Manuale di gestione del protocollo informatico, il documento del sistema di record management

Il Manuale di gestione del protocollo informatico è il documento previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico). Il suo obiettivo è quello di descrivere il sistema di gestione e di conservazione dei documenti informatici.

In esso sono riportate tutte le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio di protocollo informatico, nonché per la gestione dei flussi documentali e degli archivi.

È demandato al Responsabile della gestione documentale il compito di predisporre lo schema del manuale.

Contenuti del manuale di gestione

Le Regole tecniche per il protocollo informatico indicano uno schema di contenuti che devono essere presenti nel documento e che servono da linee guida per il modello che ogni ente potrà personalizzare, tenendo conto delle procedure interne e dei casi specifici.

• La pianificazione, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all’unificazione delle procedure di protocollo;
• Il piano di sicurezza per quanto riguarda la formazione, gestione, trasmissione, interscambio e accesso ai documenti informatici;
• Le modalità d’impiego di strumenti informatici per la formazione e per lo scambio dei documenti informatici nell’ambito dell’AOO e per gli scambi con l’esterno;
• Descrizione dei formati utilizzati per la creazione del documento informatico;
• Insieme minimo di metadati da associare ai documenti;
• La descrizione del workflow dei documenti, siano essi ricevuti, spediti o interni;
• Le regole di smistamento e di assegnazione dei documenti in entrata;
• Criteri e modalità di formazione e gestione di fascicoli informatici;
• Indicazione delle unità organizzative che si occupano delle attività legate al protocollo all’interno di ciascuna AOO.
• Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo;
• Elenco dei documenti a registrazione particolare;
• Il sistema di classificazione, comprensivo delle regole di selezione e scarto.
• Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo;
• Indicazione delle soluzioni tecniche e organizzative impiegate per garantire l’immodificabilità delle registrazioni di protocollo;
• I criteri di abilitazione all’accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;
• Il registro di emergenza e la modalità di utilizzo.

Il manuale di gestione del protocollo informatico da parte delle PA deve essere reso pubblico.

Guida alla redazione del manuale di gestione

Per supportare le PA nella stesura del manuale di gestione del protocollo informatico, il CNIPA (oggi AgID) nel febbraio del 2006 ha pubblicato il modello di riferimento del manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio delle Pubbliche Amministrazioni.

Esempi di manuale di gestione del protocollo

È possibile consultare esempi di manuali di gestione del protocollo informatico compilati grazie all’archivio messo a disposizione dall’AgID sul proprio sito.