Software per la gestione documentale aziendale

Ecco come funziona Alfresco (seconda parte)

Dopo aver compiuto, nella prima parte della nostra guida introduttiva ad Afresco, i primi passi per conoscere questo potente ECM, andiamo ad approfondirne altri aspetti e funzionalità.

Una delle funzioni più utili per l’automatismo dei workflow è la Regola (Rules and Actions). Le Regole sono attivate da eventi definiti (Inbound, Outbound, Update) e sono imputabili a uno spazio. Definiscono come gestire un documento, una volta aggiunto a una cartella o aggiornato e grazie all’integrazione di tali regole con il protocollo, si possono creare processi molto sofisticati, che gestiscono automaticamente il documento.

Definire il ciclo di vita del documento (DLC) è una funzionalità preziosa, soprattutto per quanti debbano creare workflow complessi.

La ricerca dei documenti creati, transitati e archiviati in azienda è una delle attività più costose e meno redditizie per ogni impresa. Il motore di ricerca di Alfresco permette di effettuare tale attività in brevissimo tempo e grazie a operatori di ricerca avanzata tra i più noti.

L’Information Lifecycle Management (ILM) permette di effettuare scelte strategiche sull’archiviazione dei contenuti a seconda di parametri hardware o logiche di business.

Inoltre, Alfresco permette l’accesso ai contenuti attraverso varie piattaforme (web, email, drive condivisi o SharePoint), in modo da ottenere la più completa flessibilità gestionale.

Se volete capire come funziona Alfresco, quali sono le sue funzionalità avanzate e cosa può fare per la vostra azienda contattate i nostri esperti.

Scopriamo come funziona Alfresco

Come funziona Alfresco? Nonostante questo ECM open source abbia basato il proprio successo e la propria diffusione proprio grazie alla sua semplicità e alla rapidità d’implementazione nei sistemi aziendali, la domanda è più che lecita.

Dopo aver visto cos’è un ECM e, nello specifico, cos’è Alfresco, andiamo ora a vedere come si utilizza nel concreto e quali siano alcune tra le sue funzioni.

Con Alfresco è possibile gestire ogni tipo di contenuto digitale, arricchirlo di informazioni aggiuntive (metadati) attraverso un modello di dati flessibile e metterlo in sicurezza.

L’accesso al sistema funziona grazie all’attribuzione di diversi ruoli (coordinator, collaborator, contributor, editor e consumer) che hanno privilegi differenziati nella gestione di contenuti e degli account.

Il coordinator, ad esempio, è il ruolo apicale. Egli può creare nuovi account, editare le proprietà dei contenuti, editare e aggiungere nuovi contenuti e avere una visione globale della produzione. L’editor, invece, può solo editare e aggiornare i contenuti e le loro proprietà.

I contenuti vengono archiviati e vengono resi disponibili (a chi ha i giusti privilegi) tramite un sistema di cartelle, un sistema di tagging, una categorizzazione o filtri impostati dall’utente.

Una funzione fondamentale di Alfresco è la gestione delle versioni di un documento: ogni modifica viene conservata, tracciata e imputata a un revisore e a un editor. Inoltre ogni contenuto può essere arricchito dai commenti dei vari revisori o degli editor che hanno contribuito alla sua produzione.

Continuate a seguire gli approfondimenti di Bucap per leggere la seconda parte della mini-guida: “Alfresco: come funziona?”.

Caratteristiche fondamentali dell’architettura di un Data Warehouse

Vi sono alcune caratteristiche fondamentali che la progettazione di un’architettura ICT che ospita un Data Warehouse deve tenere in considerazione per creare uno strumento funzionale ed efficiente.

Caratteristiche di cui si deve tenere conto anche per la sicurezza del patrimonio informativo aziendale dato che, attraverso il Data Warehouse, vengono gestiti dati e informazioni sensibili e strategiche per l’azienda.

