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Gestione del magazzino

Come gestire gli archivi e il magazzino

Quando si parla di “gestione del magazzino” si introduce una tematica legata, essenzialmente, alle modalità con le quali è possibile stoccare e gestire giacenze e spedizioni di materiali di qualsiasi natura.

Generalmente accanto al termine “gestione del magazzino” troviamo spesso un altro termine quale software.

Un “magazzino” è generalmente identificato come la struttura fisica nella quale viene effettuato lo stoccaggio (logistica).

Al fine di gestire il magazzino è necessario avvalersi di strumenti tecnici e informatici e personale qualificato in grado di svolgere adeguatamente alcune operatività.

Gestire il magazzino attraverso un software

Si definisco gestionali i software che hanno come scopo quello di rendere automatica la gestione di alcune attività interne all’azienda.

Tra i software gestionali, il software di gestione del magazzino CISCA, realizzato da Bucap e direttamente gestito e utilizzato da diversi anni, ha proprio l’obiettivo di rendere più semplice ed immediato il controllo delle giacenze e la gestione dei flussi di entrata e uscita merci, la gestione degli spazi disponibili in magazzino, del macero dei materiali obsoleti, degli utenti e dei report.

I vantaggi di avere un software per la gestione del magazzino

Svolgere attività ripetitive, nel lungo periodo, può comportare alcuni svantaggi per la produttività dell’Azienda.

E’ infatti inevitabile che tali attività determino una minore concentrazione delle risorse impiegate e quindi un più ampio margine di errore.

Il vantaggio immediato nel delegare e affidare ad un software attività ripetitive quali la gestione del magazzino, è quindi la possibilità di indirizzare le risorse verso aree ritenute maggiormente strategiche ai fini della produttività aziendale.

Ma i vantaggi che potremo definire come “correlati” sono molti altri, nel caso specifico del software Cisca, ad esempio, funzioni quali Gestione degli utenti e Gestione report garantiscono il massimo della sicurezza e della customizzazione.

Il servizio di gestione magazzino offerto da Bucap, erogato da più di 25 anni, risponde ad elevati standard di qualità ed è in grado di unire una grande professionalità logistica al supporto di innovativi sistemi informativi offrendo al cliente possibilità di accesso e controllo diretto e immediato dei propri beni.

Digitalizzazione sinistri

Perché digitalizzare le pratiche sinistri

Con il termine “digitalizzazione” si intende la trasformazione di un documento da cartaceo in formato elettronico, ovvero digitale.
La procedura di digitalizzazione si avvale di alcuni strumenti e metodologie quali la scansione ottica e l’indicizzazione delle immagini contenute nel documento.

Sono molteplici le tipologie di documenti che possono essere digitalizzate, tra i documenti anche quelli riguardanti i sinistri.

E’ possibile, sostanzialmente, rendere digitale qualunque tipo di documento al fine di:

  • Acquisire maggiore spazio nel proprio ufficio, azienda;
  • Rendere la consultazione di documenti più veloce ed immediata
  • Aumentare la “vita” e la “conservazione” dei documenti nel tempo.

Assicurazioni e digitalizzazione sinistri

Per tali motivi, dunque, il servizio di digitalizzazione sinistri e archiviazione polizze sono alcuni tra i servizi più utili dei quali possono avvalersi, ad esempio, le Assicurazioni.

Le Assicurazioni, per loro “natura”, hanno la necessità di gestire una mole di documenti legati proprio alla gestione dei sinistri.

Rendere i documenti relativi ai sinistri immediatamente reperibili, con un solo click, comporta non solo una maggiore efficienza del lavoro in generale, ma anche la capacità di rispondere alle esigenze dei propri clienti senza sottoporre gli stessi ad attese e rinvii che ne comprometterebbero il buon apporto con l’Azienda.

La fidelizzazione dei clienti in questo settore altamente competitivo, quello delle Assicurazioni appunto, avviene anche e soprattutto attraverso la tempestività con la quale si offre loro una risposta esaustiva e precisa.

I vantaggi dell’Assicurazione che sceglie la digitalizzazione dei sinistri

Se ipotizziamo, infatti, che un’Assicurazione possa avere almeno 50 clienti, con una media di 4 sinistri per cliente all’anno e numero di impiegati pari a 4, solo l’attività di gestione dei sinistri prevederà la produzione di almeno 200 pratiche.


