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Archiviazione documenti fiscali

L’Archiviazione di documenti fiscali, insieme ad altri tipi di archiviazione documentale e conservazione sostitutiva quali, per citarne solo alcuni, l’archiviazione delle fatture  o l’archiviazione delle polizze, risponde anch’essa alla logica dell’efficienza oltre ad essere, ovviamente, prevista dalla Legge n 14 del 3 febbraio 2003, che ha recepito la direttiva 2001/115/CE ed è entrata in vigore con il Decreto del 23 gennaio 2004.

Decreto 23 gennaio 2004: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

Il Decreto, dopo averci introdotti in una sorta di “glossario” laddove vengono spiegati diversi termini quali, per esempio, documento analogico, documento analogico originale, documento digitale, impronta, evidenza informatica (ecc.) così riferisce in merito ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nell’Articolo 3 :

  • hanno la forma di documenti statici non modificabili;
  • sono emessi, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;
  • sono esibiti secondo le modalità di cui all’art. 6;
  • sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo

Queste sono in linea di principio solo alcune delle indicazioni riportate all’interno del Decreto che trovate in calce (PDF) al presente articolo di approfondimento.

Come sopra riportato vi è anche un ulteriore dato da prendere in considerazione quando si parla di archiviazione di documenti fiscali per aziende e studi privati come, per esempio, nel caso di studi di commercialisti che devono necessariamente gestire una considerevole mole di documenti fiscali.
Gli effetti positivi di una gestione automatizzata della documentazione fiscale si ripercuotono direttamente sull’intero processo aziendale snellendo notevolmente le procedure di ricerca e archiviazione.

DECRETO 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto. (PDF)

 

Certificati medici digitalizzati

Il formato elettronico digitalizzato dei certificati medici

La recente normativa in merito alla trasmissione di certificati medici per via telematica per i dipendenti della Pubblica Amministrazione, sottolinea chiaramente l’orientamento verso una più efficiente gestione dei tempi e delle risorse.
La normativa che disciplina l’invio telematico dei certificati medici è quella del Dlgs n.150 del 2009 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 31 ottobre 2009, n. 254.

Nello specifico l’Art 55 lì dove, si legge testualmente “In tutti i casi di assenza per malattia la certificazione medica e’ inviata per via telematica, direttamente dal medico o dalla struttura sanitaria che la rilascia, all’Istituto nazionale della previdenza sociale … L’inosservanza degli obblighi di trasmissione per via telematica della certificazione medica concernente assenze di lavoratori per malattia di cui al comma 2 costituisce illecito disciplinare …

La digitalizzazione dei documenti, i quali, in tal modo, si trasformano da cartacei in elettronici mantenendo la loro validità grazie anche all’apposizione della firma digitale, è un’opportunità di sviluppo dell’efficienza per l’ente pubblico ma anche per le aziende private.

La digitalizzazione dei certificati medici, la trasformazione delle cartelle cliniche da cartacee in elettroniche, e in generale tutti gli interventi “tecnici” che mirano a snellire il rapporto cittadino – Pubblica Amministrazione, fanno parte del più ampio progetto che risponde al nome di dematerializzazione della P.A. e il cui obiettivo, oltre quello appena citato, è l’automazione di procedimenti amministrativi.

I vantaggi di “natura tecnica” prodotti dalla digitalizzazione, in questo caso, dei certificati medici sono estremamente evidenti:

  • Riduzione dello spazio fisico
  • Possibilità di invio e recezione dei certificati medici in tempo reale
  • Migliore classificazione dei documenti
  • Più semplice reperibilità dei certificati
  • Conservazione dell’integrità del documento nel lungo tempo

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Argomenti correlati:
Decreto lgs. N 150 del 2009 (PDF)

Archiviazione cartelle cliniche

Archivistica: principi base

La disciplina che studia gli Archivi: Archivistica

L’Archivistica è una vera e propria disciplina che si apprende presso Scuole di archivistica, paleografia e diplomatica istituite negli Archivi di Stato in ogni Provincia, più la scuola del Vaticano.
Tutte e tre le scienze, anche se in modo diverso, di classificazione di documenti e scritture.

L’Archivistica è una disciplina che studia l’insieme delle norme razionali per la nascita, la gestione ed il funzionamento degli archivi. La Paleografia è la scienza che studia criticamente l’evoluzione delle scritture antiche in tutte le loro manifestazioni (anche epigrafiche e papirologiche), soprattutto al fine di interpretare, datare e localizzare i documenti. La Diplomatica è la scienza che studia le formalità di redazione dei documenti per accertarne l’autenticità e ricostruirne il processo di formazione.

