Protocollo informatico

Ephesoft, soluzione per la catalogazione automatica documenti cartacei

La catalogazione automatica dei documenti cartacei è lo strumento fondamentale per gestire la transizione dalla gestione documentale cartacea a quella digitale.

C’era una volta il data entry manuale e la creazione di database per clienti e fornitori; c’erano una volta i faldoni e gli scaffali pieni di carta. Oggi la storia è cambiata e i documenti vengono catalogati grazie ad automazioni software. Da essi vengono estratti i dati fondamentali per la loro archiviazione attraverso la metadatazione e il risultato è la rapida ed efficiente creazione (o implementazione) di database privi di errori.

Un software per la cattura dei dati e per la catalogazione automatica dei documenti può essere, dunque, uno strumento strategico per abbattere i costi e i tempi legati alla classificazione e all’estrazione dei dati dalle fatture, dalle assicurazioni, dai fax e da altri documenti, analogici o elettronici. Il vero anello di congiungimento tra un’impresa vecchio stile e una moderna ed efficiente impresa paperless.

Gli esperti di gestione documentale di Bucap consigliano una tra le migliori soluzioni open source per la cattura e catalogazione automatica dei documenti cartacei: Ephesoft. Seguite il prossimo link per scoprire quali sono tutti i vantaggi dall’introduzione di Ephesoft nella vostra azienda.

Le domande giuste per avere un protocollo informatico a norma

La normativa relativa al protocollo informatico e alla conservazione sostitutiva stanno cambiando rapidamente e poter contare su un protocollo informatico sempre aggiornato è fondamentale, sia per la PA che per i privati.

Quali sono, dunque, le domande giuste da porre al proprio fornitore per assicurarsi che il software di protocollo sia conforme alla legge sulla gestione documentale e conservazione sostitutiva?

Le domande sono principalmente due:

Piuma è il protocollo informatico nato dalla trentennale esperienza nel campo della gestione e archiviazione documentale di Bucap e dall’approfondita conoscenza dei sistemi software della nostra area progettazione e innovazione. Grazie al nostro servizio di assistenza e di consulenza, il protocollo informatico Piuma può essere implementato in qualsiasi azienda o ente, per essere perfettamente integrato nei flussi lavorativi e amministrativi delle organizzazioni.

Piuma è aggiornato alle ultime regole tecniche, per avere un di protocollo informatico pienamente a norma. Per scoprire di più, contattate i nostri esperti.

Protocollo informatico e informatizzato, qual è la differenza?

Qual è la differenza tra il concetto di protocollo informatico e protocollo informatizzato? Quando parliamo di protocollo informatico intendiamo, secondo la definizione data dal DPR 445/2000:

Quell’insieme di risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dalle Amministrazioni per la gestione dei documenti.

Quando, invece, parliamo di informatizzazione del protocollo, stiamo facendo riferimento al grado d’integrazione del protocollo informatico con gli altri sistemi di  gestione documentale della PA, a partire dalla forma base di protocollo: il nucleo minimo individuato dalla norma, per arrivare alla gestione informatica di tutto il workflow documentale.

Una PA che ha implementato il nucleo minimo di protocollo informatico ha, dunque, raggiunto il primo livello d’informatizzazione del protocollo.

Nel settembre del 2000, l’allora Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione (ex CNIPA, ex DigitPA, oggi Agenzia per l’Italia digitale – AgID), nel documento che stilava le linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni (più conosciuto come GEDOC 2), sancì la differenza tra il concetto di protocollo informatico e informatizzato, definendo i quattro livelli realizzativi dell’informatizzazione del protocollo:

  • Nucleo minimo di protocollo
  • Gestione documentale
  • Workflow documentali
  • Business Process Reengineering

Regole tecniche 2014 per il protocollo informatico e la conservazione nella PA

Ciò che vi avevamo anticipato qualche tempo fa, con la Gazzetta Ufficiale n° 59 del 12 marzo 2014, è divenuto realtà. La pubblicazione ufficiale di due decreti del Presidente del Consiglio dei ministri ha introdotto le regole tecniche in materia di conservazione digitale e protocollo informatico.

Le nuove norme introducono le novità rilevanti di cui si è già detto nel precedente approfondimento e che qui ricordiamo brevemente:

  • Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico per il rispetto della privacy e per l’immodificabilità dei documenti conservati;
  • Obbligatorietà e pubblicità del Manuale della conservazione;
  • Definizione delle regole per la conservazione dei documenti analogici unici;
  • Introduzione del concetto di sistema di conservazione e superamento delle distinzioni tra conservazione sostitutiva di documenti informatici e analogici.

Le regole tecniche daranno alle PA anche gli strumenti per valutare la conformità alla norma dei servizi proposti dai conservatori, pubblici o privati, accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale.

Le regole tecniche per la conservazione digitale e il protocollo informatico introdotte con la GU n° 59 del 2014 rappresentano un importante passo verso la trasparenza e la digitalizzazione della PA.

Funzionalità del software di protocollo informatico Piuma

Cosa ci si deve aspettare da un software di protocollo informatico? Quali sono le sue funzionalità? Per rispondere a queste domande andiamo a vedere quali sono le funzioni di “Piuma”, il software di protocollo informatico realizzato dall’area progettazione e innovazione di Bucap.

