L’archiviazione fisica dei documenti è un servizio che comprende tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale del Cliente, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità.
Il servizio di archiviazione fisica prevede le attività di ritiro, catalogazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale
La documentazione viene conservata in locali della società, dislocati in 4 diversi magazzini, dotati di impianti a scaffalatura tradizionale, robotizzati, compattabili o locali protetti.
Per il trasferimento e la conservazione della documentazione vengono utilizzati appositi contenitori antipolvere, da noi progettati per preservare l’integrità fisica del materiale cartaceo.
Per maggiori dettagli visita la pagina i nostri contenitori.
Il servizio di gestione degli archivi contempla lo svolgimento di tutte le attività gestionali connesse al ciclo di vita del documento, quali ad esempio: la ricerca, il prelievo, la consegna del documento richiesto al cliente, il versamento agli Archivi di Stato, le attività di selezione e scarto della documentazione. Il sistema operativo adottato garantisce la puntuale esecuzione delle diverse fasi del processo di gestione dei flussi cartacei permettendo, attraverso l’utilizzo di strumenti altamente tecnologici e innovativi, la risoluzione delle problematiche della gestione dell’archivio.
Per maggiori dettagli visita la pagina valutazione degli impatti connessi alla gestione dell’archivio.
Conservazione digitale a norma
Bucap, in qualità di conservatore accreditato AgID, offre servizi a norma per la conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) dei documenti informatici. Leader dal 1982 nella gestione fisica e informatica di archivi e documenti, integra e completa l’offerta di soluzioni a 360° per la gestione e valorizzazione del patrimonio documentale dei propri Clienti.
Cos’è la conservazione digitale
La conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) è l’insieme delle attività e dei processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l’autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.
Le opportune procedure di conservazione avvengono mediante un sistema di conservazione a norma, in attuazione di quanto previsto dall’art. 44, comma 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale (d. lgs. n.82/2005) e dalle Regole Tecniche in materia di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice.
Il sistema di conservazione offerto da Bucap aderisce completamente al modello concettuale proposto dalla normativa vigente, garantendo l’accesso agli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
Il servizio è strutturato per accogliere il versamento dei documenti e dei metadati associati, trasformandoli in pacchetti di versamento opportunamente controllati e verificati, con contestuale rilascio del rapporto di versamento.
Il processo di conservazione, al fine di conservare e mantenere validi nel tempo i documenti informatici, in modo che sia sempre possibile ottemperare all’obbligo di esibizione imposto dal legislatore, prevede:
- la Formazione dei pacchetti di archiviazione (PdA);
- la Generazione dell’Indice dei pacchetti di archiviazione (iPdA);
- la Sottoscrizione dell’iPdA, tramite apposizione della firma digitale e di una marca temporale;
- la Memorizzazione del PdA
- la Registrazione del Processo di conservazione
- il Mantenimento della validità del processo di conservazione con la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche al fine anche di adeguarne il formato;
- lo Scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla normativa, dandone informativa al produttore. Nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico, lo scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali rilasciata al Produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia (D.lgs 42/04).
Il sistema di conservazione, secondo le Regole Tecniche, individua dei ruoli e delle responsabilità specifiche (art. 6), in base ai modelli organizzativi; tuttavia le politiche complessive del sistema e il suo governo sono affidate al Responsabile della Conservazione, figura di riferimento principale e opportunamente formata (art. 7).
La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno (art. 6, comma 7), che assume il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione e opera nel rispetto del “Manuale della Conservazione” redatto dal Responsabile della Conservazione dell’ente o dell’azienda.
Bucap, alla luce di quanto prescritto dalla normativa, opera come Responsabile del Servizio di Conservazione, utilizzando un sistema di conservazione accreditato AgID e descritto dal “Manuale della Conservazione” e dal “Piano della Sicurezza”.
I benefici della conservazione digitale
Nel ciclo di vita dei documenti, la Conservazione Digitale rappresenta la gestione digitale di un documento informatico nella sua fase di deposito è pertanto obbligatoria per tutti i documenti nati in digitale.
Per l’erogazione del servizio, Bucap si avvale di un software sviluppato ad hoc e della collaborazione dello “Studio Legale Lisi”.
