Formazione del documento informatico

Le regole tecniche indicano le principali modalità di formazione del documento informatico, individuando con precisione l’oggetto della Conservazione Digitale.

Le quattro modalità di formazione del documento informatico:

• Redazione con strumenti software per l’elaborazione dei documenti;
• Acquisizione di documento informatico per via telematica a da supporto informatico, acquisizione della copia per immagine o della copia informatica di un documento analogico;
• Registrazione informatica di informazioni;
• Generazione o raggruppamento di dati o registrazioni provenienti da base dati.

La sottoscrizione con firma elettronica

La sottoscrizione del documento con firma elettronica (avanzata, qualificata o Digitale) è il presupposto fondamentale per dare valenza legale al documento informatico, secondo quanto definito dall’art. 1350, primo comma, del codice civile, per ciò che riguarda le scritture private.

La sottoscrizione del documento deve, ovviamente, avvenire attraverso una firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico valido.

Lo strumento della firma, esattamente come avviene nei documenti analogici, ha l’obiettivo di fornire la certezza dell’attribuzione del documento a uno o più autori.

Le caratteristiche

Il Codice dell’Amministrazione Digitale determina quattro caratteristiche oggettive che individuano un documento informatico a norma di legge:

• Qualità
• Sicurezza
• Integrità
• Immodificabilità

Le regole tecniche si soffermano in particolar modo sulle caratteristiche dell’immodificabilità e dell’integrità. L’art. 3, comma 2 del DPCM 13 novembre 2014 riporta la seguente definizione della caratteristica d’immodificabilità:

Un documento è immodificabile quando è formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità in fase di Conservazione.

Apposizione del riferimento temporale e versamento a un sistema di Conservazione Digitale

Nel caso in cui le caratteristiche di integrità e immodificabilità non siano native del documento (come nel caso della formazione attraverso software di editing), esse verranno acquisite attraverso il versamento al sistema di Conservazione Digitale.

A seguito dell’apposizione del riferimento temporale e della formazione dell’evidenza informatica corrispondente al documento informatico, i dati e le informazioni in esso contenute sono salvate nella loro integrità e immodificabilità. Grazie alle regole tecniche sulla Conservazione Digitale, il documento conservato acquisisce tre ulteriori caratteristiche fondamentali:

• L’indipendenza dalle piattaforme tecnologiche;
• L’interoperabilità tra i sistemi informatici;
• La conservabilità nel lungo periodo.

Identificazione univoca: i metadati del documento informatico conservato

Il documento conservato viene corredato di informazioni che permettono di identificarlo e ricercarlo tra gli altri documenti digitali. Si tratta dei metadati, il cui nucleo minimo viene definito nell’allegato 5 del decreto sulle regole tecniche del documento informatico.

Leggi l’approfondimento dedicato ai metadati nella Conservazione Digitale.

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