La microfilmatura per serbare la memoria fisica del documento

Tra tutti i sistemi di conservazione sostitutiva dei documenti disponibili al giorno d’oggi, la microfilmatura è una scelta ben definita da necessità imprescindibili.

Tale scelta è spesso dettata dall’esigenza di dover conservare una memoria fisica del documento. E, quando si parla di memoria fisica, si parla dell’aspetto materiale del documento fin nei minimi dettagli.

Conservare le pagine di un volume antico in microfilm, dà la possibilità ai fruitori futuri della copia così ottenuta, di osservare il documento d’origine nel dettaglio del materiale impiegato e nei colori originali.

Spesso, infatti, le procedure di scansione comportano traumi irrecuperabili per l’originale e producono copie con un dettaglio limitato che va a discapito dell’agilità di fruizione del risultato finale (file molto pesanti) e della fedeltà di riproduzione dei colori e dei particolari.

Per queste ragioni, i servizi di microfilmatura sono particolarmente adeguati per la conservazione di documenti provenienti dagli archivi di biblioteche, fondazioni o collezionisti privati.

Utilizzando la procedura di microfilmatura, infatti, si potrà consultare una copia comoda, fedele e sicura, senza usurare il documento originale che, affidato a supporti estremamente deperibili, potrà essere conservato con le adeguate accortezze.

Scopri tutti i vantaggi dei servizi di microfilmatura.

La conversione a Microfilm garantisce un documento per 500 anni

Il processo di microfilmatura o di conversione a microfilm dei documenti è il processo di conservazione dai risultati più longevi. La durata dei documenti riportati in microfilm può giungere fino a 500 anni rispetto ai 20 della conservazione digitale, per esempio. Per questo la microfilmatura è un’attività molto legata alla conservazione non solo dei beni fiscali o giuridici di elevatissima importanza, come per esempio degli atti notarili, ma anche dei beni culturali.

Certamente la resa in versione ottica tramite conversione a microfilm causa una limitata accessibilità al documento rispetto ad una conversione in digitale dello stesso ma quando si parla di conservazione il mezzo va misurato allo scopo. In genere, infatti, la conversione dei documenti in formato digitale viene utilizzata per i file che occupano la parte dell’archivio corrente o dell’archivio di deposito: si tratta infatti di documenti che necessitano di spesso di consultazione e controllo per cui devono godere di un’accessibilità massima.

Una volta che questi documenti passano invece all’archivio storico, la parte dell’archivio destinata alla pura conservazione e alla memoria, allora essi trovano migliore vita nella conversione a microfilm che ne garantisce la longevità sopra ogni altra cosa.

Questo è il metodo adottato per la conservazione di moltissimi documenti e testimonianze storiche. Un esempio ne sono le pergamene di Messina, la cui conversione in microfilm ne ha permesso la conservazione in sede e la restituzione dell’originale a Siviglia; grazie a questa conversione a microfilm le pergamene sono ora costantemente a disposizione del pubblico con lo scopo di mantenere viva la memoria storica cittadina.

Approfondimenti
Conversioni a Microfilm

I vantaggi delle conversioni a microfilm

Le conversioni a microfilm sono ancora una pratica molto utilizzata. Perché? Il motivo è molto semplice: la conservazione dei documenti tramite microfilm è ancora oggi quella più durevole. Un documento convertito su questo supporto può rimanere intatto per 500 anni.

Al contrario un supporto digitale come un CD o un DVD, al di la della subitanea facilità d’uso che permette, per l’avanzare della tecnologia legata al digitale, appunto, e per il deterioramento fisico dei materiale, non può garantire una durata superiore a vent’anni. Per questo motivo aziende leader nella fornitura in outsourcing di servizi di archiviazione documentale accanto all’innovazione tecnologica atta a mantenere il passo con le esigenze della digitalizzazione continuano a rinnovare e ad offrire ai propri clienti ottimi ed efficienti servizi di conservazione a lungo termine. Bucap, come una di quelle, non ha mai dimenticato l’importanza di quella e continua a fornire ai propri clienti un ottimo servizio di conversione a microfilm sostenuto dalle ultime tecnologie.