Con i servizi di conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) e di fatturazione elettronica BUCAP completa la propria offerta di soluzioni integrate, dalla carta ai byte, per la gestione e valorizzazione del patrimonio documentale.
Per avere maggiori informazioni sul servizio, sui ruoli e le responsabilità delle figure interessate dal servizio di conservazione o richiedere una consulenza, compilate il form.
I benefici di un sistema di Conservazione Digitale accreditato AgID
L’accreditamento AgID garantisce:
1. affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria per svolgere l’attività di conservazione;
2. utilizzo di personale con conoscenze, esperienza e competenze specifiche nel settore della gestione documentale, conservazione dei documenti informatici e nelle procedure di sicurezza in conformità alle norme del CAD e del DPCM 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
3. adozione di procedure e metodi adeguati e conformi a tecniche consolidate;
4. utilizzo di sistemi affidabili e sicuri per la conservazione dei documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal CAD;
5. adozione di adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione.
Elenco dei documenti nati su supporto cartaceo che possono essere conservati digitalmente:
- libro giornale e libro degli inventari
- scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
- scritture ausiliarie di magazzino
- registro dei beni ammortizzabili
- registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
- dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
- modelli di pagamento (F23 e F24)
- libri sociali
- bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
- relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
- fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
- ricevute fiscali e scontrini fiscali
- documenti di trasporto (DDT)
- scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
- libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
I principali riferimenti normativi:
- Codice Civile [Libro Quinto del Lavoro, Titolo II Del lavoro nell’Impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], art. 2215 bis – Documentazione informatica;
- Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
- Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. – Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
- Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali;
- Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. – Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio;
- Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e s.m.i.;
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71;
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5- bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 –bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005;
Circolari, risoluzioni e regolamenti:
- Circolare dell’AdE n. 45/E del 19 ottobre 2005;
- Circolare dell’AdE n. 36/E del 6 dicembre 2006;
- Risoluzione AdE n. 161E del 9 luglio 2007;
- Risoluzione AdE n. 158E del 15 giugno 2009 e n. 196E del 30 luglio 2009;
- Circolare AGID 10 aprile 2014, n. 65 – Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all’art. 44-bis, comma 1, del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.
- Regolamento ISVAP n°27 del 14 Ottobre 2008 concernente la tenuta dei Registri Assicurativi, Tenuta dei Registri Assicurativi di cui all’articolo 101 del Decreto Legislativo 7 Settembre 2005, n° 209 – Codice delle Assicurazioni Private
Standard di riferimento:
- ISO 14721:2012 OAIS (Open Archival Information System), Sistema informativo aperto per l’archiviazione;
- ISO/IEC 27001:2013, Information technology – Security techniques – Information security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information Security Management System);
- ETSI TS 101 533-1 V1.3.1 (2012-04) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni;
- ETSI TR 101 533-2 V.1.3.1 (2012-04) Technical Report, Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Information Preservation System Security; Part 2: Guidelines for Assessors, Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni;
- UNI 11386:2010 Standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel recupero degli Oggetti digitali;
- ISO 15836:2009 Information anda documentation – The Dublin Core metadata element set, Sistema di metadata del Dublin Core.
Il servizio di consulenza archivistica e logistica prestato dalla Bucap accompagna il Cliente nell’analisi dei fabbisogni, nell’elaborazione di adeguate procedure di gestione e nella progettazione di sistemi di gestione dei flussi documentali o sistemi di gestione dei beni di magazzino.
Attraverso l’ausilio di esperti archivisti, progettisti e programmatori informatci Bucap offre attività di consulenza su:
- legislazione archivistica
- redazione di titolari
- redazione di elenchi di consistenza e inventari
- redazione di massimari di scarto
- individuazione dei criteri per la redazione di bandi e capitolati di gara degli Enti Pubblici
- riordinamento di archivi presso la sede del Cliente
- trasferimenti di archivio
- progettazione di locali archivio
- progettazione di sistemi di movimentazione e controllo delle merci
- gestione di inventari, statistiche e contabilità di magazzino.
Capita spesso, a chiunque abbia una sensibilità ambientalista, di ritrovarsi in ufficio circondato da fogli e documenti e di pensare a quanti alberi siano stati abbattuti per conservare informazioni più o meno importanti. In un articolo di qualche anno fa, sul magazine “Focus”, si leggeva che da un albero di media grandezza si possono ricavare 79.500 fogli di carta, vale a dire, il contenuto di 159 risme di carta.
