Protocollo informatico

L’ottimizzazione del protocollo informatico

Grazie al protocollo informatico, le imprese (aziende o professionisti) possono contare su un sistema di workflow, di gestione documentale e di conservazione sostitutiva efficiente e affidabile. Affinché ciò sia vero, però, l’architettura del protocollo informatico dovrà essere progettata e implementata ad hoc, basandosi sul tipo di attività aziendale, sull’organizzazione interna e sulle necessità espresse dai responsabili dell’amministrazione e della conservazione documentale.

Tutti questi elementi dovranno concorrere e relazionarsi affinché i documenti e le informazioni in entrata, in uscita e in movimento all’interno dell’impresa, seguano il giusto percorso in completa sicurezza.

Solo creando un protocollo informatico “sartoriale”, cucito sulle effettive esigenze e sulle effettive procedure sulle quali si basa l’azienda, il processo di gestione documentale potrà essere una funzione ottimizzata e orientata all’efficienza e al risparmio.

Queste considerazioni implicano il fatto che non si possa fare affidamento su di un protocollo informatico di tipo open source, sperando che esso non richieda onerosi adattamenti da parte di tecnici specializzati.

Protocollo informatico: il manuale di gestione

Le pubbliche amministrazioni, secondo quanto è stabilito dalle norme sulla conservazione sostitutiva e sulla dematerializzazione, sono tenute a redigere il manuale di gestione del protocollo informatico che, per quanto possibile, deve aderire al modello di riferimento presentato nel 2006 dall’allora CNIPA (oggi DigitPa).

DigitPa ha dedicato un’area del proprio sito alla pubblicazione dei manuali di gestione via via predisposti dalle amministrazioni, in modo che possano servire da ulteriore esempio e spunto (www.digitpa.gov.it/manuali_gestione_documentale).

L’istituzione del manuale di protocollo informatico, così come i piani di classificazione, hanno lo scopo di standardizzare la gestione documentale digitale nell’amministrazione e nell’ambito dell’attuazione dei principi del Codice dell’Amministrazione digitale.

Il manuale di gestione del protocollo informatico è uno strumento che serve a definire (verso l’interno così come verso l’esterno) le regole e le logiche delle procedure operative dell’Amministrazione o delle Aree Operative Omogenee (AOO) per la gestione del protocollo informatico, di gestione documentale e di archivistica.

Il registro di emergenza nel protocollo informatico

Il protocollo informatico di conservazione documenti e archiviazione è una procedura fluida che deve rimanere tale. Ma, cosa succede nel caso in cui la procedura di protocollo informatico subisca un malfunzionamento?

In questo caso entra in gioco il registro di protocollo informatico d’emergenza, da affiancare al registro di protocollo ordinario, che registrerà i documenti protocollati nel lasso di tempo nel quale non siano utilizzabili le procedure standard del protocollo.

Una volta terminato lo stato d’emergenza, i dati dovranno essere ripristinati sul registro di protocollo ordinario.

Per quanto riguarda le Pubbliche amministrazioni, le procedure d’impiego dei registri di protocollo d’emergenza sono standardizzati e devono seguire i dettami della normativa vigente in materia.

Il nucleo minimo di protocollo informatico secondo il CAD

Per protocollo informatico, nell’ambito della gestione documentale digitale, s’intende quell’insieme di operazioni necessarie alla corretta amministrazione del flusso di documenti. Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale parla anche di un “Nucleo minimo di protocollo“. Con tale termine, si vuole intendere quella frazione del sistema di protocollo informatico che può garantire le funzionalità base per la gestione dei documenti in entrata e in uscita.

