approfondimenti tematici

Firma elettronica

Firma elettronica, firma digitale e firma elettronica qualificata

La firma elettronica e la firma digitale, spesso vengono descritte come la medesima “cosa”. In realtà è proprio il CNIPA a fornirci un’esaustiva descrizione del contenuto della firma elettronica e quindi della differenza tra questa e la firma digitale.

Si legge infatti nel documento intitolato “Linee guida per l’utilizzo della Firma Digitale“: “La Firma digitale è un particolare tipo di “Firma elettronica qualificata”, basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata…“.

Pertanto, benché i due strumenti abbiano fini uguali, ovvero quello di attribuire validità al documento, non sono del tutto corrispondenti l’uno all’altro.
In generale, possiamo dire, prendendo in prestito l’ulteriore specificazione addotta dal CNIPA che la firma elettronica è “L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica“.

Da questa asserzione si evincono subito alcune condicio sine qua non:

  • insieme di dati
  • dati in forma elettronica
  • associazione logica con altri dati elettronici

Firma digitale

La firma digitale è definita come firma “forte” da un punto di vista giuridico ed è un tipo di Firma elettronica qualificata. Le principali caratteristiche di questo tipo di firma elettronica sono:

  • possibilità di identificare il titolare in modo univoco
  • il firmatario detiene il controllo esclusivo del mezzo
  • la titolarità è stata certificata da un soggetto terzo (la “Certification Authority”)

Firma digitale e PEC

firma digitale e pec

Conservazione sostitutiva

Conservazione sostitutiva: focus e approfondimento

La conservazione sostitutiva dei documenti, introdotta ufficialmente e legalmente nel 2004, è l’attività che consente di rendere validi e originali i documenti trasformati da cartacei in elettronici. Si definisce “sostitutiva” in quanto sostituisce la “normale” archiviazione cartacea senza alterare, per questo, la validità dei documenti trasformati in documenti digitali.

La delibera CNIPA 11/04 distingue fra Archiviazione e Conservazione.
L’Archiviazione Digitale, per cui non sono previste particolari modalità operative, ha lo scopo di permettere un facile e razionale accesso al documento.
Per Conservazione Sostitutiva, si intende pertanto quel processo che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità.

Sostanzialmente quindi, un documento cartaceo ufficiale e originale non perde la sua validità, grazie alla conservazione sostitutiva e alla firma digitale.

Nel parlare di Conservazione Sostitutiva si troverà spesso accostato il concetto di dematerializzazione.

Conservazione sostitutiva versus Archiviazione fisica

E’ di fatto scorretto parlare di quale tra le due sia la soluzione migliore: queste sono due tipi di attività diverse.
La conservazione sostitutiva ha come effetto immediato il risparmio di spazio e di materiale per produrre i documenti in modalità cartacea e la possibilità di ricercare i documenti in modo estremamente semplice e veloce.

E’ evidente che per Enti, Associazioni o Aziende che producono una considerevole mole di documenti la soluzione che appare come la più idonea è la conservazione sostitutiva.
Nel caso specifico si prendano come esempio gli Uffici comunali di una città capoluogo di provincia in grado di produrre all’anno milioni di fascicoli di carta, documenti che, per loro natura, necessitano di essere spesso consultabili e rintracciabili.

 

Progetti di Logistica disegnati sul Cliente

Logistica: pianificare progetti

Il termine “logistica” è di per sé molto ampio e abbraccia, in realtà, una serie di attività il cui obiettivo è quello di gestire e organizzare il flusso di beni e informazioni all’interno di un’azienda (possono essere realizzati diversi progetti di logistica).

L’origine etimologia greca della parola “Logos” (letteralmente parola ma anche logica) spiega perfettamente quanto appena accennato.

Generalmente il termine logistica si trova collegato ad altri termini quali trasporto e magazzino.

La logistica è solitamente una delle attività che le Aziende preferiscono delegare in outsourcing concentrando in tal modo le proprie risorse interne verso aree più strategiche.

Affinché le Aziende possano beneficiare di seri e adeguati progetti di logistica è necessario, preventivamente, “disegnare su carta” la mappa delle esigenze dell’Azienda stessa e individuare il piano strategico migliore per gestire e organizzare il flusso di informazioni e materiali.

Progetti di logistica ad hoc

I progetti di logistica realmente disegnati sulle esigenze del Cliente devono essere preceduti da un confronto diretto con lo stesso al fine di stabilire e redigere un programma ad hoc.

L’elemento caratterizzante dei progetti di logistica Bucap è la flessibilità e l’alto livello di personalizzazione.

