FAQ – Frequently Asked Questions

FAQ TECNICO-ARCHIVISTICHE

Nella conservazione dei documenti, cosa si intende per metro lineare?

Il metro lineare è l’unità di misura della conservazione, convenzionalmente scelta in ambito archivistico, per definire la consistenza degli archivi cartacei.
L’unità di misura si calcola considerando la documentazione disposta verticalmente su di un piano parallelo al terreno e distribuita su una sola profondità (es. come in una libreria o scaffale ad utilizzo privato).

Cosa si intende per “chiavi di ricerca”?

La chiave di ricerca è lo strumento principale per individuare in maniera veloce e puntuale un documento. È il filo di Arianna che, in base ai criteri di archiviazione seguiti dal soggetto produttore, conduce all’elemento ricercato.

Che cosa si intende per “scarto” della documentazione e quali sono le procedure?

Non tutto ciò che si documenta necessità di essere conservato a perpetua memoria. Tutti i soggetti produttori di documenti producono materiali a valenza transitoria o ridondanti che, se hanno utilità nel momento della loro produzione e per qualche tempo dopo, cessano di averne non appena i motivi che ne hanno ispirato la produzione vengono a cadere: si deve quindi procedere all’eliminazione o “scarto” della documentazione che ha smesso di avere un’utilità amministrativa, fiscale, legale o storica.
Lo “scarto” deve avvenire nella fase di deposito dell’archivio, in vista dell’eventuale passaggio della documentazione all’archivio storico.
Nel caso delle Pubbliche Amministrazioni deve essere redatta una “proposta di scarto” da sottoporre all’attenzione dell’istituto vigilante competente, in modo che possa essere approvata, consentendo l’eliminazione dei documenti.
Nel caso di soggetti privati le attività previste devono essere rigorosamente concordate con il soggetto produttore, in accordo con le sue esigenze e con la normativa vigente. Anche in questo caso viene redatta una “proposta di scarto”, che può essere creata dal soggetto stesso oppure può essere presentata dall’outsourcer, nell’ambito di un’attività di consulenza. Una volta approvata e sottoscritta la “proposta”, si può procedere con lo scarto della documentazione individuata.

Cosa si intende per conservazione sostitutiva e conservazione digitale?

La conservazione digitale (sostitutiva) è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana in grado di garantire  la validità legale di un documento informatico. La conservazione sostitutiva/digitale, in determinate condizioni e con specifiche procedure, fornisce publica fides ai documenti elettronici nativi digitali e non, permettendo alle aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nel tempo nella forma e nel contenuto attraverso la firma digitale e la marca temporale, tecnologie che permettono di dare la paternità, rendere immodificabile un documento informatico e di datarlo in modo certo.

Che cosa è la firma digitale?

“La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.  [D. lgs. n.82/2005 “Il Codice dell’Amministrazione Digitale” con modifiche e integrazioni introdotte dal D. lgs. 30 dicembre 2010, n.235, art.1, c.1, lettera s].
La firma digitale consente anche di produrre e scambiare documenti con piena validità legale. Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche: cittadini, amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni.
Per dotarsi di firma digitale è necessario rivolgersi ai certificatori accreditati autorizzati da DigitPA che garantiscono l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale.

FAQ TECNICO-COMMERCIALI

Come sono conservati i documenti presso le strutture Bucap?

La documentazione custodita presso la Bucap è inserita all’interno di scatole specificatamente progettate per il trasporto e la custodia dei documenti. In particolare le scatole sono composte da cinque strati di cartone e sono munite di coperchio incorporato e rinforzato, e consentono pertanto una buona protezione dalla polvere e dagli agenti esterni. Le scatole sono stoccate su scaffalatura tradizionale all’interno di depositi progettati anche questi direttamente dalla Bucap secondo le normative vigenti, e dotati di avanzati accorgimenti in materia di sicurezza e tutela per quanto riguarda sia gli impianti sia i sistemi antincendio.

In quanto tempo sarà possibile ricevere il faldone/fascicolo richiesto in consultazione?