Le funzionalità base possono essere riassunte in tre operazioni:

  • Registrazione – che prevede l’assegnazione di un numero di protocollo e una data di registrazione, l’indicazione di un mittente o destinatario (a seconda che il documento sia in uscita o in entrata), l’oggetto e l’impronta informatica (nel caso di invio telematico).
  • Segnatura – associazione di informazioni immodificabili al documento
  • Classificazione – i documenti digitali prodotti da ciascuna Area Organizzativa Omogenea (nucleo operativo identificato dal CAD), verranno organizzati secondo categorie concettuali precedentemente individuate, espressione delle funzioni svolte da quell’Area e rappreentate nel Piano di Classificazione o Titolario.

Il Nucleo minimo di protocollo informatico risulta, dunque, essere il presupposto necessario richiesto alle Pubbliche amministrazioni, e non solo, per l’attuazione di sistemi di gestione documentale digitale.

La conservazione dei documenti tramite protocollo informatico

La protocollazione dei documenti è un argomento che la nostra Pubblica amministrazione conosce fin dagli inizi del secolo scorso. È solo nel 2000, però, che si inizia a parlare di protocollo informatico come iter di conversione e conservazione dei documenti dei propri archivi, delle scritture contabili, della corrispondenza e gli altri atti di cui, per legge o regolamento, è prescritta la conservazione.

Ad oggi, le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di archiviare i propri documenti tramite il protocollo informatico che rispecchi le caratteristiche richieste dalla legge. Per i privati, la procedura è ancora facoltativa. Ma, la tendenza va verso la smaterializzazione di tutta la documentazione burocratica per questioni di reperibilità, economicità e sicurezza. Elementi che si riscontrano nelle procedure di conservazione dei documenti attuate tramite un protocollo informatico conforme alla norma.

Per tale motivo, alcune aziende private stanno iniziando ad affidarsi a specialisti in grado di gestire un processo di smaterializzazione degli archivi cartacei e di catalogazione di quelli digitali per creare un sistema coerente di conservazione dei documenti, in grado di affrontare le prossime sfide burocratiche, di resistere al tempo e all’avvicendarsi delle gestioni amministrative.

Ciò comporta:

  • riduzione del volume di materiale cartaceo
  • conseguente riduzione degli spazi necessari all’amministrazione aziendale
  • gestione automatizzata dei flussi documentali
  • riduzione del rischio di perdita o deterioramento di documenti rilevanti.

Grazie alla conservazione dei documenti secondo protocollo informatico, con poche e rapide operazioni, l’imprenditore o l’addetto aziendale potranno accedere a quel documento utile al proprio lavoro e a tutti gli altri documenti ad esso correlati.

Scopri tutti i vantaggi della conservazione dei documenti.

Cosa significa protocollazione CNIPA?

Ultimamente si sente parlare sempre più spesso di una protocollazione a norma CNIPA. Per definirla in modo esatto bisogna innanzitutto mettere in chiaro i due termini che difiniscono la locuzione.

CNIPA è il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione: esso, operando presso il Consiglio dei Ministri, si occupa di promuovere l’innovazione informatica per contribuire alla creazione di valore per il cittadino e le imprese. In questa sede, quindi, tale organo si occupa anche della definizione delle norme legate alla standardizzazione di processi informatici condivisi per la Pubblica Amministrazione.

Per quanto riguarda la protocollazione CNIPA dobbiamo quindi definire cosa sia la protocollazione: si tratta dell’insieme di tutte le tecnologie necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione dei flussi documentali. Esso si deve occupare della corretta gestione dei momenti propri di un flusso documentale: per esempio deve gestire e controllare la classificazione dei documenti, la loro conservazione, il loro workflow di appartenenza e le loro specificità.

Su questo la CNIPA ha definito delle norme per permettere al processo di rappresentare uno standard che renda ai documenti gestiti attraverso un protocollo informatico dei documenti di validità fiscale e giuridica. La protocollazione CNIPA ha quindi definito dei termini operativi e tecnologici all’interno dei quali ogni processo di gestione documentale deve mantenersi. L’incrociarsi di questi termini ha definito una serie di normative che garantiscano la legalità dei documenti trattati nei processi di gestione.