Un progetto di logistica può subire nel corso della sua vita delle revisioni in itinere, pertanto la flessibilità dei progetti Bucap è in grado di sopperire ad eventuali necessità di modifiche e/o integrazioni dei procedimenti.

Tale flessibilità è assicurata dalla competenza ed esperienza più che ventennale della Bucap nel settore logistico e dall’utilizzo di propri strumenti tecnici e informatici totalmente realizzati e gestiti dalla Bucap stessa.

Servizi di logistica erogati da Bucap

Di seguito un elenco dei servizi erogati da Bucap nel settore logistico:

  • consegna e distribuzione;
  • conservazione e stoccaggio;
  • gestione degli ordini di acquisto e dei rapporti con i fornitori;
  • gestione dei processi di ricevimento, registrazione e controllo dei beni;
  • gestione di inventari, statistiche e contabilità di magazzino;
  • picking, imballaggio e confezionamento;
  • redazione di progetti e piani di logistica;
  • sistemi informativi e procedure informatiche;
  • visibilità e controllo del processo e dello status.

Archiviazione buste contabili


Archiviazione buste contabili: conservare documenti importanti

Tutti gli eventi con una certa rilevanza economica all’interno di un’Azienda vanno a comporre l’ampia tematica della Contabilità.

Generalmente, infatti, la parola contabilità si trova associata a parole quali bilancio, reddito di impresa e adempimenti fiscali, tutti termini attinenti alla situazione economica dell’Azienda.

La Contabilità è una “scienza” molto ampia e che si dirama in diversi tipi di contabilità o, meglio, in due criteri di gestione contabile: generale e industriale.

La mole di documenti prodotta da una simile attività dove costantemente è necessario rintracciare fatture, buste contabili e documenti archiviati è evidentemente consistente.

Buste contabili: archiviazione e conservazione

Nello specifico quando si parla di “buste contabili” si intende documenti importanti ai fini sia economici che fiscali.

Immaginiamo un’Azienda, anche se PMI, e tutte le attività inerenti, ad esempio, alla vendita o all’acquisto.

In un solo mese di vita l’Azienda si trova sommersa da un numero abbastanza elevato di buste contabili.

E’ a questo punto che il servizio di archiviazione gioca un ruolo fondamentale non solo nella risoluzione immediata della problematica, ovvero nella corretta gestione dei documenti e quindi nella loro conservazione nel tempo, ma anche per tutto quel che riguarda gli effetti indotti.

Affidare in outsourcing il servizio di archiviazione di buste contabili e non solo, significa ottenere vantaggi in termini di ottimizzazione dei costi, riduzione dei tempi operativi di ricerca dei documenti e di recuperare strutture e risorse interne per altre importanti attività aziendali.

Archiviazione Fatture


Archiviare fatture secondo la vigente normativa sulla fatturazione elettronica

La vigente normativa chiarisce esplicitamente che la gestione e l’archiviazione elettronica delle fatture è un’attività obbligatoria per la Pubblica Amministrazione e per i suoi fornitori.

L’obbligatorietà deriva dalla necessità di dematerializzazione, processo al quale si stanno convertendo tutti gli uffici della P.A.

Pertanto tutte le fatture emesse dalla PA nei confronti dei propri fornitori, le fatture emesse dai fornitori verso la PA e la trasmissione dei dati di fatturazione, dovranno essere gestite e archiviate mediante lettura ottica se nate originariamente in formato cartaceo, oppure dovranno direttamente nascere, vivere e essere archiviate in formato digitale.

Pertanto la creazione e la trasmissione dei dati dovrà essere un trasmissione telematica certificata e rispettosa delle normative di settore.

La normativa prevede condizioni e strumenti necessari per ottemperare alla disposizione.

L’archiviazione fatture oltre ad essere obbligatoria per gli enti sopra citati risulta comunque utile e vantaggiosa per tutte le aziende a prescindere dalla loro ragione sociale.

Archiviazione fatture: vantaggi

In generale è possibile dire che tutti gli esercizi commerciali, gli studi, le aziende e i professionisti sono tenuti ad emettere fatture al momento della vendita di un bene o servizio.

E’ attraverso questo documento, la fattura, che è possibile, infatti, documentare le operazioni rilevanti ai fini dell’IVA.

Inoltre, le fatture vanno conservate nel tempo, da sei mesi a diversi anni, fino ad arrivare a tipologie di fatture che non devono mai essere eliminate.

Di qualunque ragione sociale sia un’azienda, è ovvio che l’archiviazione di fatture richiede una serie di competenze e interventi i quali devono essere in grado di garantire la conservazione dei documenti e la facile reperibilità degli stessi, soprattutto a distanza di anni.