I Livelli di Servizio relativi all’estrazione e alla consegna della documentazione richiesta in consultazione sono definiti sulla base delle specifiche esigenze del Cliente. Il Servizio standard Bucap prevede la possibilità di richiedere la documentazione in due modalità distinte:

  • Consegna in modalità ordinaria: la consegna è assicurata entro 48 ore dalla richiesta;
  • Consegna in modalità urgente: la consegna è assicurata in 8/12 ore, a seconda delle sede di consegna.

È possibile avere l’immagine richiesta in anticipo via e-mail o fax?

Il metro lineare è l’unità di misura della conservazione, convenzionalmente scelta in ambito archivistico, per definire la consistenza degli archivi cartacei.
L’unità di misura si calcola considerando la documentazione disposta verticalmente su di un piano parallelo al terreno e distribuita su una sola profondità (es. come in una libreria o scaffale ad utilizzo privato).

Quali sono le unità di misura convenzionalmente utilizzate per i Servizi di Acquisizione Ottica, Data Entry, custodia e gestione dell’archivio?

Le unità di misura convenzionalmente utilizzate sono: la facciata (o pagina o immagine) per l’attività di Acquisizione Ottica; il carattere alfanumerico (o digit) per l’Indicizzazione manuale dei dati; il metro lineare per la custodia dei documenti (vedi anche domanda n. 1) e l’unità archivistica (o unità documentale) per la registrazione informatica e la consultazione/movimentazione dei documenti.

Esiste un quantitativo minimo di documenti/faldoni/scatole per poter accedere ai vostri servizi?

Siamo in grado di gestire un Archivio di qualsiasi dimensione. È previsto, però, un canone minimo fatturabile che ci permette di coprire i costi fissi degli impianti/attrezzature utilizzate e della gestione in qualità del Servizio. Tale canone minimo è comunque inferiore all’affitto di qualsiasi box o locale.

Che tipo di copertura sul territorio riuscite a garantire?

I nostri depositi e centri servizio sono in grado di servire tutto il territorio nazionale. I nostri Clienti, più di 400, hanno sedi in tutta Italia e nelle località dove non siamo noi a consegnare direttamente la documentazione, ci avvaliamo, secondo le diverse esigenze del Cliente, di corrieri espressi o ditte di trasporto convenzionate.

Quale è la durata standard di un contratto di servizi documentali?

Generalmente i Servizi di outsourcing documentale prevedono contratti di medio-lungo periodo, questo per permettere di ottimizzare tutte le voci di costo e per poter ammortizzare nel tempo i costi iniziali di ritiro e presa in carico dell’Archivio. I nostri contratti prevedono una durata standard di tre anni. Sulla base di specifiche esigenze è possibile diminuire la durata contrattuale, ma comunque non meno di 1 anno. Si precisa che generalmente i servizi inclusi in un contratto sono a consumo tranne quelli che in fase di progettazione con il Cliente sono stati individuati come servizi a canone per la loro particolare natura (vedi anche domanda n.5).

Nel servizio di logistica come è possibile avere le informazioni sulle giacenze di magazzino e sulle statistiche delle lavorazioni?

Il portale, accessibile in modalità riservata tramite un’utenza e una password, permette al Cliente di avere in ogni momento, tramite una semplice connessione internet, tutta una completa reportistica sulle movimentazioni in entrata e in uscita della propria merce, sulle spedizioni fatte per determinati destinatari, sull’eventuale valore economico della merce spedita, etc.. In questo modo il Cliente ha la possibilità di avere sempre sotto controllo i suoi beni e pertanto di poterli gestire al meglio sia come ufficio acquisti sia come controllo di gestione.

In cosa consiste il servizio di logistica integrato all’e-commerce?

Bucap è un fornitore unico nel suo genere perché offre una piattaforma flessibile di servizi utili per ogni attività commerciale che desideri sviluppare la vendita e-commerce dall’attività di stoccaggio dei materiali alla spedizione degli ordini ai propri clienti. L’opportunità offerta al cliente dalla Bucap è proprio quella di poter gestire il proprio business e-commerce completamente con un unico fornitore in grado di gestire il servizio web e il servizio di logistica integrata facendo in modo che il flusso lavorativo, il controllo e l’ottimizzazione dei costi siano sempre al massimo delle prestazioni.

Per maggiori informazioni

(per invio CV vedi pagina “Lavora con noi” – per richiesta informazioni non commerciali vedi pagina “Contatti”)