Principali attività di consulenza archivistica
Realizzazione Piano di Classificazione (Titolario)
Archivio Corrente.
Il Piano di Classificazione (Titolario) è uno strumento essenziale per la realizzazione di un archivio, in quanto costituisce la base logica del sistema di gestione documentale. Si costruisce attraverso una struttura gerarchica di voci che riflettono le aree di competenza dell’ente, con l’obiettivo di realizzare uno strumento dinamico e adattabile alle esigenze del Cliente.
Realizzazione Piano di Fascicolazione
Lo strumento principale per costruire un archivio digitale coerente e funzionale è il Piano di Classificazione, che guida la formazione dei fascicoli e delle unità archivistiche. A completamento di questo, un set di regole definisce i criteri per organizzare e gestire efficacemente i documenti all’interno del sistema.
Realizzazione Piano di Conservazione (Massimario di scarto)
Archivio Corrente – Archivio Deposito.
Vengono definite tempistiche e modalità di gestione dei documenti, stabilendo quando conservarli o eliminarli in base alle diverse tipologie di fascicoli. Una pianificazione chiara della selezione e dello scarto agevola le eliminazioni periodiche, ottimizzando lo spazio in archivi cartacei e digitali.
Redazione Manuale di Gestione
Archivio Corrente.
Il Manuale di Gestione, previsto dalla normativa, va integrato con gli strumenti archivistici e con il Manuale di Conservazione. Al suo interno sono descritti in dettaglio ruoli, responsabilità, strumenti e sistemi utilizzati dall’amministrazione. Il manuale di gestione è un documento che definisce principi e regole per la gestione dei documenti prodotti e archiviati dalle Pubbliche Amministrazioni.
Redazione Manuale di Conservazione
Archivio Corrente.
Il Manuale di Conservazione è uno strumento operativo che descrive in dettaglio l’organizzazione del sistema di conservazione: soggetti coinvolti e ruoli, modello di funzionamento, fasi del processo, architetture, infrastrutture e misure di sicurezza adottate. È fondamentale per garantire nel tempo la corretta gestione e la verifica del funzionamento del sistema di conservazione. Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigerlo, adottarlo con provvedimento formale e pubblicarlo sul proprio sito istituzionale.
Assesment e Gap Analysis sistemi documentali
Archivio Corrente.
Gli specialisti Bucap effettuano assesment e gap analysis sui sistemi documentali di una specifica realtà, analizzando sia la gestione documentale complessiva sia gli strumenti adottati (Piano di Classificazione, Piano di Fascicolazione, Piano di Conservazione, Manuale di Gestione e di Conservazione). Questo processo analizza lo stato attuale e guida l’evoluzione verso un obiettivo prefissato, ottimizzando tempi e costi.
Progettazione Workflow documentali
Archivio Corrente.
Un workflow documentale è un insieme di procedure standardizzate e replicabili che semplificano e accelerano la creazione, validazione e condivisione dei documenti utili alle attività quotidiane di Pubbliche Amministrazioni e aziende private.
Impostazione Sistema di gestione documentale e di protocollo informatico
Archivio Corrente.
Gli specialisti Bucap curano la fase iniziale di implementazione di un sistema di gestione documentale e di protocollo informatico, affiancando gli utenti attraverso attività formative.
Questa fase comprende l’analisi dell’ente sotto il profilo istituzionale, organizzativo e archivistico, l’individuazione delle esigenze documentali e la definizione di modelli operativi in linea con la normativa vigente e le best practices.
Riordino, censimento e redazione elenchi descrittivi
Archivio di Deposito.
Gli specialisti Bucap si occupano del riordino degli archivi di deposito, attività fondamentale sia nella fase di presa in carico di archivi pregressi, sia come intervento autonomo, in particolare per archivi di piccole e medie dimensioni. Al termine del lavoro, viene fornita al committente una relazione con i criteri adottati, la struttura dell’archivio e le modalità di utilizzo degli strumenti prodotti, come gli elenchi descrittivi e i topografici.
Gli elenchi possono essere:
Analitici, con descrizione critica (oggetto e data) dei singoli pezzi (registri e fascicoli);
Di consistenza, con descrizione sommaria dei singoli pezzi basata su informazioni esterne (es. registri, volumi, buste).
Riordino, inventariazione e valorizzazione degli archivi storici
Archivio di Deposito.
Le attività di riordino e inventariazione dell’archivio vengono svolte nel rispetto del vincolo archivistico, applicando i principali software e criteri di descrizione archivistica (ISAAR-CPF, ISAD-G, ISIAH) e utilizzando software dedicati.
Gli archivisti specializzati Bucap si occupano di:
Schedare il materiale documentario, ricostruendo i collegamenti tra i documenti;
Riordinare i documenti secondo un criterio prima logico, poi fisico;
Redigere l’inventario, il mezzo di corredo che descrive, in modo più o meno analitico, ciascuna unità archivistica al termine del processo.
Progettazione attività di digitalizzazione e valorizzazione
Archivio Storico.
Gli specialisti Bucap redigono progetti di digitalizzazione e valorizzazione del patrimonio documentario, rivolti a qualsiasi tipo di archivio storico-culturale.
Formazione
Archivio Corrente – Archivio di Deposito – Archivio Storico.
Gli specialisti Bucap offrono attività di formazione su tutte le tematiche legate alla consulenza archivistica. Il programma è personalizzabile in base alle esigenze del Cliente e può includere sia attività formativa standard che affiancamento in modalità on the job.