Registro e registrazione di protocollo
Cos’è il registro di protocollo
Glossario
Terminologie e termini tecnici dal mondo archivistico e IT
Registro e registrazione di protocollo
Il registro di protocollo cartaceo ha una storia lunga che può essere fatta risalire ai tempi dell’Impero napoleonico. Come allora, anche oggi la registrazione di protocollo è una delle funzioni più importanti nella gestione di qualsiasi archivio.
La tenuta del registro di protocollo è oggi un obbligo imposto dalla normativa alle Pubbliche Amministrazioni per la gestione documentale.
Ove tenuto secondo le regole dettate dalla norma, il registro di protocollo assume valore giuridico probatorio.
Cos’è il registro di protocollo
Per capire in cosa consiste il protocollo informatico, partiamo da una sua definizione:
Il registro di protocollo è l’insieme di registrazioni progressive e univoche relative alla movimentazione documentale in entrata e in uscita da un’organizzazione.
In esso, dunque, vengono conservate le informazioni relative ai flussi documentali.
La registrazione
Questa funzionalità rientra in quelle previste dal nucleo minimo di protocollo ed è necessaria affinché il documento venga identificato inequivocabilmente.
In fase di registrazione si procede all’assegnazione al documento di:
- Numero di protocollo – generato dal sistema;
- Data di registrazione – generata dal sistema;
- Mittente o destinatario
- Oggetto del documento – non modificabile;
- Data e protocollo del documento ricevuto – ove disponibili;
- Impronta informatica del documento (quando viene trasmesso in via telematica).
Queste sono le informazioni minime, individuate dalle regole tecniche (art. 53 del DPR 445/2000) e devono essere tutte assegnate in modo non modificabile.
La registrazione di protocollo deve essere effettuata nel momento in cui il documento viene ricevuto, viene prodotto o viene spedito dall’Unità Organizzativa (UO).
Annullamento della registrazione di protocollo
Cosa succede se si commette un errore in fase di registrazione di protocollo? Le indicazioni sulle procedure da seguire per l’annullamento o la variazione delle informazioni registrate devono essere presenti nel Manuale di gestione del protocollo informatico.
I sistemi di protocollo informatico permettono l’invalidamento o la variazione della registrazione, mantenendo il record sbagliato ed evidenziando l’annullamento con una dicitura specifica e una motivazione. Alla nuova registrazione verrà assegnato un nuovo numero di protocollo.
Le Regole tecniche per il protocollo informatico a questo proposito (DPCM 3 dicembre 2013 Art 8) indicano:
- L’annullamento di una delle informazioni registrate determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo;
- L’annullamento necessario per la correzione di errori commessi in sede d’immissione dei dati e delle altre informazioni comporta il rinnovamento del campo con i dati corretti e, contestualmente, la memorizzazione in modo permanente del valore precedentemente attribuito associato a data, ora e autore della modifica;
- Le informazioni originarie e successivamente annullate vengono memorizzate secondo quanto riportato dal testo unico sul documento informatico (DPR 445/2000 art. 54 Comma 2): la procedura per indicare l’annullamento riporta, a seconda dei casi, una dicitura o un segno in posizione ben visibile, ma che non impedisca la lettura di tutte le informazioni della registrazione originaria, l’identificativo dell’operatore e gli estremi del provvedimento d’autorizzazione.
La variazione della registrazione dovrà, comunque, essere valutata e autorizzata dal Responsabile del servizio di protocollo informatico con provvedimento.
Documenti non soggetti a obbligo di registrazione di protocollo
Tutti i documenti informatici ricevuti e spediti dall’amministrazione sono oggetto di registrazione obbligatoria.
Le seguenti tipologie di documenti sono esclusi dall’obbligo di protocollazione:
- Gazzette ufficiali
- Bollettini ufficiali e notiziari della PA
- Note di ricezione delle circolari e altre disposizioni
- Materiali statistici
- Atti preparatori interni
- Giornali, riviste e libri
- Materiali pubblicitari
- Inviti a manifestazioni
e tutti gli altri documenti già soggetti a registrazione particolare.