Glossario
Terminologie e termini tecnici dal mondo archivistico e IT
La Conservazione Digitale dei documenti (ex Conservazione sostitutiva) è stata introdotta dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n° 82, meglio noto come Codice dell’amministrazione Digitale (CAD). Il Capo III del CAD delinea il quadro normativo per la formazione, la gestione e la Conservazione dei documenti informatici, ponendo le basi per la dematerializzazione documentale a norma di legge nella Pubblica amministrazione e non solo.
Per comprendere cos’è la Conservazione Digitale dei documenti, partiamo dalla sua definizione:
Per Conservazione Digitale s’intende l’insieme di processi e attività che garantiscono l’accessibilità, l’usabilità, l’autenticità e la reperibilità di documenti digitali e fascicoli informatici nel medio e nel lungo periodo, grazie al ricorso a prassi e tecnologie individuate dalla norma.
Lo scopo ultimo della Conservazione a norma dei documenti digitali è di rendere disponibili i documenti stessi anche a distanza di decenni, assicurandone l’integrità delle informazioni contenute e della sua forma.
Data la rapida obsolescenza degli strumenti informatici, la dematerializzazione documentale espone al rischio dell’impossibilità di fruizione di documenti prodotti con tecnologie estinte. La normativa ha dovuto ovviare a questo aspetto, assicurando la massima longevità a quei documenti rilevanti ai fini giuridici e fiscali, iniziando dalla definizione delle caratteristiche del documento Digitale.
Riprendendo la definizione di Conservazione Digitale e tenendo a mente l’art. 44 del CAD, è possibile individuare i quattro compiti fondamentali svolti dal Sistema di Conservazione a norma di legge dei documenti informatici.
Il sistema assicura:
Gli archivi e gli scaffali di PA, enti, organizzazioni, studi professionali e imprese sono affollati di faldoni pieni d’incartamenti che, grazie alla Conservazione Digitale, possono divenire informazioni strategiche e fisicamente inconsistenti. Quali sono i documenti che è possibile dematerializzare a norma di legge? Di seguito un esaustivo elenco:
Il ruolo centrale nel processo di Conservazione Digitale è affidato al Responsabile della Conservazione. A lui è demandato il compito di apporre la firma Digitale e la marca temporale ai documenti conservati, attestando il corretto svolgimento del processo di Conservazione Digitale. Il suo contributo è costitutivo del sistema di Conservazione, perchè egli definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema.
Nello specifico, le funzioni del Responsabile della Conservazione sono le seguenti:
L’esternalizzazione del processo di Conservazione Digitale è previsto dall’art. 44-bis del CAD. I soggetti pubblici o privati che svolgono l’attività di Conservazione documentale Digitale per conto terzi devono essere accreditati secondo la modalità definita dall’AgID nella Circolare n° 65 del 10 aprile 2014.
Le norme e le regole tecniche nell’ambito della Conservazione Digitale:
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