Ogni pratica, quindi ogni cartella, conterrà una serie di documenti cartacei, ipotizziamo 10 fogli: 200 pratiche, sostanzialmente, sono 2000 fogli e notevole occupazione di spazio.

Inoltre, presupponendo che non sempre sarà possibile impiegare le stesse persone sulla stessa pratica sinistri, sarà necessario che gli altri lavoratori conoscano collocazione e dettagli di ogni pratica, con notevole impiego di tempo e rischi di efficienza.

Ipotizzando che la stessa azienda si affidi al servizio di digitalizzazione sinistri ciò comporterà la gestione immediata di tutte le pratiche sinistri utilizzando un qualsiasi computer e quindi:

  • eliminazione dell’archivio cartaceo con conseguente acquisto di spazio;
  • immediata comprensione del sistema da parte di tutti gli impiegati;
  • notevole risparmio di tempo e quindi maggiore efficienza;
  • tempestività nelle risposte ai clienti e, quindi, fidelizzazione.

Archiviazione polizze

Gestire le polizze attraverso gli archivi

L’archiviazione è un procedimento applicabile ad un vasto numero di documenti, ovvero a diverse tipologie.

L’Archivio è il complesso dei documenti creati da un “ente produttore” nel corso dello svolgimento della propria attività.

Inoltre, è il luogo di conservazione dei documenti e la struttura organizzativa cui tale gestione è affidata.

Pertanto è possibile creare un archivio per ogni tipologia di documenti, e l’archiviazione polizze, come anche la digitalizzazione dei sinistri è uno dei servizi offerti da Bucap nello specifico ad Assicurazioni ed enti simili.

Il termine “archiviazione” racchiude in sé una serie di attività che è necessario implementare, dall’acquisizione dei documenti alla gestione degli stessi.

E’ possibile archiviare le polizze, ovvero i documenti, non solo in base all’oggetto al quale si riferiscono, per esempio polizze sulla vita, polizze RC auto, polizze sulla casa ecc, ma anche in base alle esigenze dell’azienda cliente.

Servizio di archiviazione polizze

Il servizio di archiviazione polizze, così come viene erogato da Bucap, può essere personalizzato e adattato alle necessità dell’azienda di concerto con i consulenti.

Se ad esempio un’Assicurazione ha necessità di catalogare le polizze relative ad un solo specifico settore l’archivio in questione viene pensato e strutturato utilizzando come riferimenti dati e informazioni che l’Azienda ritiene necessari per la catalogazione e la registrazione informatica, e quindi per il veloce reperimento delle polizze.

Gli strumenti utilizzati da Bucap nella costruzione di archivi, sia presso il cliente sia presso proprie strutture, prevede l’impiego di una tecnologia altamente innovativa, oltre agli strumenti hardware di produzione:

  • Sistemi di disaster recovery
  • Sistema di networking
  • Software di gestione archivi cartacei
  • Piattaforma Server SUN Fire V880

Fatturazione elettronica


Trasmissione telematica dei dati di fatturazione

Per Fatturazione si intende quel processo che parte dalla composizione della fattura (cartacea), si manifesta con l’invio e si conclude con la conservazione della fattura.

In particolare per Fatturazione Elettronica si intende quel processo di fatturazione con l’emissione, la trasmissione e la conservazione di fatture in formato digitale.

E’ la Legge a stabilire non solo i contenuti della fattura elettronica ma anche gli strumenti necessari per attivare questo tipo di trasmissione.

Contenuti della fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica deve necessariamente contenere le informazioni relative ai soggetti protagonisti, ai beni e/o servizi in oggetto, alla base imponibile, all’aliquota e al numero di partita IVA.

Inoltre deve essere presente un riferimento temporale e la firma elettronica, quest’ultima deve essere garantita da un’Autorità di Certificazione (Firma Digitale).

Strumenti della fatturazione elettronica

La caratteristica principale degli strumenti informatici necessari alla conservazione sostitutiva dei documenti è che questi siano idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Si tenga presente che la fatturazione elettronica è obbligatoria per la Pubblica Amministrazione, verso la quale opera con funzione di controllo degli strumenti e coordinamento, l’Agenzia delle Entrate (Decreto 7 marzo 2008, G.U. n.103 del 3 maggio 2008).