La tipologia di operazioni svolte da “Piuma” (modulo base) possono essere classificate in tre macro-aree:

Funzionalità di gestione documentale della Fase Corrente

  • Registrazione e segnatura di protocollo, assegnazione della data di protocollazione e riferimento all’Organizzazione (secondo quanto prescritto dalla norma);
  • Classificazione e fascicolazione (sulla base del Piano di Classificazione definito);
  • Tracciamento delle modifiche;
  • Gestione di fascicoli/serie documentarie;
  • Gestione del Piano di Calssificazione;
  • Ricerca dei fascicoli/serie e visualizzazione dei documenti;
  • User management e gestione degli accessi (secondo quanto prescritto dalla legge sulla privacy L. 196/03);
  • Visualizzazione del Repertorio dei fascicoli/serie;
  • Versamento dei fascicoli nell’Archivio di Deposito, secondo le logiche indicate dal Massimario di selezione e scarto;
  • Gestione dei Registri di emergenza (secondo quanto previsto dalla normativa).

 

Funzionalità di notifica e condivisione dei documenti

  • Smistamento dei documenti nell’ambito dell’Organizzazione;
  • Tracciamento e notifica degli smistamenti.

 

Funzionalità di record management informatico

  • Introduzione dei documenti digitali nel repository documentale;
  • Visualizzazione degli stessi;
  • Gestione e tracciamento delle versioni e delle revisioni.

Queste sono solo alcune delle funzionalità del software di protocollo informatico Piuma di Bucap. I moduli aggiuntivi (Modulo archivistico e Modulo organizzativo) aggiungono potenti strumenti archivistici e di gestione documentale che ne fanno una risorsa strategica per ogni tipo di organizzazione.

Per scoprire di più sulle funzionalità di “Piuma” vi invitiamo a leggere la pagina dedicata a questo software di protocollo informatico.

Sistemi di gestione documentale, i vantaggi dell’open source

I sistemi di gestione documentale digitale: perché scegliere le soluzioni open source? Un’azienda, o un’organizzazione, può trovare nei software non proprietari dei vantaggi impareggiabili, partendo dal costo iniziale per proseguire sul tema della flessibilità d’implementazione e di customizzazione, sulla base delle esigenze specifiche.

Grazie all’ampia flessibilità delle soluzioni di gestione documentale open source sarà possibile, infatti, adattare il nuovo sistema ai processi organizzativi e ai workflow già in atto, un aspetto fondamentale per evitare che l’introduzione di uno strumento volto alla semplificazione e l’alleggerimento dei processi si trasformi in un trauma organizzativo.

La scelta di un open source deve, però, essere oculata e basarsi sulla valutazione della sua diffusione e sull’attività della comunità di sviluppo. Maggiore sarà la diffusione della piattaforma di gestione documentale basata su codice Open source, più ampia sarà la comunità dedita al suo sviluppo e maggiori saranno le release di fixing e di miglioramento dello strumento.

Un software open source permette di abbattere i costi d’acquisto iniziale e i costi d’intervento successivo. È altresì vero che l’implementazione di un’architettura di gestione documentale in un’organizzazione deve essere guidata da esperti, per massimizzarne l’efficienza e l’integrazione nei workflow documentali.

Gestione elettronica documentale open source, le soluzioni per le aziende

La gestione elettronica documentale open source è un sistema pratico e a basso costo per il record management aziendale. Grazie a una gestione documentale integrata, l’azienda potrà godere di vantaggi strategici e riallocare risorse precedentemente immobilizzate nell’amministrazione e nella conservazione dei documenti dell’impresa.

Grazie a piattaforme di protocollo informatico open source, il workflow documentale si dematerializza per diventare linfa vitale dei processi aziendali. Con un software di Content & Document Management i documenti business critical diventano una risorsa fondamentale per tutta l’azienda. I sistemi di cattura automatica ed estrazione dati trasformano, con rapidità e a basso costo, i documenti cartacei in dati digitali.

Soluzioni amministrative, di contabilità, d’archiviazione di corrispondenza e rapporti con clienti e fornitori, ma anche una soluzione di knowledge management e di gestione documentale collaborativa: una piattaforma professionale di gestione elettronica documentale open source può divenire il vero strumento per un business process reengineering che miri a ottenere la piena efficienza dell’impresa.

Per scoprire di più sulla gestione elettronica documentale open source e su cosa i sistemi di document management possano fare per la vostra azienda, contattate gli esperti Bucap.

Funzioni base e funzioni avanzate del protocollo informatico

Quali sono le funzioni base e le funzioni avanzate di un protocollo informatico? Andiamo a scoprire cosa può fare il protocollo informatico per la gestione documentale di un’organizzazione attraverso le sue funzionalità.

Funzioni base del protocollo informatico

Le funzionalità fondamentali di un P.I. sono riassunte dal nucleo minimo di protocollo, vale a dire dalla componente del sistema di protocollo informatico in grado di effettuare le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione dei documenti. Tali operazioni costituiscono le operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.

La registrazione di protocollo e la definizione di un titolario di classificazione saranno fondamentali per la successiva gestione e archiviazione del documento stesso.

Funzioni avanzate del protocollo informatico

Il sistema di P.I., nelle sue funzionalità base, è il primo elemento di un sistema d’automazione del workflow documentale in grado di gestire tutto il processo di record management, per apportare vantaggi strategici in tutte le funzioni amministrative e produttive.

Seguite il link per scoprire nel dettaglio tutte le funzioni integrate nel sistema di protocollo informatico professionale e open source consigliato dagli esperti Bucap.