Questo ammontare di fogli potrebbe sembrare esorbitante, ma non lo è. Basti pensare che una amministrazione pubblica di piccole dimensioni come la Provincia di Prato, con la dematerializzazione documentale, ha potuto evitare il consumo di ben 200 mila fogli all’anno, il contenuto di 400 risme di carta.
Oltre ad aver risparmiato in termini di spazio d’archiviazione (4 metri cubi di documenti sono diventati 3 dvd), con la dematerializzazione la PA ha perpetrato l’esistenza di due alberi all’anno e diminuito sensibilmente il proprio impatto ambientale, anche per ciò che riguarda i rifiuti.
Da un’analisi della Regione Lombardia emerge che, qualora venisse utilizzata la giusta accortezza e le tecnologie adeguate, 99.000 impiegati d’ufficio potrebbero riuscire a risparmiare 1.386 tonnellate di carta. Fatti i dovuti calcoli, stiamo parlando di oltre 100.000 alberi l’anno.
Sapere quanti fogli si possono ricavare da un albero è solo il principio di una riflessione che porta lontano. Un numero che può fornire una ragione in più per pensare alla dematerializzazione documentale come uno strumento indispensabile per abbattere l’impatto ambientale delle aziende.
L’analisi per l’implementazione di un Workflow documentale
L’implementazione di un Workflow documentale misurato sui soggetti agenti all’interno di esso, rappresenta un’attività di ottimizzazione dei processi di condivisione e accesso ai documenti in grado di velocizzare e semplificare notevolmente i flussi di lavoro con un gran risparmio economico e una maggiore sicurezza sulla stessa condivisione. Per attuare un sistema di workflow documentale sono necessarie più fasi: una prima fase di analisi della situazione del cliente che permetta di definire procedure e strumenti di controllo all’interno del flusso, una fase di progettazione del sistema e infine la sua realizzazione.
La prima fase è la più delicata delle tre poiché da essa dipende poi l’effettiva realizzazione delle successive e il loro successo. Così le migliori aziende che forniscono questo servizio in outsourcing si preoccupano primariamente di intraprendere una serie di interviste all’interno dell’azienda del cliente al fine di individuare tutte le possibili aree di miglioramento sul sistema di workflow di documenti preesistente. Grazie a questo tipo di analisi sono eliminabili i processi ridondanti e spesso gli inutili volumi di materiale cartaceo. Pertanto, l’implementazione di un workflow documentale ottimizzato prevede una primaria operazione di dematerializzazione dei documenti e dei processi inerenti ad essi. Oltre a questo, il processo prevede l’ottimizzazione nella ricezione della corrispondenza, il trattamento della stessa, l’implementazione di un sistema di controllo su tutto il processo, l’attivazione di un nuovo sistema di smistamento e di archiviazione.
Approfondimenti
> Gestione Workflow documenti
Servizi Collegati
Professionalità, alti numeri , evoluzione continua
Gestione Archivio Cartaceo
In Bucap prendiamo in carico i vostri documenti, elaboriamo adeguati sistemi di classificazione e di registrazione in grado di effettuare una corretta e funzionale archiviazione.
Gestiamo qualunque tipologia di archivio, proponiamo soluzioni su misura per le vostre esigenze.
Acquisizione ottica e Cattura Dati
Grazie all’utilizzo di tecnologie informatiche standard e avanzate, offriamo al Cliente il servizio di gestione elettronica documentale con tutti i vantaggi offerti dalla conversione dei documenti cartacei in immagini di facile e rapida consultazione.
BPO & DPO
Bucap è in grado svolgere, per conto del Cliente, attività gestionali e di controllo sui documenti e/o sui processi. I servizi di BPO permettono di ottenere numerosi benefici che comportano un importante impatto in termini di risparmio economico.
Mailroom, Ufficio Posta, Printing
Per “gestione servizi postali” intendiamo la progettazione, l’impianto e la gestione di un centro di coordinamento postale specifico per le esigenze di ogni nostro Cliente. Il servizio è offerto da Bucap sia in completo outsourcing presso le proprie sedi, presenti sul territorio italiano, oppure presso la sede stessa del cliente.
