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Gestione documentale online

Servizi Bucap per gestire attraverso il sito internet la documentazione

Gestire online la propria documentazione è uno dei numerosi servizi dei quali possono usufruire i Clienti Bucap, grazie al sito Internet.
La gestione online dei documenti consiste nella possibilità di accedere alla banca dati e immagini senza alcuna necessità di installare eventuali software, ma direttamente dal web browser.

Quale gestione documentale?

Una volta che si accede tramite password e login alla propria area personale, il Cliente può compiere una serie di azioni:

  • Eseguire la ricerca di un documento in modo immediato e semplice grazie al motore di ricerca documentale;
  • Visualizzare, qualora presenti, le immagini associate ai documenti;
  • Visualizzare l’inventario;
  • Effettuare richieste off line: la richiesta ricevuta dal sistema viene successivamente elaborata;
  • Effettuare richieste on line: il sistema risponde immediatamente.

Gestione online dei documenti e sicurezza

La massima sicurezza del servizio online di gestione documentale che Bucap mette a disposizione dei propri Clienti sul suo sito Internet, è assicurata da accessi sicuri (SSL) e sistema di autenticazione tramite utenza e password.
In generale, comunque, è possibile affermare che vi sono vari livelli di sicurezza (hardware e software) a garantire l’integrità di dati (Sistemi di sicurezza e Disaster recovery)

Servizio di gestione dei documenti attraverso il sito internet:

Demo

Cliccando sul link di seguito potrete conoscere nel dettaglio il funzionamento del sistema di gestione documentale al quale accedere attraverso il sito internet Bucap.

Document Conversion Center – Microfilm

Qualità dei microfilm: certificazione Document Conversion Center

Supporti quali CD e DVD pur garantendo ai documenti una vita sicuramente molto lunga e affidabile rispetto ad altri formati, non costituiscono tuttavia una garanzia a lungo termine.
Sono i microfilm a garantire la vita dei documenti anche fino a 500 anni e per tale motivo i microfilm sono definiti come supporti Long Term Archive.
I microfilm sono pellicole in grado di svolgere la funzione di supporti per la documentazione di ogni tipo.

Microfilm di qualità: KODAK

I servizi di microfilmatura che Bucap propone in qualità di Document Conversion Center possono realmente essere definiti come servizi di qualità, proprio grazie all’adesione dell’Azienda al programma Kodak Image Guard.
Il programma Kodak Image Guard presuppone dei controlli periodici e seminari di aggiornamento il cui scopo è appurare la persistenza delle condizioni necessarie a poter essere qualificati come Document Conversion Center.
Essere certificati KODAK significa garantire alla propria clientela la massima qualità in termini di formato e di processo.

Certificazioni KODAK: una garanzia

Oltre alla certificazione Kodak Image Guard relativa alla microfilmatura, Bucap ha ottenuto anche un’ulteriore certificazione KODAK che ne attesta la professionalità ed è espressione di garanzia: Kodak Document Imaging Center ( in merito all’attività di acquisizione ottica dei documenti).

Per conoscere tutte le certificazioni di Bucap: Certificazione Bucap

Workflow documentale

Workflow: quale significato

Prima di affrontare l’argomento “workflow documentale” sarà utile soffermarci sulla definizione della parola workflow.
Tecnicamente con il termine workflow si intende un processo automatizzato che può avere diverse applicazioni.

Per esempio, la pubblicazione di una pagina web può subire un “workflow di approvazione” che richiede la supervisione di alcuni attori,come il caporedattore.
Pertanto il redattore redige l’articolo, il caporedattore lo approva e il direttore lo pubblica.
Questo è un esempio pratico per spiegare in modo molto semplice cosa sia il “workflow”.

Se uniamo a questa parola il termine “documentale” avremo come risultato il processo automatizzato mediante il quale un documento potrà essere acquisito, autenticato, protocollato, modificato, archiviato e, in futuro, ricercato.