Pertanto l’archiviazione digitale delle fatture, cioè la cosiddetta fatturazione elettronica, ha come obiettivi e vantaggi quelli di: conservare l’integrità dei documenti anche a distanza di anni, rendere facilmente e velocemente rintracciabili i documenti, utilizzare lo spazio guadagnato dall’eliminazione di un archivio fisico in modo più fruttifero.

Archiviazione fatture: quali settori?

Abbiamo accennato all’utilità dello strumento “archiviazione fatture” a prescindere dalla sua obbligatorietà prevista, per altro, per enti pubblici e loro fornitori.

In realtà possono beneficiare di questo servizio tutte le aziende, studi di professionisti e altri enti che hanno necessità di essere maggiormente produttivi ed efficienti.

Il servizio di archiviazione fatture di Bucap può essere erogato a:

  • Studi professionali (commercialisti, avvocati,notai, medici …)
  • Aziende(di qualsiasi regione sociale)
  • Enti e associazioni

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Fatturazione elettronica

Microfilmatura

Fotografare i documenti con la Microfilmatura

La microfilmatura è il procedimento attraverso il quale è possibile trasformare qualunque documento cartaceo in documento digitale: la microfilmatura è, sostanzialmente, la “fotografia” del documento che desideriamo conservare per un lungo periodo.

Possiamo, infatti, definire la parola “microfilmatura” come sinonimo di “archiviazione a lungo termine”.

Il servizio di microfilmatura prevede una serie di interventi, in primis l’organizzazione del materiale che deve essere convertito da cartaceo a digitale.

Pertanto, benché il servizio di microfilmatura presupponga l’utilizzo di una tecnologia standard l’apporto dato dall’esperienza di chi opera, in questo caso Bucap, è quantomeno fondamentale così come è fondamentale personalizzare il servizio in base alle esigenze del Cliente, sia esso privato o un Ente pubblico.

Microfilmatura: quali vantaggi

Tutti i documenti cartacei possono e, in qualche caso, dovrebbero, essere sottoposti a microfilmatura.

I vantaggi della microfilmatura possono essere distinti in vantaggi strettamente legati al servizio in sé e vantaggi, invece, definibili come indotti.

I vantaggi immediati della microfilmatura

:

  • Conservazione dei documenti nel lungo periodo
  • Conservazione dell’integrità del documento e quindi delle informazioni/dati/immagini in esso contenute
  • Notevole acquisto di spazio nell’ufficio, nell’azienda
  • Velocità nella ricerca dei documenti
  • Possibilità di personalizzare la ricerca di documenti e informazioni in essi contenute
  • Possibilità di duplicazione

I vantaggi indotti dalla microfilmatura

Rendere il procedimento di archiviazione snello, veloce e usabile nel suo utilizzo, significa aumentare la produttività aziendale, di qualunque settori si tratti.

Immaginare di cercare e trovare un documento tra mille altri documenti significa dover dedicare a quell’attività una o più persone.

La microfilmatura consente, invece, con un semplice click del mouse, di potere trovare il documento nel proprio computer, tra centinaia di documenti, effettuando anche ricerche personalizzate.

Le risorse e il tempo impiegato a cercare “fisicamente “un documento vengono pertanto incanalati verso le aree core business con enorme vantaggi in termini di produttività aziendale.

Microfilmatura: per quali aziende

Il servizio di microfilmatura è un servizio di archiviazione utile a qualsiasi tipologia di azienda.

Ogni impresa, priva o ente pubblico, infatti, ha quotidianamente l’esigenza di catalogare e conservare intatti una miriade di documenti.

Vi sono, poi, enti e aziende che necessitano del servizio di microfilmatura, proprio per la loro “natura”.

Nel caso specifico Biblioteche e Archivi, ad esempio, che, soprattutto in Italia, Paese ricco di materiale di interesse storico politico, raccolgono milioni di documenti.

Gestione del magazzino

Come gestire gli archivi e il magazzino

Quando si parla di “gestione del magazzino” si introduce una tematica legata, essenzialmente, alle modalità con le quali è possibile stoccare e gestire giacenze e spedizioni di materiali di qualsiasi natura.

Generalmente accanto al termine “gestione del magazzino” troviamo spesso un altro termine quale software.

Un “magazzino” è generalmente identificato come la struttura fisica nella quale viene effettuato lo stoccaggio (logistica).

Al fine di gestire il magazzino è necessario avvalersi di strumenti tecnici e informatici e personale qualificato in grado di svolgere adeguatamente alcune operatività.