 

Archivio o biblioteca?

La differenza più eclatante che distingue un archivio da una biblioteca è l’elemento della volontarietà.

La biblioteca è una raccolta di oggetti, libri, riuniti volontariamente.
L’archivio, invece, si forma in modo “naturale” e non volontario.
Infatti si chiama “vincolo naturale” il vincolo archivistico per il quale ogni documento condiziona gli altri e dagli altri è condizionato.

Ad ogni ente produttore il suo archivio

Un ulteriore principio base che sottostà alla disciplina dell’Archivistica prevede che alcuni aspetti legati all’Archivio varino a seconda della “natura” dell’ente produttore.
Innanzitutto può essere definito “ente produttore” qualunque soggetto, pubblico o privato, che produce documenti come naturale conseguenza dello svolgimento della propria attività operativa.

Gli aspetti che variano a seconda se l’ente produttore è privato o pubblico sono strettamente connessi alla gestione, conservazione e tutela degli archivi.

Nel caso dei soggetti pubblici, ad esempio, la conservazione è obbligatoria.
Per i soggetti privati, la conservazione può essere imposta solo da alcune disposizioni normative in materia civilistica e fiscale.

Articolo correlato – servizio Bucap: Archiviazione fisica

Conservazione sostitutiva: definizioni e differenze

Che cosa è la conservazione sostitutiva?

Processo – conservazione – formato digitale – disponibilità – integrità – autenticità.

Combinando insieme queste parole avremo la definizione esatta del termine “conservazione sostitutiva“:

  • la conservazione sostitutiva è un processo;
  • obiettivo di questo processo è conservare documenti in formato digitale;
  • le caratteristiche dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva sono: disponibilità nel tempo, l’integrità e autenticità.

Che cosa è possibile conservare attraverso la conservazione sostitutiva?

TUTTI i documenti possono essere conservati in maniera sostitutiva.

TUTTI i documenti è la risposta corretta ma solo in teoria perché fanno eccezione alcuni documenti quali del settore doganale, oltre, ovviamente, eventuali disposizioni dei Ministeri competenti.

Qua’e la differenza tra conservazione e archiviazione?

Due anelli della stessa catena…

Sono entrambi due anelli facenti parte dello stessa catena, ma con funzioni diverse:

  • Archiviazione: fase del procedimento durante la quale i singoli documenti vengono memorizzati e identificati per permettere un loro facile e razionale accesso
  • Conservazione: fase del procedimento durante la quale i documenti precedentemente archiviati vengono trasferiti su supporti digitali garantendone sia l’esatta corrispondenza con quelli originali sia l’integrità e l’autenticità nel tempo

Firma digitale e conservazione sostitutiva: quale rapporto?

Uno strumento del processo di conservazione sostitutiva

Nel processo di conservazione sostitutiva che richiede l’espletazione di diverse attività, è necessario certificare la conservazione con la Firma digitale anche per gruppi di documenti.
In questo contesto “entrano in gioco” il Responsabile della conservazione e il Pubblico Ufficiale che nel caso della PA corrisponde ad una risorsa interna mentre per i privati è il notaio.

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Logistica in outsourcing

Affidare a Terzi la gestione del flusso aziendale

Quando si parla di logistica in outsourcing si intende l’affidamento del servizio di stoccaggio e gestione del flusso dei materiali a parti terze.

Ma che cosa si intende, esattamente, con il termine “logistica”.

Dare una definizione univoca del termine non sarebbe del tutto corretto, nel senso che la Logistica è un insieme di processi.
Il Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) definisce la Logistica come “Il processo di pianificazione, implementazione e controllo dell’efficiente ed efficace flusso e stoccaggio di materie prime, semilavorati e prodotti finiti e delle relative informazioni dal punto di origine al punto di consumo con lo scopo di soddisfare le esigenze dei clienti“.

Si può immaginare la Logistica come una sorta di “contenitore” che include diversi altri termini quali, ad esempio: processo produttivo, sistemi informativi, risorse umane, materie prime.

Logistica: processo produttivo e materie prime

Premettendo che si può parlare anche di processo produttivo svincolati dal concetto di “materie prime”, un esempio sicuramente efficace dell’apporto della logistica può esserci dato se immaginiamo un sistema logistico in outsourcing all’interno di un’Azienda che, ad esempio, produce giocattoli all’ingrosso.

