Archiviazione fisica dei documenti

L’archiviazione fisica dei documenti è un servizio che comprende tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale del Cliente, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità.

Il servizio di archiviazione fisica prevede le attività di ritiro, catalogazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale

La documentazione viene conservata in locali della società, dislocati in 4 diversi magazzini, dotati di impianti a scaffalatura tradizionale, robotizzati, compattabili o locali protetti.

Per il trasferimento e la conservazione della documentazione vengono utilizzati appositi contenitori antipolvere, da noi progettati per preservare l’integrità fisica del materiale cartaceo.

Per maggiori dettagli visita la pagina i nostri contenitori.

Il servizio di gestione degli archivi contempla lo svolgimento di tutte le attività gestionali connesse al ciclo di vita del documento, quali ad esempio: la ricerca, il prelievo, la consegna del documento richiesto al cliente, il versamento agli Archivi di Stato, le attività di selezione e scarto della documentazione. Il sistema operativo adottato garantisce la puntuale esecuzione delle diverse fasi del processo di gestione dei flussi cartacei permettendo, attraverso l’utilizzo di strumenti altamente tecnologici e innovativi, la risoluzione delle problematiche della gestione dell’archivio.

Per maggiori dettagli visita la pagina valutazione degli impatti connessi alla gestione dell’archivio.

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Conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva)

Conservazione digitale a norma

Bucap, in qualità di conservatore accreditato AgID, offre servizi a norma per la conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) dei documenti informatici. Leader dal 1982 nella gestione fisica e informatica di archivi e documenti, integra e completa l’offerta di soluzioni a 360° per la gestione e valorizzazione del patrimonio documentale dei propri Clienti.

Cos’è la conservazione digitale

La conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) è l’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.

Le opportune procedure di conservazione avvengono mediante un sistema di conservazione a norma, in attuazione di quanto previsto dall’art. 44, comma 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. n.82/2005) e dalle Regole Tecniche in materia di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice.

Il sistema di conservazione offerto da Bucap aderisce completamente al modello concettuale proposto dalla normativa vigente, garantendo l’accesso agli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Il servizio è strutturato per accogliere il versamento dei documenti e dei metadati associati, trasformandoli in pacchetti di versamento opportunamente controllati e verificati, con contestuale rilascio del rapporto di versamento.

Il processo di conservazione, al fine di conservare e mantenere validi nel tempo i documenti informatici, in modo che sia sempre possibile ottemperare all’obbligo di esibizione imposto dal legislatore, prevede:

  • la Formazione dei pacchetti di archiviazione (PdA);
  • la Generazione dell’Indice dei pacchetti di archiviazione  (iPdA);
  • la Sottoscrizione dell’iPdA, tramite apposizione della firma digitale e di una marca temporale;
  • la Memorizzazione del PdA
  • la Registrazione del Processo di conservazione
  • il Mantenimento della validità del processo di conservazione con la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche al fine anche di adeguarne il formato;
  • lo Scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla normativa, dandone informativa al produttore. Nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico, lo scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali rilasciata al Produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia (D.lgs 42/04).

Il sistema di conservazione, secondo le Regole Tecniche, individua dei ruoli e delle responsabilità specifiche (art. 6), in base ai modelli organizzativi; tuttavia le politiche complessive del sistema e il suo governo sono affidate al Responsabile della Conservazione, figura di riferimento principale e opportunamente formata (art. 7).

La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno (art. 6, comma 7), che assume il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione e opera nel rispetto del “Manuale della Conservazione” redatto dal Responsabile della Conservazione dell’ente o dell’azienda.

Bucap, alla luce di quanto prescritto dalla normativa, opera come Responsabile del Servizio di Conservazione, utilizzando un  sistema di conservazione accreditato AgID e descritto dal “Manuale della Conservazione” e dal “Piano della Sicurezza”.

I benefici della conservazione digitale

Nel ciclo di vita dei documenti, la Conservazione Digitale rappresenta la gestione digitale di un documento informatico nella sua fase di deposito è pertanto obbligatoria per tutti i documenti nati in digitale.

Per l’erogazione del servizio, Bucap si avvale di un software sviluppato ad hoc e della collaborazione dello “Studio Legale Lisi”.

Con i servizi di conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) e di fatturazione elettronica BUCAP completa la propria offerta di soluzioni integrate, dalla carta ai byte, per la gestione e valorizzazione del patrimonio documentale.

Per avere maggiori informazioni sul servizio, sui ruoli e le responsabilità delle figure interessate dal servizio di conservazione o richiedere una consulenza, compilate il form.

