Gestione documentale web, archivi aziendali a portata di click

La gestione documentale web è una delle soluzioni in grado di rivoluzionare l’azienda a partire dai propri archivi. Una “rivoluzione dolce” che trasforma l’ambito che il più delle volte è fonte d’inefficienza, in una leva strategica della produttività aziendale e in un’occasione d’abbattimento dei costi.

Il risparmio non è l’unico vantaggio della gestione documentale web. Gli ambiti in cui il document management via web può fare qualcosa per la vostra azienda sono:

  • Risparmio ed ecosostenibilità
  • Automazione dei processi incentrati sui documenti
  • Sicurezza e ottimizzazione degli archivi aziendali
  • Condivisione dei documenti aziendali anche in remoto
  • Controllo e selezione dell’accesso ai documenti
  • Ottimizzazione dei workflow
  • Possibilità di lavorare ovunque e con qualsiasi dispositivo

Le soluzioni di gestione documentale web in outsourcing, inoltre, permettono di abbattere anche i costi relativi all’acquisto delle licenze software per le piattaforme di document managment, l’acquisto e la manutenzione di server professionali.

Uno dei sistemi più diffusi, flessibili e open source per il web based document management è Alfresco: una suite di soluzioni software open source per la completa gestione di tutto il patrimonio documentale dell’azienda.

Bucap è System Integrator Partner Gold per la piattaforma Alfresco. Inoltre offre soluzioni di hosting in grado di completare l’offerta rivolta a tutte quelle realtà interessate a incrementare l’efficienza e la sicurezza degli archivi grazie a un sistema di gestione documentale web.

Web aziendale, la piattaforma per la gestione dei contenuti

Il web è sempre più al centro delle strategie di comunicazione aziendali. Una solida e completa infrastruttura web aziendale non può mancare di prevedere una piattaforma professionale per la gestione dei contenuti web.

Le aziende hanno due opzioni per dotarsi di questo fondamentale strumento per la corretta, efficiente e agevole gestione della comunicazione web: affidarsi a software proprietari, solitamente dispendiosi e poco flessibili ai cambiamenti oppure optare per software open source come Alfresco, che fanno della flessibilità e dell’affidabilità i loro punti di forza.

Grazie a una piattaforma di gestione documentale come Alfresco, espressamente pensata per le imprese, si potrà contare su:

  • Ampia possibilità di personalizzazione e flessibilità;
  • Efficienza di gestione dei contenuti online;
  • Possibilità di produzione collaborativa (anche in remoto).
  • Inclusione della funzione della pubblicazione web, nell’ambito delle altre funzioni aziendali, grazie all’integrazione con le altre applicazioni esistenti e soluzioni perfettamente integrabili sviluppate dai partner di Alfresco.

Grazie a sistemi d’automazione e funzionalità di controllo, ad esempio, si potranno pubblicare online contenuti e documenti direttamente sui canali social media, evitando azioni a basso rendimenti e ad alto dispendio di tempo e permettendo tali azioni anche a personale non specializzato. Il tutto, sempre mantenendo quello standard qualitativo uniforme che contraddistingue l’azienda.

Volete scoprire di più su quanto Alfresco può fare per la vostra azienda nell’ambito della comunicazione web e nella gestione di documenti e contenuti? Allora continuate a leggere la nostra pagina dedicata a questo sistema per la gestione elettronica e condivisione dati.

Classificazione automatica dei documenti: il sistema di gestione documentale

Le aziende devono essere in grado di gestire contemporaneamente documenti di ogni formato, affidati a ogni tipo di supporto e la classificazione di tali documenti non è sempre un’operazione semplice, perché sottoposta ad un alto rischio di errore umano che le imprese pagano con ore-lavoro di ricerca e riordino di informazioni.

Per questo motivo un sistema di classificazione automatica dei documenti ha un valore aggiunto strategico nei processi aziendali di gestione documentale, soprattutto quando tale classificazione automatizzata sia associata a una piattaforma di acquisizione multicanale dei documenti stessi.

Non importa da dove provengano i documenti (email, posta tradizionale, fax, scanner, etc.), tale piattaforma sarebbe in grado di generare un ordine archivistico in quello che facilmente può trasformarsi in una grave causa di inefficienza.

Tra le migliori piattaforme per la cattura multicanale open source e la classificazione automatica dei documenti si può annoverare Ephesoft, in grado di gestire documenti strutturati, semi strutturati e anche a testo libero e in grado di estrarre i metadati dai documenti digitali.

Bucap consiglia Ephesoft per la completa automatizzazione dei processi di gestione documentale. Per scoprire di più su questo prodotto leggete la pagina dedicata.

Il versioning nella gestione documentale informatica

Il versioning, vale a dire la gestione delle versioni di un singolo documento, è una funzionalità fondamentale di qualsiasi piattaforma di gestione documentale informatica. Grazie a tale funzione, infatti, è possibile mantenere traccia di tutte le revisioni operate, il controllo sui vari interventi e su chi li ha apportati e avere la possibilità di tornare alle versioni precedenti.

Il versioning è uno strumento immancabile, soprattutto nel caso di una piattaforma di ECM pensata per la gestione collaborativa dei contenuti.

Uno dei punti di forza dell’ECM Alfresco è proprio la gestione delle versioni. Attraverso il servizio di versioning di Alfresco è possibile gestire non solo gli aggiornamenti principali dei documenti (ad es. dalla versione 1.0 alla versione 2.0), ma anche tutti gli aggiornamenti intermedi o secondari (ad es. dalla versione 1.1 alla versione 1.2).

Metadatazione, motore di ricerca avanzato, definizione del workflow, integrazione con MS Office e Google Docs: l’indiscutibile utilità del versioning Alfresco è accompagnata da altre funzionalità che fanno di questo ECM un potente strumento per la gestione documentale e contenutistica di ogni tipo d’organizzazione.

Per scoprire di più su Alfresco, sulle potenzialità del versioning e sulle altre soluzioni di gestione documentale informatica, contattate i nostri esperti.