La sua partecipazione al programma Kodak Image Guard inoltre le permette di essere sempre aggiornata sulle ultime novità in merito alla conservazione ottica a lungo termine. Su questa solida base, Bucap offre ai propri clienti servizi di:
• Produzione classica di microfilm su supporti classici da 16 o 35 mm;
• Conversione da immagini digitali a microfilm grazie all’utilizzo del programma Digital Archive Writer di Kodak;
• Conversione da microfilm ad immagine digitale supportata dallo scanner Nextscan Eclipse.

Non solo, quindi, un’azienda leader nel settore della fornitura di servizi di conservazione documentale si distingue per il ventaglio completo di servizi offerti ma anche, e soprattutto, per la flessibilità e la possibilità di integrazione degli uni sugli altri.

Approfondimenti
Conversioni microfilm

Microfilm e acquisizione digitale: quale preferire?

Microfilmatura e acquisizione digitale sono due processi di conservazione documentale che presentano caratteristiche differenti. Nessuno dei due è preferibile all’altro in assoluto ma si adattano all’adempimento di diverse esigenze. La microfilmatura è preferibile al supporto digitale per la conservazione nel lungo periodo (il microfilm consente la conservazione del dei documenti acquisiti fino a 100 anni), dall’altra il documento digitale risulta ottimale nel processo di archiviazione e accesso. Mentre, infatti, l’archiviazione tramite microfilmatura, in quanto comporta l’utilizzo di un supporto analogico, richiede la compilazione di documenti di descrizione e indicizzazione esterni, il supporto digitale permette la creazione automatica di un file di testo associato al documento stesso contenente la sua descrizione. Se guardiamo alla longevità dei supporti, poi, la minore efficienza del supporto digitale è dovuta in gran parte al supporto stesso, che col tempo comincia a degradare e a perdere dati (cd, dvd, dischi magnetici).

In base a queste piccole indicazioni si può capire come un’archiviazione sicura debba prevedere l’adozione incrociata delle due tecnologie. Ciò non implica ovviamente che si debbano creare due archivi distinti con un duplice dispendio di risorse. Esistono infatti dei mezzi che permettono di convertire i documenti microfilmati e digitalizzati gli uni negli altri in qualsiasi momento della loro fase conservativa.

Così i microfilm possono essere convertiti in formati digitali del tipo Tiff, Pdf e Jpg, grazie all’utilizzo di uno scanner. Bucap utilizza lo scanner Nextscan Eclipse, in quanto l’azienda si affida a Kodak per l’assistenza sulla pellicola.

Viceversa un formato digitale può essere trasferito all’interno di un microfilm con la stessa semplicità del processo inverso grazie all’utilizzo di software Kodak dedicati.

Approfondimento
Microfilm e long-term archive

Microfilmatura o acquisizione digitale?

Nella storia dellav conserazione documentaristica la domanda è stata posta più volte ma, ad oggi, sembra che una preferenza assoluta per l’una o l’altra tecnica sia stata espressa su basi oggettive.

Volendo riprendere la questione proviamo a porre degli indici di interesse che ci permettano di valutare le performance delle due tecniche di conservazione, analizzandone le caratteristiche comparabili.

Cosa ricerca un’azienda che voglia affidarsi ad un servizio di conservazione e cosa può far la differenza nella scelta di un particolare media piuttosto che di un altro? Sicuramente al fruitore del servizio interesserà innanzi tutto la durata della vita del media nel lungo termine; in seguito a questo il fruitore cercherà di affidarsi ad un media che possa rappresentare uno standard, in modo tale che ne sia garantita la lettura nel tempo. In base a quest’ultima quindi si andrà poi in contro al media più accessibile e la cui ricerca all’interno di un archivio risulti più veloce e semplice possibile. Anche i costi per la messa in opera della catalogazione e il mantenimento si rivelano, al fine, determinanti per la scelta. Un’azienda si muoverà, quindi, verso una tecnologia che possa comportare costi di mantenimento e lettura minori rispetto al concorrente; infine, ma di massima importanza, si cercherà il mezzo che renda la migliore qualità dell’immagine da conservare.