L’architettura di un Data Warehouse dovrà, dunque, rispondere al meglio ai seguenti aspetti:

Sicurezza: la gestione degli accessi al DWH è uno degli elementi fondamentali per preservare il patrimonio informativo strategico dell’impresa;

Basso grado di complessità: nonostante una piattaforma di DWH sia un insieme complesso di strumenti, gli amministratori dovranno poter accedere a ogni sua parte nel modo più semplice possibile. Come abbiamo visto in relazione alla sicurezza degli archivi digitali, il basso grado di complessità è anche uno degli aspetti focali della sicurezza;

Separazione: è bene che i sistemi di elaborazione dei dati rimangano separati;

Upgrade hardware: l’architettura di un Data Warehouse deve prevedere un incremento delle dotazioni hardware con il crescere della mole di dati da gestire. Tale incremento non deve impattare sull’architettura nel suo complesso;

Upgrade software: ciò che vale per la dotazione hardware, vale anche per quella software: le nuove applicazione e le nuove tecnologie devono poter essere integrate senza imporre una revisione di tutta l’architettura.

Per avere una consulenza nell’implementazione di un’architettura di Data Warehouse in azienda, contattate gli esperti Bucap.

Funzioni Alfresco per la gestione dei contenuti

Il Content Application Server Alfresco è molto di più di un semplice content repository. Le funzioni offerte da Alfresco sono un insieme complesso di servizi che ruotano attorno al content management aziendale.

Ad ogni modo, i vari servizi di Alfresco possono essere esemplificati in tre principali macro-aree di funzioni:

Content – in quest’area vengono racchiusi tutti i servizi dedicati alla gestione documentale avanzata, come la definizione del ciclo di vita del documento, la creazione e modifica, l’estrazione dei metadati, il tagging…

Controllo – tra le funzionalità relativi al controllo, il Content Application Server Alfresco mette a disposizione, per fare un esempio, i servizi per la definizione del workflow o dei rilasci;

Collaborazione – In questo ambito si trovano gli strumenti per la gestione collaborativa dei contenuti.

Le funzioni Afresco coprono, dunque, a 360° tutti gli aspetti della vita e della gestione dei contenuti di un’organizzazione al fine di fornire uno strumento completo di Enterprise Content Management. Ma, soprattutto, il maggior pregio e valore aggiunto di Alfresco è che tutte queste funzionalità sono integrate e perfettamente compatibili tra di loro. Caratteristica che garantisce all’organizzazione sicurezza e fluidità operativa.

Le funzioni fondamentali di un sistema di gestione documentale

Quali sono le funzioni fondamentali di un sistema di gestione documentale professionale? Affinché il document management system sia in grado di supportare ogni fase del ciclo di vita del documento, dovrà prevedere alcune funzioni di base, che andiamo ad elencare qui di seguito:

  • Acquisizione: questa funzione prevede la ricezione e la creazione di tipologie di file che siano rilevanti per il business;
  • Registrazione: con questa operazione, il sistema di gestione documentale protocolla il documento acquisito;
  • Classificazione: il documento viene categorizzato dal sistema che, con ciò, ne facilita l’attribuzione e l’archiviazione;
  • Memorizzazione e trattamento: si può definire come cuore del sistema. A seconda delle esigenze dell’organizzazione, i documenti vengono archiviati, resi disponibili agli abilitati all’accesso e protetti;
  • Accesso: l’utilità di un sistema di gestione documentale è quella, tra l’altro, del rapido accesso ai documenti conservati. L’accesso permette, sulla base di regole prestabilite, la fruizione delle informazioni archiviate.
  • Tracciamento: questa è la funzione che permette di “seguire la storia” di ciascun documento e di controllare gli accessi a esso;
  • Assegnazione destinazione finale: quando il documento ha compiuto il proprio ciclo di vita, il sistema di gestione documentale, secondo il massimario di selezione e scarto predefinito, ne deve sancire il destino.

Acquisizione automatica fatture con Ephesoft

Perché affidarsi a soluzioni di acquisizione automatica multicanale delle fatture? L’automazione dei processi amministrativi è la soluzione per abbattere i costi di gestione dell’impresa ed eliminare molte delle inefficienze delle funzioni legate alla gestione documentale.