Consulenza e formazione archivistica
Il servizio di consulenza archivistica prestato dai professionisti Bucap, accompagna il Cliente nei progetti di Digital Transformation, partendo dall’analisi dei fabbisogni e andando a definire le adeguate procedure di gestione dei workflow documentali.
Gestione fatture passive
Il nostro servizio di gestione fatture passive acquisisce le informazioni sia da documenti cartacei che elettronici. Scansiona i documenti cartacei ed acquisisce le fatture in formato elettronico elaborandone un`immagine digitale da cui estrae i dati necessari alle registrazioni contabili.
Archiviazione cartelle cliniche
Il nostro intervento mira alla risoluzione dei problemi connessi all’archiviazione delle cartelle cliniche: necessità di garantire il tempestivo accesso alle informazioni contenute nei documenti e tutela della riservatezza.
Per saperne di più
Glossario
Terminologie e termini tecnici dal mondo archivistico e IT
FAQ
Tutte le risposte sui servizi Bucap
FOCUS
Digital Document
Area Editoriale
Dematerializzazione degli archivi cartacei: come fare e a chi rivolgersi
14 Gennaio 2021/da Pietro CascielloIl protocollo informatico: una definizione e le indicazioni delle Linee guida AgID
12 Gennaio 2021/da devLinee guida AgID: gli standard e specifiche tecniche da seguire
7 Gennaio 2021/da Pietro CascielloSmart working e home working: differenze e info utili da conoscere
5 Gennaio 2021/da Pietro CascielloDigitalizzazione in Italia: una panoramica sulla situazione
30 Dicembre 2020/da Pietro CascielloCome fare la dematerializzazione documentale negli uffici: risparmio ed efficienza
24 Dicembre 2020/da Pietro CascielloSmart working: 7 regole che dipendenti e datori di lavoro devono seguire
22 Dicembre 2020/da Pietro CascielloDematerializzazione nella pubblica amministrazione: le Linee guida AgID
17 Dicembre 2020/da devDal riconoscimento OMR all’archiviazione sostitutiva, le caratteristiche di un’azienda leader
Dal servizio più semplice come quello di riconoscimento OMR, alla più complessa gestione di un’archiviazione sostitutiva, un’azienda che debba gestire un’ingente quantità di documentazione necessita spesso di demandare tali processi ad un ente terzo in grado di fornire tali prestazioni in outsourcing.
Abbiamo nominato il processo di OMR e il processo di archiviazione sostitutiva per indicare i due casi estremi di un pacchetto di servizi che per essere ad oggi competitivo deve comprendere tutto ciò che sta nel mezzo. Se infatti l’OMR (Optical Mark Recognition) è ad oggi la tecnica di acquisizione ottica più semplice, in quanto utile a rilevare solamente le marcature di un’immagine acquisita, ciò non significa che un’azienda che offra in outsourcing servizi di acquisizione ottica, acquisizione digitale, conservazione, dematerializzazione e archiviazione sostitutiva, non debba, con la complessità gestionale legata a questi processi, dimenticarsi anche delle necessità più semplici delle aziende clienti. Quest’attenzione premia le aziende più virtuose aprendo loro un portfolio clienti sempre più vasto e rendendo loro i risultati migliori.
Così un’azienda come Bucap non ha dimenticato di inserire tra i propri servizi una sezione interamente dedicata all’acquisizione ottica OMR e OCR, che la metta in grado di rispondere alle richieste dei molti clienti che al giorno d’oggi necessitano di supporto IT sui propri processi documentali.
Queste sono le piccole attenzioni che fanno di un’azienda una leader di mercato.
Approfondimenti
> Riconoscimento OMR
Servizi Collegati
Professionalità, alti numeri , evoluzione continua
Gestione Archivio Cartaceo
In Bucap prendiamo in carico i vostri documenti, elaboriamo adeguati sistemi di classificazione e di registrazione in grado di effettuare una corretta e funzionale archiviazione.
Gestiamo qualunque tipologia di archivio, proponiamo soluzioni su misura per le vostre esigenze.
Acquisizione ottica e Cattura Dati
Grazie all’utilizzo di tecnologie informatiche standard e avanzate, offriamo al Cliente il servizio di gestione elettronica documentale con tutti i vantaggi offerti dalla conversione dei documenti cartacei in immagini di facile e rapida consultazione.