Questo tipo di prodotto ha la necessità di essere stoccato e allestito, secondo criterio, in magazzini la cui gestione logistica deve necessariamente essere efficace anche per la soddisfazione del cliente finale.

Logistica: sistemi informativi e risorse umane

La logistica deve avvalersi di sistemi informativi altamente tecnologici in grado di consentire alle risorse umane una veloce, facile e immediata reperibilità delle informazioni necessarie.

Dalla seppur breve analisi dell’importanza della Logistica in questi settori, si può facilmente evincere che affidare in outsourcing il servizio di logistica determina vantaggi immediati in termini di risparmio di tempo, efficienza e produttività.

Volendo riprendere come esempio il caso dell’Azienda che produce giocattoli immaginiamo quale vantaggio immediato la stessa potrebbe avere dall’affidare la gestione del magazzino ad una parte terza mentre il core business, ovvero la produzione di giocattoli, diventasse la prima e unica attività.

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Evoluzione storica degli Archivi

Evoluzione degli archivi e dell’archivistica: breve excursus

Potremo quasi definire la storia degli Archivi “senza tempo”.
Se è vero che tutto ciò che viene conservato, in qualche modo, viene archiviato, allora potremo dire che la data precisa in cui far risalire la nascita di un archivio probabilmente non esiste.

Ufficialmente, così come si può leggere sul sito Archivi.beniculturali.it, il portale ufficiale dell’Amministrazione Archivistica Italiana, la prima fonte ufficiale grazie alla quale è possibile delinare l’inizio della storia degli archivi sarebbe la “laminetta dissotterrata più di mezzo secolo fa, e decifrata dal dott. Emilio Forrer dell’Università di Berlino“.

Non è certamente questa la sede in cui elencare tutte le tappe storiche che hanno segnato l’evoluzione degli Archivi fino ai nostri giorni (per coloro che fossero interessati La storia degli archivi e dell’ archivistica (PDF) pubblicata sul sito Archivi.beniculturali.it).
Ci basti sapere che gli archivi storici, anche quelli privati, sono parte integrante dell’immenso patrimonio culturale del nostro Paese.

L’esigenza di “archiviare”

Mentre le esigenze culturali del “voler conservare” restano sostanzialmente immutate, (l’esigenza di “conservare” gli atti comunali, i testi e gli scritti con valenza anche religiosa si avverte da sempre, sin dall’antichità, in virtù del fatto che, per sua natura l’uomo è portato a voler “trasferire” le proprie conoscenze) quel che cambia necessariamente, nel tempo, è la metodologia e gli strumenti dei quali si avvale l’Archivistica.

Pensiamo, ad esempio, all’enorme contributo della tecnologia nel caso degli archivi fotografici e il ruolo particolare rivestito in tal senso dalla microfilmatura per la conservazione a lungo termine.

Approfondimenti sull’archiviazione fisica dei documenti
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Firma elettronica

Firma elettronica, firma digitale e firma elettronica qualificata

La firma elettronica e la firma digitale, spesso vengono descritte come la medesima “cosa”. In realtà è proprio il CNIPA a fornirci un’esaustiva descrizione del contenuto della firma elettronica e quindi della differenza tra questa e la firma digitale.

Si legge infatti nel documento intitolato “Linee guida per l’utilizzo della Firma Digitale“: “La Firma digitale è un particolare tipo di “Firma elettronica qualificata”, basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata…“.

Pertanto, benché i due strumenti abbiano fini uguali, ovvero quello di attribuire validità al documento, non sono del tutto corrispondenti l’uno all’altro.
In generale, possiamo dire, prendendo in prestito l’ulteriore specificazione addotta dal CNIPA che la firma elettronica è “L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica“.

Da questa asserzione si evincono subito alcune condicio sine qua non:

  • insieme di dati
  • dati in forma elettronica
  • associazione logica con altri dati elettronici

Firma digitale

La firma digitale è definita come firma “forte” da un punto di vista giuridico ed è un tipo di Firma elettronica qualificata. Le principali caratteristiche di questo tipo di firma elettronica sono:

  • possibilità di identificare il titolare in modo univoco
  • il firmatario detiene il controllo esclusivo del mezzo
  • la titolarità è stata certificata da un soggetto terzo (la “Certification Authority”)