Glossario protocollo informatico

Accesso: è l’operazione che permette agli aventi diritto di accedere ed estrarre una copia dei documenti informatici.

Aggregazione documentale informatica: è una raccolta di documenti informatici singoli o in forma di fascicolo, che vengono accomunati in base alle caratteristiche, alla natura o in base all’oggetto, alla materia trattata o in relazione alle funzioni dell’ente.

Archivio informatico: è un archivio formato da documenti, fascicoli o aggregazioni documentali informatiche che vengono gestiti e conservati con mezzi informatici.

Area Organizzativa Omogenea (AOO): è l’insieme di strutture e/o di funzioni che vengono accomunate sulla base delle tematiche trattate e/o sulla base di esigenze nella gestione della documentazione.

Ciclo di gestione: ambito temporale della vita di un documento informatico, di un fascicolo informatico, dell’aggregazione documentale informatica o dell’archivio a partire dalla loro formazione e fino alla loro eliminazione o conservazione per il lungo periodo.

Classificazione: operazione di organizzazione logica, attraverso i metadati, dei documenti secondo uno schema predeterminato.

Contrassegno a stampa: contrassegno generato con mezzi informatici e apposto sulla copia analogica di un documento informatico. Il suo scopo è la verifica della provenienza e della conformità all’originale della copia cartacea.

Coordinatore della Gestione Documentale: è colui che si occupa della definizione dei criteri di classificazione e archiviazione nonché delle modalità di comunicazione tra le AOO.

Copia di sicurezza: copia di backup per la continuità operativa e la conservazione dei dati.

Destinatario: Il soggetto o il sistema al quale è indirizzato un documento in uscita.

Funzionalità aggiuntive: componenti del sistema di protocollo informatico che hanno la funzione di gestione dei flussi documentali, di conservazione dei documenti e di accesso alle informazioni conservate o registrate.

Funzionalità interoperative: le funzioni che permettono a un sistema di protocollo informatico di interconnettersi con altri sistemi.

Funzionalità minima: requisiti e operatività base del sistema di protocollo informatico secondo quanto definito dalla normativa.

Identificativo univoco: codice che viene associato in modo univoco e persistente a un documento, un fascicolo o un’aggregazione documentale informatica con lo scopo di identificarli inequivocabilmente.

Log di sistema: registrazione delle operazione effettuate su un sistema informatico per il controllo degli accessi e delle modifiche.

Manuale di gestione: documento descrittivo del sistema di gestione informatica documentale.

Metadati: dati associati a un documento informatico o a un’aggregazione di documenti informatici con il fine di identificarli e descriverne contesto, contenuto e struttura.

Piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti: documento che ha l’obiettivo di descrivere e pianificare le attività necessarie per la tutela dell’integrità del sistema di gestione informatica e dei documenti conservati.

Registro di protocollo: l’insieme dei record cronologicamente ordinati della corrispondenza in ingresso e in uscita dall’unità organizzativa per l’identificazione e la gestione di ciascun documento sottoposto a registrazione di protocollo.

Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: dirigente o funzionario in possesso di requisiti professionali idonei o di una professionalità tecnica e archivistica, addetto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei workflow documentali e degli archivi.