Gestire il magazzino attraverso un software

Si definisco gestionali i software che hanno come scopo quello di rendere automatica la gestione di alcune attività interne all’azienda.

Tra i software gestionali, il software di gestione del magazzino CISCA, realizzato da Bucap e direttamente gestito e utilizzato da diversi anni, ha proprio l’obiettivo di rendere più semplice ed immediato il controllo delle giacenze e la gestione dei flussi di entrata e uscita merci, la gestione degli spazi disponibili in magazzino, del macero dei materiali obsoleti, degli utenti e dei report.

I vantaggi di avere un software per la gestione del magazzino

Svolgere attività ripetitive, nel lungo periodo, può comportare alcuni svantaggi per la produttività dell’Azienda.

E’ infatti inevitabile che tali attività determino una minore concentrazione delle risorse impiegate e quindi un più ampio margine di errore.

Il vantaggio immediato nel delegare e affidare ad un software attività ripetitive quali la gestione del magazzino, è quindi la possibilità di indirizzare le risorse verso aree ritenute maggiormente strategiche ai fini della produttività aziendale.

Ma i vantaggi che potremo definire come “correlati” sono molti altri, nel caso specifico del software Cisca, ad esempio, funzioni quali Gestione degli utenti e Gestione report garantiscono il massimo della sicurezza e della customizzazione.

Il servizio di gestione magazzino offerto da Bucap, erogato da più di 25 anni, risponde ad elevati standard di qualità ed è in grado di unire una grande professionalità logistica al supporto di innovativi sistemi informativi offrendo al cliente possibilità di accesso e controllo diretto e immediato dei propri beni.

Digitalizzazione sinistri

Perché digitalizzare le pratiche sinistri

Con il termine “digitalizzazione” si intende la trasformazione di un documento da cartaceo in formato elettronico, ovvero digitale.
La procedura di digitalizzazione si avvale di alcuni strumenti e metodologie quali la scansione ottica e l’indicizzazione delle immagini contenute nel documento.

Sono molteplici le tipologie di documenti che possono essere digitalizzate, tra i documenti anche quelli riguardanti i sinistri.

E’ possibile, sostanzialmente, rendere digitale qualunque tipo di documento al fine di:

  • Acquisire maggiore spazio nel proprio ufficio, azienda;
  • Rendere la consultazione di documenti più veloce ed immediata
  • Aumentare la “vita” e la “conservazione” dei documenti nel tempo.

Assicurazioni e digitalizzazione sinistri

Per tali motivi, dunque, il servizio di digitalizzazione sinistri e archiviazione polizze sono alcuni tra i servizi più utili dei quali possono avvalersi, ad esempio, le Assicurazioni.

Le Assicurazioni, per loro “natura”, hanno la necessità di gestire una mole di documenti legati proprio alla gestione dei sinistri.

Rendere i documenti relativi ai sinistri immediatamente reperibili, con un solo click, comporta non solo una maggiore efficienza del lavoro in generale, ma anche la capacità di rispondere alle esigenze dei propri clienti senza sottoporre gli stessi ad attese e rinvii che ne comprometterebbero il buon apporto con l’Azienda.

La fidelizzazione dei clienti in questo settore altamente competitivo, quello delle Assicurazioni appunto, avviene anche e soprattutto attraverso la tempestività con la quale si offre loro una risposta esaustiva e precisa.

I vantaggi dell’Assicurazione che sceglie la digitalizzazione dei sinistri

Se ipotizziamo, infatti, che un’Assicurazione possa avere almeno 50 clienti, con una media di 4 sinistri per cliente all’anno e numero di impiegati pari a 4, solo l’attività di gestione dei sinistri prevederà la produzione di almeno 200 pratiche.


Ogni pratica, quindi ogni cartella, conterrà una serie di documenti cartacei, ipotizziamo 10 fogli: 200 pratiche, sostanzialmente, sono 2000 fogli e notevole occupazione di spazio.

Inoltre, presupponendo che non sempre sarà possibile impiegare le stesse persone sulla stessa pratica sinistri, sarà necessario che gli altri lavoratori conoscano collocazione e dettagli di ogni pratica, con notevole impiego di tempo e rischi di efficienza.

Ipotizzando che la stessa azienda si affidi al servizio di digitalizzazione sinistri ciò comporterà la gestione immediata di tutte le pratiche sinistri utilizzando un qualsiasi computer e quindi:

  • eliminazione dell’archivio cartaceo con conseguente acquisto di spazio;
  • immediata comprensione del sistema da parte di tutti gli impiegati;
  • notevole risparmio di tempo e quindi maggiore efficienza;
  • tempestività nelle risposte ai clienti e, quindi, fidelizzazione.