I benefici di un sistema di Conservazione Digitale accreditato AgID

L’accreditamento AgID garantisce:

1. affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria per svolgere l’attività di conservazione;

2. utilizzo di personale con conoscenze, esperienza e competenze specifiche nel settore della gestione documentale, conservazione dei documenti informatici e nelle procedure di sicurezza in conformità alle norme del CAD e del DPCM 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione;

 

3. adozione di procedure e metodi adeguati e conformi a tecniche consolidate;

4. utilizzo di sistemi affidabili e sicuri per la conservazione dei documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal CAD;

5. adozione di adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione.

 

Elenco dei documenti nati su supporto cartaceo che possono essere conservati digitalmente:

  • libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
  • scritture ausiliarie di magazzino
  • registro dei beni ammortizzabili
  • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • libri sociali
  • bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
  • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)

 

I principali riferimenti normativi:

  • Codice Civile [Libro Quinto del Lavoro, Titolo II Del lavoro nell’Impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], art. 2215 bis – Documentazione informatica;
  • Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
  • Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. – Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
  • Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali;
  • Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. – Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio;
  • Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e s.m.i.;
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71;
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5- bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 –bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005;

Circolari, risoluzioni e regolamenti:

  • Circolare dell’AdE n. 45/E del 19 ottobre 2005;
  • Circolare dell’AdE n. 36/E del 6 dicembre 2006;
  • Risoluzione AdE n. 161E del 9 luglio 2007;
  • Risoluzione AdE n. 158E del 15 giugno 2009 e n. 196E del 30 luglio 2009;
  • Circolare AGID 10 aprile 2014, n. 65 – Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all’art. 44-bis, comma 1, del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.
  • Regolamento ISVAP n°27 del 14 Ottobre 2008 concernente la tenuta dei Registri Assicurativi, Tenuta dei Registri Assicurativi di cui all’articolo 101 del Decreto Legislativo 7 Settembre 2005, n° 209 – Codice delle Assicurazioni Private

Standard di riferimento:

  • ISO 14721:2012 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l’archiviazione;
  • ISO/IEC 27001:2013, Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System);
  • ETSI TS 101 533-1 V1.3.1 (2012-04) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni;
  • ETSI TR 101 533-2 V.1.3.1 (2012-04) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation System Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni;
  • UNI 11386:2010 Standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel recupero degli Oggetti digitali;
  • ISO 15836:2009 Information anda documentation – The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core.

Consulenza e Formazione archivistica e logistica

Il servizio di consulenza archivistica e logistica prestato dalla Bucap accompagna il Cliente nell’analisi dei fabbisogni, nell’elaborazione di adeguate procedure di gestione e nella progettazione di sistemi di gestione dei flussi documentali o sistemi di gestione dei beni di magazzino.

Attraverso l’ausilio di esperti archivisti, progettisti e programmatori informatci Bucap offre attività di consulenza su:

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  • legislazione archivistica
  • redazione di titolari
  • redazione di elenchi di consistenza e inventari
  • redazione di massimari di scarto
  • individuazione dei criteri per la redazione di bandi e capitolati di gara degli Enti Pubblici
  • riordinamento di archivi presso la sede del Cliente
  • trasferimenti di archivio
  • progettazione di locali archivio
  • progettazione di sistemi di movimentazione e controllo delle merci
  • gestione di inventari, statistiche e contabilità di magazzino.

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Da un albero quanti fogli di carta si ricavano?

Capita spesso, a chiunque abbia una sensibilità ambientalista, di ritrovarsi in ufficio circondato da fogli e documenti e di pensare a quanti alberi siano stati abbattuti per conservare informazioni più o meno importanti. In un articolo di qualche anno fa, sul magazine “Focus”, si leggeva che da un albero di media grandezza si possono ricavare 79.500 fogli di carta, vale a dire, il contenuto di 159 risme di carta.

Questo ammontare di fogli potrebbe sembrare esorbitante, ma non lo è. Basti pensare che una amministrazione pubblica di piccole dimensioni come la Provincia di Prato, con la dematerializzazione documentale, ha potuto evitare il consumo di ben 200 mila fogli all’anno, il contenuto di 400 risme di carta.

Oltre ad aver risparmiato in termini di spazio d’archiviazione (4 metri cubi di documenti sono diventati 3 dvd), con la dematerializzazione la PA ha perpetrato l’esistenza di due alberi all’anno e diminuito sensibilmente il proprio impatto ambientale, anche per ciò che riguarda i rifiuti.

Da un’analisi della Regione Lombardia emerge che, qualora venisse utilizzata la giusta accortezza e le tecnologie adeguate, 99.000 impiegati d’ufficio potrebbero riuscire a risparmiare 1.386 tonnellate di carta. Fatti i dovuti calcoli, stiamo parlando di oltre 100.000 alberi l’anno.

Sapere quanti fogli si possono ricavare da un albero è solo il principio di una riflessione che porta lontano. Un numero che può fornire una ragione in più per pensare alla dematerializzazione documentale come uno strumento indispensabile per abbattere l’impatto ambientale delle aziende.