenti amministrativi.

I vantaggi di “natura tecnica” prodotti dalla digitalizzazione, in questo caso, dei certificati medici sono estremamente evidenti:

  • Riduzione dello spazio fisico
  • Possibilità di invio e recezione dei certificati medici in tempo reale
  • Migliore classificazione dei documenti
  • Più semplice reperibilità dei certificati
  • Conservazione dell’integrità del documento nel lungo tempo

Bucap è specializzata in servizi di digitalizzazione di documenti di qualsiasi natura, al seguente link “Digitalizzazione documenti” tutti i servizi inerenti alla digitalizzazione.

Argomenti correlati:
Decreto lgs. N 150 del 2009 (PDF)

Archiviazione cartelle cliniche

Digitalizzazione sinistri

Perché digitalizzare le pratiche sinistri

Con il termine “digitalizzazione” si intende la trasformazione di un documento da cartaceo in formato elettronico, ovvero digitale.
La procedura di digitalizzazione si avvale di alcuni strumenti e metodologie quali la scansione ottica e l’indicizzazione delle immagini contenute nel documento.

Sono molteplici le tipologie di documenti che possono essere digitalizzate, tra i documenti anche quelli riguardanti i sinistri.

E’ possibile, sostanzialmente, rendere digitale qualunque tipo di documento al fine di:

  • Acquisire maggiore spazio nel proprio ufficio, azienda;
  • Rendere la consultazione di documenti più veloce ed immediata
  • Aumentare la “vita” e la “conservazione” dei documenti nel tempo.

Assicurazioni e digitalizzazione sinistri

Per tali motivi, dunque, il servizio di digitalizzazione sinistri e archiviazione polizze sono alcuni tra i servizi più utili dei quali possono avvalersi, ad esempio, le Assicurazioni.

Le Assicurazioni, per loro “natura”, hanno la necessità di gestire una mole di documenti legati proprio alla gestione dei sinistri.

Rendere i documenti relativi ai sinistri immediatamente reperibili, con un solo click, comporta non solo una maggiore efficienza del lavoro in generale, ma anche la capacità di rispondere alle esigenze dei propri clienti senza sottoporre gli stessi ad attese e rinvii che ne comprometterebbero il buon apporto con l’Azienda.

La fidelizzazione dei clienti in questo settore altamente competitivo, quello delle Assicurazioni appunto, avviene anche e soprattutto attraverso la tempestività con la quale si offre loro una risposta esaustiva e precisa.

I vantaggi dell’Assicurazione che sceglie la digitalizzazione dei sinistri

Se ipotizziamo, infatti, che un’Assicurazione possa avere almeno 50 clienti, con una media di 4 sinistri per cliente all’anno e numero di impiegati pari a 4, solo l’attività di gestione dei sinistri prevederà la produzione di almeno 200 pratiche.


Ogni pratica, quindi ogni cartella, conterrà una serie di documenti cartacei, ipotizziamo 10 fogli: 200 pratiche, sostanzialmente, sono 2000 fogli e notevole occupazione di spazio.

Inoltre, presupponendo che non sempre sarà possibile impiegare le stesse persone sulla stessa pratica sinistri, sarà necessario che gli altri lavoratori conoscano collocazione e dettagli di ogni pratica, con notevole impiego di tempo e rischi di efficienza.

Ipotizzando che la stessa azienda si affidi al servizio di digitalizzazione sinistri ciò comporterà la gestione immediata di tutte le pratiche sinistri utilizzando un qualsiasi computer e quindi:

  • eliminazione dell’archivio cartaceo con conseguente acquisto di spazio;
  • immediata comprensione del sistema da parte di tutti gli impiegati;
  • notevole risparmio di tempo e quindi maggiore efficienza;
  • tempestività nelle risposte ai clienti e, quindi, fidelizzazione.