La lunghezza della vita del media di conservazione
Se lo scopo dell’acquisizione del documento è la conservazione dello stesso, la prima domanda da farsi è: quale dei media può garantire nel lungo termine un mantenimento invariato dei suoi contenuti?

Un media magnetico come un Hard disk può custodire un’immagine intatta per 3-5 anni al massimo; un CD o un DVD può arrivare a 10 anni di vita mantenendo le caratteristiche dei file originale: il supporto dopo fisico decade dopo un tale lasso di tempo e mina la possibilità di estrarne il contenuto.

Il microfilm (in acetato) mantiene l’immagine intatta per oltre 100 anni. Per un periodo del genere il mantenimento digitale necessiterebbe di un ripetuto ripristino su nuovi supporti, quindi di un lavoro di restauro ripetuto negli anni.

Dal punto di vista della durata della vita del media sarebbe, quindi, da preferirsi l’utilizzo del microfilm all’acquisizione digitale del documento, fermo restando che in quanto ad indicizzazione e ricerca il formato digitale offre soluzioni di accesso molto più semplici e veloci.

Lo standard
I supporti digitali subiscono un continuo rinnovo tecnologico. Spesso tecnologie adottate da pochi anni vengono sostituite e rimpiazzate in toto o quasi, per cui gli standard spesso hanno vita molto breve. Per quanto riguarda la conservazione tramite acquisizione digitale è significativo il caso del passaggio da CD a DVD.

Il microfilm al contrario rappresenta una tecnologia matura, sviluppata al massimo dei suoi potenziali. È preferibile quest’ultima in quanto rappresenta uno standard stabile.

Archiviazione e Accessibilità
Per quanto riguarda queste due categorie l’utilizzo del microfilm nell’acquisizione di immagini porta con se degli handicap esecutivi non irrilevanti nei confronti dell’acquisizione digitale dei documenti.

Rivolgiamoci al processo di indicizzazione: una volta acquisite, le immagini in microfilm vanno indicizzate per l’archiviazione: questo processo comporta dei tempi e dei costi notevoli in quanto per ogni immagine acquisita andrà creato un documento esterno di descrizione e indicizzazione. Al contrario l’utilizzo di un software OCR (Optical Character Recognition) applicato all’acquisizione digitale dell’immagine, permette la descrizione immediata di quella e la creazione automatica di un file di testo associato ad essa ad accesso univoco. Sicuramente questa tecnologia favorirà un ricerca veloce e una presentazione immediata del documento al cliente.

Se poi misuriamo il livello di accessibilità e di possibilità di condivisione dei file di tipo digitale, ne risulta che file leggeri e condivisibili via internet o intranet aziendale pongono il digitale ad un livello di usabilità di gran lunga auspicabile rispetto a quello concesso dal microfilm.

La qualità dell’immagine
Fattore rilevantissimo per la conservazione di un’immagine del documento originario, la qualità dell’immagine acquisita crea un divario notevole tra le due tecnologie. Il microfilm secondo le specifiche ANSI (American National Standard Institute) deve mantenere approssimativamente una qualità calcolabile in 2,000 dpi (punti per pollice). Al contrario una acquisizione digitale mediante scansione produce immagini che variano qualitativamente tra i 200 e i 400 dpi. A questo punto la condivisione, tanto semplice e veloce per il digitale, riduce ulteriormente la qualità del documento: la visualizzazione di un documento offerta da un browser web può addirittura dimezzare la quantità di dpi del documento acquisito.

Che processo preferire?
In media stat virtus. L’integrazione dei due processi è la risposta giusta a qualsiasi esigenza di conservazione documentaristica. Unire la qualità dell’immagine resa dalla duplicazione in microfilm, la sua durata nel tempo e la garanzia di accessibilità universale ai suoi contenuti alla facilità e velocità di condivisione e archiviazione dell’immagine digitale, risulta ad oggi il processo più indicato per la conservazione della documentazione nel lungo periodo.