Immaginate, dunque, di poter avere a disposizione un sistema che cattura le fatture del ciclo attivo o passivo in qualsiasi formato esse siano state spedite (cartaceo classico, fax, e-mail o in formato elettronico) e ne effettui subito un’accurata catalogazione in base alle informazioni di base, automaticamente rilevate. Immaginate di poter ottenere, senza alcuno sforzo e impiego di risorse amministrative o data entry, un preciso database clienti e fornitori, eliminando il rischio di ritardi di pagamento.

Tutto questo è possibile grazie ai sistemi di acquisizione automatica di fatture offerte dalle migliori piattaforme per la cattura documentale multicanale come Ephesoft.

Ephesoft è una piattaforma di cattura multicanale, estrazione dati e classificazione automatizzata dei documenti.

Dall’integrazione tra il sistema Ephesoft e Alfresco si crea un’architettura in grado di gestire il documento in ogni sua fase di vita.

Bucap è System Integrator di Ephesoft, nonchè System Integrator Gold di Alfresco. Per ottenere una soluzione efficiente e professionale per la gestione documentale aziendale a 360°, a iniziare dall’acquisizione automatica delle fatture, non esitate a contattarci per ottenere il meglio offerto dal mercato.

Repository documentale Alfresco e i suoi servizi

Il Repository documentale Alfresco mette a disposizione tutta una serie di servizi granulari accessibili attraverso interfacce applicative e protocolli standard:

  • La creazione, modifica ed eliminazione del contenuto e dei metadati e delle relazioni ad esso associate;
  • Ricerca di contenuto;
  • Accesso controllato al contenuto sulla base di un sistema di permessi e ruoli;
  • Sistema di gestione delle versioni del contenuto;
  • Generazione anteprime;
  • Check-in e check-out;
  • Definizione del Lifecycle;
  • Import/Export;
  • Versioni multilingua;
  • Workflow documentali;
  • Sistema Rule/Actions (assegnazione di regole automatizzate innescate da eventi);

Accanto ai servizi più strettamente legati al Repository documentale, per la fornitura di una soluzione avanzata di Content management, Alfresco Share fornisce anche servizi correlati specializzati nell’ambito del Controllo e della Collaborazione.

Il punto di forza dei servizi di Content Management e di Repository documentale Alfresco è l’integrazione e l’armonizzazione di tutte le funzioni.

Bucap è a vostra disposizione per la fornitura di soluzioni e consulenza professionale Alfresco.

Controllo di gestione e Datawarehouse, binomio vincente

Il controllo di gestione ha, nel Datawarehouse, un alleato strategico per un’analisi puntuale dei dati aziendali. Inteso nella sua accezione più ampia di piattaforma di Business Intelligence, il datawarehouse è in grado di creare quel patrimonio informativo sull’operatività aziendale sul breve, medio e lungo periodo, che è la base di partenza per l’analisi e il controllo di gestione. Nonché per la conseguente definizione delle politiche correttive da attuare per il raggiungimento degli obiettivi prefissati o, più semplicemente, per l’ottimizzazione dell’operatività delle varie funzioni aziendali.

Grazie al Reporting ed alle analisi di redditività, il datawarehouse inteso come sistema rappresenta la soluzione immancabile per le imprese più strutturate e lo strumento strategico per le aziende meno strutturate.

Tuttavia, l’impiego del Datawarehousing come mero strumento di controllo di gestione è limitante. Il risk e l’asset management, così come il supporto alle vendite, il knowledge management e il marketing: ogni funzione aziendale può trarre profitto da una strategia di datawarehousing a 360° implementata con gli strumenti giusti e con il giusto grado di customizzazione.

In questo senso, il controllo di gestione supportato dal sistema di Datawarehouse è una delle numerose sfaccettature di una solida architettura aziendale che fa tesoro dei dati prodotti, per farli divenire informazioni strategiche.