BPO & DPO
Bucap è in grado svolgere, per conto del Cliente, attività gestionali e di controllo sui documenti e/o sui processi. I servizi di BPO permettono di ottenere numerosi benefici che comportano un importante impatto in termini di risparmio economico.
Mailroom, Ufficio Posta, Printing
Per “gestione servizi postali” intendiamo la progettazione, l’impianto e la gestione di un centro di coordinamento postale specifico per le esigenze di ogni nostro Cliente. Il servizio è offerto da Bucap sia in completo outsourcing presso le proprie sedi, presenti sul territorio italiano, oppure presso la sede stessa del cliente.
Consulenza e formazione archivistica
Il servizio di consulenza archivistica prestato dai professionisti Bucap, accompagna il Cliente nei progetti di Digital Transformation, partendo dall’analisi dei fabbisogni e andando a definire le adeguate procedure di gestione dei workflow documentali.
Gestione fatture passive
Il nostro servizio di gestione fatture passive acquisisce le informazioni sia da documenti cartacei che elettronici. Scansiona i documenti cartacei ed acquisisce le fatture in formato elettronico elaborandone un`immagine digitale da cui estrae i dati necessari alle registrazioni contabili.
Archiviazione cartelle cliniche
Il nostro intervento mira alla risoluzione dei problemi connessi all’archiviazione delle cartelle cliniche: necessità di garantire il tempestivo accesso alle informazioni contenute nei documenti e tutela della riservatezza.
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Dematerializzazione degli archivi cartacei: come fare e a chi rivolgersi
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22 Dicembre 2020/da Pietro CascielloDematerializzazione nella pubblica amministrazione: le Linee guida AgID
17 Dicembre 2020/da devI processi di gestione di siti di e-commerce non riguardano, come si può credere, solamente il web. La logistica che sottendono è tanto importante quanto il servizio offerto online, poiché il suo successo avviene solo grazie a questa.
Così, per la gestione delle vendite e degli acquisti tramite e-commerce aziende come Bucap hanno deciso di innovare la propria offerta proponendo ai loro clienti non più un servizio di sola logistica avanzata, ma un vero e proprio servizio di logistica integrata.
Ciò significa che con un solo servizio Bucap è in grado di sopperire alle esigenze di un’azienda non solo dal punto di vista della logistica, ma di integrare la gestione di ordini d’acquisto, gestione dei processi, picking, imballaggio, conservazione e quant’altro, alla gestione dei vostri profili web. Bucap, offre ai suoi clienti competenza a tutto tondo grazie al suo servizio di logistica integrato alla gestione e-commerce. Alla conoscenza del web e del web marketing, alla competenza tecnica nella realizzazione di siti altamente performanti si va ad integrare anche una gestione della logistica di provata efficacia e di lunga esperienza.
Perché quindi dividere i processi di gestione e-commerce in due segmenti separati quando fanno parte dello stesso organismo e il buon funzionamento dell’uno rappresenta l’istanza necessaria e sufficiente per il buon funzionamento dell’altro?
Approfondimenti
Gestione integrata e-commerce
Per ogni attività la presenza e la visibilità sulla rete internet è un fattore che ricopre un carattere sempre più rilevante.
Bucap, con competenza tecnica e ampia conoscenza delle dinamiche del mondo internet e del web marketing, offre ai suoi clienti un servizio di creazione siti web funzionali alle necessità di informazione e divulgazione, e anche alle particolari esigenze di e-commerce.
Il servizio di creazione siti web offre:
- progettazione e realizzazione tecnica
- studio grafico
- creazione dei contenuti
- assistenza e manutenzione sistemistica
- analisi e ottimizzazione per la visibilità e il posizionamento nei motori di ricerca.
Fatturazione elettronica
L’esperienza Bucap in tutti gli aspetti di gestione e flusso documentale.