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Microfilm e long-term archive

Document Conversion Center – Microfilm

Qualità dei microfilm: certificazione Document Conversion Center

Supporti quali CD e DVD pur garantendo ai documenti una vita sicuramente molto lunga e affidabile rispetto ad altri formati, non costituiscono tuttavia una garanzia a lungo termine.
Sono i microfilm a garantire la vita dei documenti anche fino a 500 anni e per tale motivo i microfilm sono definiti come supporti Long Term Archive.
I microfilm sono pellicole in grado di svolgere la funzione di supporti per la documentazione di ogni tipo.

Microfilm di qualità: KODAK

I servizi di microfilmatura che Bucap propone in qualità di Document Conversion Center possono realmente essere definiti come servizi di qualità, proprio grazie all’adesione dell’Azienda al programma Kodak Image Guard.
Il programma Kodak Image Guard presuppone dei controlli periodici e seminari di aggiornamento il cui scopo è appurare la persistenza delle condizioni necessarie a poter essere qualificati come Document Conversion Center.
Essere certificati KODAK significa garantire alla propria clientela la massima qualità in termini di formato e di processo.

Certificazioni KODAK: una garanzia

Oltre alla certificazione Kodak Image Guard relativa alla microfilmatura, Bucap ha ottenuto anche un’ulteriore certificazione KODAK che ne attesta la professionalità ed è espressione di garanzia: Kodak Document Imaging Center ( in merito all’attività di acquisizione ottica dei documenti).

Per conoscere tutte le certificazioni di Bucap: Certificazione Bucap

Microfilmatura

Fotografare i documenti con la Microfilmatura

La microfilmatura è il procedimento attraverso il quale è possibile trasformare qualunque documento cartaceo in documento digitale: la microfilmatura è, sostanzialmente, la “fotografia” del documento che desideriamo conservare per un lungo periodo.

Possiamo, infatti, definire la parola “microfilmatura” come sinonimo di “archiviazione a lungo termine”.

Il servizio di microfilmatura prevede una serie di interventi, in primis l’organizzazione del materiale che deve essere convertito da cartaceo a digitale.

Pertanto, benché il servizio di microfilmatura presupponga l’utilizzo di una tecnologia standard l’apporto dato dall’esperienza di chi opera, in questo caso Bucap, è quantomeno fondamentale così come è fondamentale personalizzare il servizio in base alle esigenze del Cliente, sia esso privato o un Ente pubblico.

Microfilmatura: quali vantaggi

Tutti i documenti cartacei possono e, in qualche caso, dovrebbero, essere sottoposti a microfilmatura.

I vantaggi della microfilmatura possono essere distinti in vantaggi strettamente legati al servizio in sé e vantaggi, invece, definibili come indotti.

I vantaggi immediati della microfilmatura

:

  • Conservazione dei documenti nel lungo periodo
  • Conservazione dell’integrità del documento e quindi delle informazioni/dati/immagini in esso contenute
  • Notevole acquisto di spazio nell’ufficio, nell’azienda
  • Velocità nella ricerca dei documenti
  • Possibilità di personalizzare la ricerca di documenti e informazioni in essi contenute
  • Possibilità di duplicazione

I vantaggi indotti dalla microfilmatura

Rendere il procedimento di archiviazione snello, veloce e usabile nel suo utilizzo, significa aumentare la produttività aziendale, di qualunque settori si tratti.

Immaginare di cercare e trovare un documento tra mille altri documenti significa dover dedicare a quell’attività una o più persone.

La microfilmatura consente, invece, con un semplice click del mouse, di potere trovare il documento nel proprio computer, tra centinaia di documenti, effettuando anche ricerche personalizzate.

Le risorse e il tempo impiegato a cercare “fisicamente “un documento vengono pertanto incanalati verso le aree core business con enorme vantaggi in termini di produttività aziendale.

Microfilmatura: per quali aziende

Il servizio di microfilmatura è un servizio di archiviazione utile a qualsiasi tipologia di azienda.

Ogni impresa, priva o ente pubblico, infatti, ha quotidianamente l’esigenza di catalogare e conservare intatti una miriade di documenti.

Vi sono, poi, enti e aziende che necessitano del servizio di microfilmatura, proprio per la loro “natura”.

Nel caso specifico Biblioteche e Archivi, ad esempio, che, soprattutto in Italia, Paese ricco di materiale di interesse storico politico, raccolgono milioni di documenti.