Per un’azienda, potersi affidare a degli esperti, sicura che le norme vengano rispettate e che la protocollazione avvenga in modo ottimizzato, può rappresentare un vantaggio competitivo rispetto ai propri concorrenti.

Approfondimenti
Protocollazione a norma CNIPA

Protocollo informatico per l’amministrazione penitenziaria

Per le amministrazioni pubbliche uno dei fattori chiave da portare a risoluzione per un progresso tangibile è l’ottimizzazione nei processi propri della gestione interna. Questa affermazione è ancor più vera se si va ad analizzare la situazione di dipartimenti di PA in notevole difficoltà amministrativa, come il DAP, il Dipartimento per l’Amministrazione Penitenziaria. I problemi che rendono l’organizzazione interna di questo dipartimento così ostica sono dovuti principalmente alle difficoltà intrinseche che possono portare attività come l’esecuzione penale e la gestione di una enorme mole di risorse impiegate. Al fine di fornire a tale dipartimento un supporto decisionale e di controllo di gestione si richiede che le attività gestionali stesse vengano sempre più rese automatizzate. Così il sistema informativo penitenziario nato nel 1970, mentre è riuscito ad andare in profondità per quanto riguarda il sistema di gestione dei detenuti, registra ancora dei notevoli ritardi nella gestione delle risorse.

Per ovviare alle problematiche presentate, nel 2001 è stato introdotto per il DAP un protocollo informatico. Da qui si è partiti, grazie all’appoggio del Protocollo su di una piattaforma tecnologica, alla definizione di un processo complessivo di gestione documentale e workflow. Il primo risultato è stato raggiunto con la creazione del fascicolo unico del detenuto. Semplificazione, razionalità e trasparenza sono le parole chiave dello sviluppo del protocollo: la necessità è quella di poter gestire in modo completo il ciclo di vita dei documenti e la loro accessibilità attraverso la rete di uffici. A queste si aggiungono il bisogno di creare di un sistema di gestione dei procedimenti e un repository documentale di contenuto informativo specifico. Il Dr. Ferdinando Mulas, Direttore dell’ufficio per lo sviluppo e la gestione del sistema informativo automatizzato del DAP afferma in merito: “Si tratta di un modello di accentramento e di virtualizzazione, che consente di concentrare le risorse elaborative e di archiviazione, limitando i server sparsi in periferia e permettendo al tempo stesso, la fruibilità dei servizi sul territorio, grazie alla piattaforma web, da parte di tutte e 300 le sedi interessate.”

L’adozione di un sistema di automazione basato su di un protocollo informatico ovviamente non può che portare dei benefici fondamentali ai processi di gestione interna del DAP: la standardizzazione dei processi e quindi la riduzione, se non l’eliminazione, degli errori di classificazione e una ottimizzazione di quelli nel senso di efficienza e efficacia: eliminazione dei registri cartacei interni e diminuzione degli uffici di protocollo. A questo va aggiunta la capacità da parte del sistema di accedere a qualsiasi documento in qualsiasi luogo del sistema, sciogliendo la ricerca dai vincoli della fisicità cartacea. Ora lo sviluppo successivo probabilmente prenderà la strada della totale dematerializzazione per una gestione documentale sempre più snella, semplice ma allo stesso tempo coperta dalle dovute garanzie di sicurezza.

L’implementazione del protocollo informatico prevederà perciò alcuni passi successivi come l’ottimizzazione della gestione del processo di smistamento e assegnamento della corrispondenza protocollata all’interno dell’amministrazione; l’implementazione della procedura di fascicolazione collegata al piano di classificazione; un’implementazione per la conservazione sostitutiva dei documenti e infine l’integrazione della posta elettronica ordinaria con la firma digitale.

Approfondimento
https://www.bucap.it/servizi/gestione-archivi/workflow-e-protocollo-informatico-documenti