Gli altri riferimenti normativi sono sulla Fatturazione Elettronica :

  • Raccomandazione 94/820/CE della Commissione, del 19 Ottobre 1994, relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica dei dati;
  • Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 Dicembre 2001, che semplifica e armonizza le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto;
  • DLgs 10 giugno 1994, n. 357, convertito dalla Legge 8 agosto 1994 n. 489, che all’Art. 2220 del Codice civile aggiunge il seguente comma: “Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporto di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”;
  • Direttiva 2001/115/CE del Consiglio, del 20 dicembre 2001, per semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto
  • DLgs 20 febbraio 2004, n. 52. Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.
    Rivede e semplifica la normativa inerente la fatturazione IVA considerando la nuova fattura elettronica
  • Circolare dell’Agenzia delle Entrate 19 ottobre 2005, n. 45/E. Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.Disciplina le norme dettate dal DLgs 52/2004 in tema di fatturazione elettronica.

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

Il termine “fatturazione elettronica” implica, necessariamente, il richiamo ad un ulteriore vocabolo: Conservazione Sostitutiva.

La fattura elettronica inviata dal mittente al destinatario, infatti, dovrà essere conservata da quest’ultimo mediante, appunto, il processo di conservazione sostitutiva.

Firma digitale

La firma digitale come strumento di innovazione e sicurezza

Grazie alla firma digitale i documenti in formato elettronico vengono garantiti nella loro integrità e autenticità.

Il termine “firma digitale” sottintende ulteriori termini di riferimento come, ad esempio, firma elettronica, dispositivo di firma, firma elettronica qualificata.

La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

E’ bene non confondere la firma digitale con uno strumento “qualsiasi” di identificazione in rete.

I formati della firma digitale, così come prevede attualmente il nostro ordinamento, sono tre:

  • pkcs#7
  • PDF
  • XML

La storia della firma digitale inizia con il recepimento da parte dell’Italia della Direttiva europea relativa al quadro comunitario per le firme elettroniche (1999/93/CE).

Nel tempo la normativa di riferimento è stata più volte modificata anche con ulteriori Deliberazioni e Circolari del CNIPA, organo che opera attività di vigilanza nei confronti dei certificatori delle firme digitali.

L’ultima modifica alla normativa che disciplina la firma digitale è stata apportata con il DPCM Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri(PDF) del 30 marzo 2009

Il Decreto contiene, in sostanza, le regole tecniche relative all’apposizione della firma digitale, quali, per citarne solo alcune: formato, semantica, algoritmi, requisiti dei certificatori, obblighi degli utenti ed altro.

La firma digitale viene apposta nei documenti informatici ottenuti dall’archiviazione sostitutiva, uno tra i molteplici servizi erogati da Bucap sia a enti pubblici sia ad aziende private.

Nuove frontiere per la comunicazione interna: il ciclo di vita dei documenti

Convegno gratuito sulla comunicazione interna e Knowledge Management

Martedì 3 novembre alle ore 9.00, a Roma, presso Atahotel Villa Pamphili, si terrà il convegno gratuito intitolato “Nuove frontiere per la comunicazione interna: il ciclo di vita dei documenti”.

L’evento, organizzato da ESTE – Editoria e Convegnistica per fare e gestire l’impresa con il patrocinio dell’AIDP – Associazione Italiana per Direzione del Personale, costituirà un’importante occasione di incontro e confronto su alcune tematiche legate alla comunicazione interna e al Knowledge Management.

Gestione e conservazione dei documenti come strumento per rendere più efficienti imprese e pubblica amministrazione: potremo riassumere in questa frase il nucleo centrale del convegno che vedrà intervenire alcuni autorevoli relatori di Adobe Systems, BNL, Runtime, Sirti, Persone&Conoscenze, AIDP e lo Stato maggiore dell’aeronautica, Ordinamento e Personale.

L’Agenda del convegno prevede i seguenti interventi e relazioni:

  • Il documento come fonte di informazione alla portata di ogni dipendente e collaboratore;
  • Adobe: share, manage and retain content. Storia e cultura di un’impresa al servizio della creazione e della gestione di contenuti digitali;
  • Verso un’azienda senza carta e senza confini.

Oltre al coffe break , verso le ore 11.15 e al lunch buffet delle ore 13.30, è prevista anche un’interessante tavola rotonda durante la quale sarà possibile porre domande e ricevere risposte adeguate su tutto quel che concerne il Knowledge Management, la conservazione dei documenti, la conservazione e archiviazione dei documenti.

Modulo di adesione al Convegno (PDF)

Approfondimenti

Gestione elettronica documentale