Workflow documentale: quali opportunità

Automatizzare il ciclo di vita dei documenti significa snellire notevolmente l’attività di archiviazione degli stessi, fino a ridurla ad un intervento minimo che può tradursi in un solo click sul proprio computer.
Le opportunità che ne emergono sono, infatti, molteplici.
Ad oggi molti enti, sia pubblici sia privati, devono necessariamente gestire una considerevole quantità di documenti che, il più delle volte, da cartacei vengono trasformati, per esigenze di sicurezza e di legge, in digitali.
Tuttavia, però, trasformare un documento cartaceo in digitale non comporta, come immediato effetto, la sua rintracciabilità assoluta.

Affinché ciò sia possibile è necessario che per la gestione di tutti i documenti (o per la gestione di tipi di documenti uguali) sia impostata un regola che automatizzi il processo di acquisizione, catalogazione e ricerca.
Ovvero, si da vita ad un’ attività definita come Knowledge management system.

I vantaggi immediati che una simile attività comporta sono:

  • efficienza;
  • semplicità di utilizzo;
  • sicurezza nella gestione delle informazioni;
  • rapidità della ricerca dei documenti;
  • rintracciabilità dei documenti assicurata.

Documento informatico

Il Documento informatico giuridicamente rilevante

Con il termine “documento informatico” si intende la rappresentazione “informatica” di dati, atti e fatti giuridicamente rilevanti, così come riferisce il Codice della Amministrazione Digitale nel D.Lgs 7 marzo 2005, n.82.
La validità del documento informatico ai fini giuridici, viene ad esso attribuita grazie all’apposizione della firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata.
L’efficacia giuridica del documento informatico è la stessa che viene attribuita ad un documento cartaceo derivante da scrittura privata, infatti il documento informatico “risponde” all’articolo 2702 del codice civile.

Articolo 2702 Codice civile e documento informatico

Così cita testualmente l’articolo 2702 del codice civile, Efficacia della scrittura privata: La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.
Pertanto la validità giuridica del contenuto di un documento informatico è assicurata dalla presenza della firma digitale.

Definizione del documento informatico

Testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuto attraverso un processo di elaborazione elettronica di cui sia identificabile l’origine“.
Volendo esemplificare, potremo dire che il documento informatico è il principale protagonista del sistema informativo interno non solo alla P.A. ma anche nelle realtà private.

La data nel documento informatico

Come è possibile dimostrare l’esistenza di un documento informatico in una precisa data?
La risposta a questa domanda è: marcatura temporale, strumento il cui obiettivo è proprio quello di evitare eventuali contrasti nell’accertamento della data. Questa viene generata e associata alla firma digitale, per cui è un’attività che compete a parti terze.

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Archiviazione documenti fiscali

L’Archiviazione di documenti fiscali, insieme ad altri tipi di archiviazione documentale e conservazione sostitutiva quali, per citarne solo alcuni, l’archiviazione delle fatture  o l’archiviazione delle polizze, risponde anch’essa alla logica dell’efficienza oltre ad essere, ovviamente, prevista dalla Legge n 14 del 3 febbraio 2003, che ha recepito la direttiva 2001/115/CE ed è entrata in vigore con il Decreto del 23 gennaio 2004.

Decreto 23 gennaio 2004: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

Il Decreto, dopo averci introdotti in una sorta di “glossario” laddove vengono spiegati diversi termini quali, per esempio, documento analogico, documento analogico originale, documento digitale, impronta, evidenza informatica (ecc.) così riferisce in merito ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nell’Articolo 3 :

  • hanno la forma di documenti statici non modificabili;
  • sono emessi, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
  • sono esibiti secondo le modalità di cui all’art. 6;
  • sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo

Queste sono in linea di principio solo alcune delle indicazioni riportate all’interno del Decreto che trovate in calce (PDF) al presente articolo di approfondimento.

Come sopra riportato vi è anche un ulteriore dato da prendere in considerazione quando si parla di archiviazione di documenti fiscali per aziende e studi privati come, per esempio, nel caso di studi di commercialisti che devono necessariamente gestire una considerevole mole di documenti fiscali.
Gli effetti positivi di una gestione automatizzata della documentazione fiscale si ripercuotono direttamente sull’intero processo aziendale snellendo notevolmente le procedure di ricerca e archiviazione.

