Definizione di Conservazione Digitale

Per comprendere cos’è la Conservazione Digitale dei documenti, partiamo dalla sua definizione:

Per Conservazione Digitale s’intende l’insieme di processi e attività che garantiscono l’accessibilità, l’usabilità, l’autenticità e la reperibilità di documenti digitali e fascicoli informatici nel medio e nel lungo periodo, grazie al ricorso a prassi e tecnologie individuate dalla norma.

Obiettivi del sistema di Conservazione

Lo scopo ultimo della Conservazione a norma dei documenti digitali è di rendere disponibili i documenti stessi anche a distanza di decenni, assicurandone l’integrità delle informazioni contenute e della sua forma.

Data la rapida obsolescenza degli strumenti informatici, la dematerializzazione documentale espone al rischio dell’impossibilità di fruizione di documenti prodotti con tecnologie estinte. La normativa ha dovuto ovviare a questo aspetto, assicurando la massima longevità a quei documenti rilevanti ai fini giuridici e fiscali, iniziando dalla definizione delle caratteristiche del documento Digitale.

Riprendendo la definizione di Conservazione Digitale e tenendo a mente l’art. 44 del CAD, è possibile individuare i quattro compiti fondamentali svolti dal Sistema di Conservazione a norma di legge dei documenti informatici.

Il sistema assicura:

• L’identificazione certa del soggetto produttore del documento;
• L’integrità del documento;
• La leggibilità e la facile reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative;
• Il rispetto delle misure di sicurezza dei dati e dei documenti conservati (come da D.lgs. 196/2003, Testo unico in materia di privacy).

I documenti da conservare in Digitale

Gli archivi e gli scaffali di PA, enti, organizzazioni, studi professionali e imprese sono affollati di faldoni pieni d’incartamenti che, grazie alla Conservazione Digitale, possono divenire informazioni strategiche e fisicamente inconsistenti. Quali sono i documenti che è possibile dematerializzare a norma di legge? Di seguito un esaustivo elenco:

• Libro giornale;
• Libro degli inventari;
• Scritture ausiliarie (patrimoniali, reddituali e di magazzino);
• Registro beni ammortizzabili;
• Registri utili ai fini IVA;
• Dichiarazioni fiscali;
• F23 e F24;
• Libri sociali;
• Bilanci d’esercizio;
• Relazioni sulla gestione;
• Fatture attive e passive e ricevute fiscali;
• Documenti di trasporto;
• Scritture doganali;
• Libro paga e libro matricola.

Il Responsabile della Conservazione

Il ruolo centrale nel processo di Conservazione Digitale è affidato al Responsabile della Conservazione. A lui è demandato il compito di apporre la firma Digitale e la marca temporale ai documenti conservati, attestando il corretto svolgimento del processo di Conservazione Digitale. Il suo contributo è costitutivo del sistema di Conservazione, perchè egli definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema.

Nello specifico, le funzioni del Responsabile della Conservazione sono le seguenti:

• Redazione e tenuta del manuale di Conservazione
• Verifica del corretto funzionamento del sistema di Conservazione e dei programmi di gestione
• Definizione delle procedure di sicurezza
• Gestione delle informazioni relative ai contenuti dei documenti, all’identificazione del responsabile della Conservazione e delle eventuali deleghe
• Verifica, con cadenza periodica non superiore ai cinque anni, dell’effettiva fruibilità dei documenti conservati
• Procedere al riversamento diretto o sostitutivo dei contenuti
• Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto

Quando la Conservazione è in outsourcing

L’esternalizzazione del processo di Conservazione Digitale è previsto dall’art. 44-bis del CAD. I soggetti pubblici o privati che svolgono l’attività di Conservazione documentale Digitale per conto terzi devono essere accreditati secondo la modalità definita dall’AgID nella Circolare n° 65 del 10 aprile 2014.

La normativa di riferimento

Le norme e le regole tecniche nell’ambito della Conservazione Digitale:

• Accreditamento e vigilanza sui soggetti che svolgono attività di Conservazione Digitale (Circolare  AGID  10  aprile  2014)
• Regole tecniche (Decreto  del  Presidente  del  Consiglio  dei  Ministri  3  dicembre 2013 – Regole tecniche)
• Codice dell’Amministrazione Digitale o CAD (Decreto  Legislativo  7  marzo  2005  n. 82)
• Conservazione del patrimonio culturale (Decreto  Legislativo  22  gennaio  2004 n. 42)
• Codice sulla protezione dei dati personali (Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196)
• Disposizioni in materia di documentazione amministrativa (Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445)
• Norme sul procedimento amministrativo (Legge 7 agosto 1990, n. 241)
• Il documento informatico (Codice Civile articolo 2215 bis)

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