Fatturazione Elettronica
BUCAP è tra le prime aziende in Italia a offrire gli innovativi servizi di fatturazione elettronica e di conservazione digitale (sostitutiva), che vanno a integrare e completare l’offerta di soluzioni a 360° per la gestione, conservazione e valorizzazione del patrimonio documentale
Cos’è la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica consiste nella trasmissione telematica dei dati di fatturazione a clienti e fornitori, evitando del tutto la produzione cartacea; è obbligatoria per tutti gli enti, aziende, istituzioni del settore pubblico, nonché per i loro fornitori ed è vantaggiosa per tutte le aziende con grandi volumi di fatture, attive e passive, da gestire.
La fatturazione elettronica prevede l’uso di adeguati strumenti informatici per la gestione di tutto l’iter di fatturazione e l’adozione di un processo regolato da precise normative e definito da chiare condizioni di attuazione.
I parametri principali sono
- la fattura deve essere immodificabile
- ogni fattura deve contenere un riferimento temporale
- ad ogni fattura deve essere apposta la firma elettronica qualificata del mittente
- per ogni fattura (o lotti di fatture indirizzate al medesimo destinatario) devono essere garantiti la data di emissione (momento di effettuazione dell’operazione), l’integrità del contenuto e l’autenticità della firma elettronica
I contenuti principali della fattura elettronica:
- Soggetto: ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione, il numero di partita IVA dell’emittente
- Beni o servizi: tipologia, qualità quantità e natura
- Base Imponibile
- Aliquota o ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamenti espressi al centesimo di euro
- Numero di partita IVA del cessionario del bene o committente il servizio
I benefici della conservazione digitale
I “tradizionali” servizi BUCAP di archiviazione fisica, gestione elettronica dei documenti, acquisizione elettronica dei dati, portale internet dedicato, consentono a enti e aziende clienti di recuperare lo spazio, le risorse e il tempo dedicati alla gestione degli archivi, abbattere i costi relativi, avere accesso rapido ai documenti.
I servizi di fatturazione elettronica e di conservazione digitale garantiscono un ulteriore valore aggiunto, con molteplici vantaggi in termini di riduzione dei costi e recupero di produttività.
Tra i principali benefici apportati dalla fatturazione elettronica: risparmio dei costi per carta, buste, francobolli e stampa; riduzione del tempo destinato all’archiviazione della fattura; riqualificazione delle risorse impiegate per la ricezione, registrazione e archiviazione dei dati; migliore gestione dei pagamenti e incassi elettronici; abbattimento di dispute e controversie dovute a errori di fatturazione, con conseguente risparmio di tempo; migliore gestione della tesoreria.
La conservazione digitale aggiunge i seguenti vantaggi: il recupero dei costi dovuto alla smaltimento della carta, l’eliminazione dell’acquisto di materiali di consumo, un risparmio netto sulle imposte di bollo.
Per l’erogazione del servizio BUCAP si avvale di un software sviluppato ad hoc e della collaborazione dello Studio Legale Lisi, sia per la conservazione digitale che per la fatturazione elettronica.
Con i servizi di conservazione digitale e fatturazione elettronica, BUCAP completa la propria offerta di soluzioni integrate, dalla carta ai byte, per la gestione e valorizzazione del patrimonio documentale.
Per avere maggiori informazioni sul servizio o richiedere una consulenza, compilate il form.
Obbligatorietà della fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione
Il testo della Finanziaria 2008 (Art. 1, commi 209-213 della legge 247/07) e il relativo decreto attuativo del Ministero dell’Economia prevedono che l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato e con gli enti pubblici nazionali deve essere effettuata in forma elettronica con l’osservanza del Decreto Legislativo n. 52 del 20/02/04 e del codice dell’amministrazione digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005.
Le principali fonti normative sulla Fatturazione Elettronica:
- Decreto Presidente della Repubblica 633/1972, Art. 21, comma 1-3 e successive modifiche
- Raccomandazione 94/820/CE della Commissione, 19 ottobre 1994, G.U. n. 338 del 28/12/1994
- Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001 (modifica la Direttiva 77/388/CEE)
- Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 (attuazione della direttiva 2001/115/CE), G.U. n. 49 del 28 febbraio 2004
- Provvedimento Agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004, G.U. n. 298 del 21 dicembre 2004
- Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005
- Direttiva 2006/112/CE del Consiglio del 28 novembre 2006
- Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 – Legge finanziaria 2008, G.U. n. 300 del 28 dicembre 2007
- Decreto 7 marzo 2008, G.U. n.103 del 3 maggio 2008