DECRETO 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto. (PDF)

 

Certificati medici digitalizzati

Il formato elettronico digitalizzato dei certificati medici

La recente normativa in merito alla trasmissione di certificati medici per via telematica per i dipendenti della Pubblica Amministrazione, sottolinea chiaramente l’orientamento verso una più efficiente gestione dei tempi e delle risorse.
La normativa che disciplina l’invio telematico dei certificati medici è quella del Dlgs n.150 del 2009 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 31 ottobre 2009, n. 254.

Nello specifico l’Art 55 lì dove, si legge testualmente “In tutti i casi di assenza per malattia la certificazione medica e’ inviata per via telematica, direttamente dal medico o dalla struttura sanitaria che la rilascia, all’Istituto nazionale della previdenza sociale … L’inosservanza degli obblighi di trasmissione per via telematica della certificazione medica concernente assenze di lavoratori per malattia di cui al comma 2 costituisce illecito disciplinare …

La digitalizzazione dei documenti, i quali, in tal modo, si trasformano da cartacei in elettronici mantenendo la loro validità grazie anche all’apposizione della firma digitale, è un’opportunità di sviluppo dell’efficienza per l’ente pubblico ma anche per le aziende private.

La digitalizzazione dei certificati medici, la trasformazione delle cartelle cliniche da cartacee in elettroniche, e in generale tutti gli interventi “tecnici” che mirano a snellire il rapporto cittadino – Pubblica Amministrazione, fanno parte del più ampio progetto che risponde al nome di dematerializzazione della P.A. e il cui obiettivo, oltre quello appena citato, è l’automazione di procedimenti amministrativi.

I vantaggi di “natura tecnica” prodotti dalla digitalizzazione, in questo caso, dei certificati medici sono estremamente evidenti:

  • Riduzione dello spazio fisico
  • Possibilità di invio e recezione dei certificati medici in tempo reale
  • Migliore classificazione dei documenti
  • Più semplice reperibilità dei certificati
  • Conservazione dell’integrità del documento nel lungo tempo

Bucap è specializzata in servizi di digitalizzazione di documenti di qualsiasi natura, al seguente link “Digitalizzazione documenti” tutti i servizi inerenti alla digitalizzazione.

Argomenti correlati:
Decreto lgs. N 150 del 2009 (PDF)

Archiviazione cartelle cliniche

Archivistica: principi base

La disciplina che studia gli Archivi: Archivistica

L’Archivistica è una vera e propria disciplina che si apprende presso Scuole di archivistica, paleografia e diplomatica istituite negli Archivi di Stato in ogni Provincia, più la scuola del Vaticano.
Tutte e tre le scienze, anche se in modo diverso, di classificazione di documenti e scritture.

L’Archivistica è una disciplina che studia l’insieme delle norme razionali per la nascita, la gestione ed il funzionamento degli archivi. La Paleografia è la scienza che studia criticamente l’evoluzione delle scritture antiche in tutte le loro manifestazioni (anche epigrafiche e papirologiche), soprattutto al fine di interpretare, datare e localizzare i documenti. La Diplomatica è la scienza che studia le formalità di redazione dei documenti per accertarne l’autenticità e ricostruirne il processo di formazione.

 

Archivio o biblioteca?

La differenza più eclatante che distingue un archivio da una biblioteca è l’elemento della volontarietà.

La biblioteca è una raccolta di oggetti, libri, riuniti volontariamente.
L’archivio, invece, si forma in modo “naturale” e non volontario.
Infatti si chiama “vincolo naturale” il vincolo archivistico per il quale ogni documento condiziona gli altri e dagli altri è condizionato.

Ad ogni ente produttore il suo archivio

Un ulteriore principio base che sottostà alla disciplina dell’Archivistica prevede che alcuni aspetti legati all’Archivio varino a seconda della “natura” dell’ente produttore.
Innanzitutto può essere definito “ente produttore” qualunque soggetto, pubblico o privato, che produce documenti come naturale conseguenza dello svolgimento della propria attività operativa.

Gli aspetti che variano a seconda se l’ente produttore è privato o pubblico sono strettamente connessi alla gestione, conservazione e tutela degli archivi.

Nel caso dei soggetti pubblici, ad esempio, la conservazione è obbligatoria.
Per i soggetti privati, la conservazione può essere imposta solo da alcune disposizioni normative in materia civilistica e fiscale.

Articolo correlato – servizio Bucap: Archiviazione fisica

Conservazione sostitutiva: definizioni e differenze

Che cosa è la conservazione sostitutiva?

Processo – conservazione – formato digitale – disponibilità – integrità – autenticità.

Combinando insieme queste parole avremo la definizione esatta del termine “conservazione sostitutiva“:

  • la conservazione sostitutiva è un processo;
  • obiettivo di questo processo è conservare documenti in formato digitale;
  • le caratteristiche dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva sono: disponibilità nel tempo, l’integrità e autenticità.

Che cosa è possibile conservare attraverso la conservazione sostitutiva?

TUTTI i documenti possono essere conservati in maniera sostitutiva.

TUTTI i documenti è la risposta corretta ma solo in teoria perché fanno eccezione alcuni documenti quali del settore doganale, oltre, ovviamente, eventuali disposizioni dei Ministeri competenti.

Qua’e la differenza tra conservazione e archiviazione?

Due anelli della stessa catena…

Sono entrambi due anelli facenti parte dello stessa catena, ma con funzioni diverse:

  • Archiviazione: fase del procedimento durante la quale i singoli documenti vengono memorizzati e identificati per permettere un loro facile e razionale accesso
  • Conservazione: fase del procedimento durante la quale i documenti precedentemente archiviati vengono trasferiti su supporti digitali garantendone sia l’esatta corrispondenza con quelli originali sia l’integrità e l’autenticità nel tempo

Firma digitale e conservazione sostitutiva: quale rapporto?

Uno strumento del processo di conservazione sostitutiva

Nel processo di conservazione sostitutiva che richiede l’espletazione di diverse attività, è necessario certificare la conservazione con la Firma digitale anche per gruppi di documenti.
In questo contesto “entrano in gioco” il Responsabile della conservazione e il Pubblico Ufficiale che nel caso della PA corrisponde ad una risorsa interna mentre per i privati è il notaio.

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Logistica in outsourcing

Affidare a Terzi la gestione del flusso aziendale

Quando si parla di logistica in outsourcing si intende l’affidamento del servizio di stoccaggio e gestione del flusso dei materiali a parti terze.

Ma che cosa si intende, esattamente, con il termine “logistica”.

Dare una definizione univoca del termine non sarebbe del tutto corretto, nel senso che la Logistica è un insieme di processi.
Il Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) definisce la Logistica come “Il processo di pianificazione, implementazione e controllo dell’efficiente ed efficace flusso e stoccaggio di materie prime, semilavorati e prodotti finiti e delle relative informazioni dal punto di origine al punto di consumo con lo scopo di soddisfare le esigenze dei clienti“.

Si può immaginare la Logistica come una sorta di “contenitore” che include diversi altri termini quali, ad esempio: processo produttivo, sistemi informativi, risorse umane, materie prime.

Logistica: processo produttivo e materie prime

Premettendo che si può parlare anche di processo produttivo svincolati dal concetto di “materie prime”, un esempio sicuramente efficace dell’apporto della logistica può esserci dato se immaginiamo un sistema logistico in outsourcing all’interno di un’Azienda che, ad esempio, produce giocattoli all’ingrosso.

Questo tipo di prodotto ha la necessità di essere stoccato e allestito, secondo criterio, in magazzini la cui gestione logistica deve necessariamente essere efficace anche per la soddisfazione del cliente finale.

Logistica: sistemi informativi e risorse umane

La logistica deve avvalersi di sistemi informativi altamente tecnologici in grado di consentire alle risorse umane una veloce, facile e immediata reperibilità delle informazioni necessarie.

Dalla seppur breve analisi dell’importanza della Logistica in questi settori, si può facilmente evincere che affidare in outsourcing il servizio di logistica determina vantaggi immediati in termini di risparmio di tempo, efficienza e produttività.

Volendo riprendere come esempio il caso dell’Azienda che produce giocattoli immaginiamo quale vantaggio immediato la stessa potrebbe avere dall’affidare la gestione del magazzino ad una parte terza mentre il core business, ovvero la produzione di giocattoli, diventasse la prima e unica attività.

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