Cos’è e in cosa consiste la segnatura di protocollo

Cos’è e in cosa consiste la segnatura di protocollo

Secondo l’art. 55 del DPR 445/2000, la segnatura di protocollo è l’associazione o l’apposizione al documento informatico originale d’informazioni riguardanti il documento stesso. Tali informazioni sono legate al documento in forma permanente e non modificabile.

Il suo scopo è d’individuare in modo inequivocabile ciascun documento soggetto a procedura di registrazione di protocollo.

Il formato

Le informazioni di segnatura di protocollo associate al documento sono contenute in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML), compatibile con un file XML Schema o DTD (Document Type Definition), secondo gli standard, i formati e le definizioni dei tipi d’informazione aggiornati periodicamente attraverso provvedimento dell’Agenzia per l’Italia digitale.

Il file contenente le informazioni relative alla segnatura di protocollo è associato al documento relativo e va trasmesso assieme a esso.

Informazioni minime di segnatura

Il Testo unico sul documento informatico amministrativo individua alcuni elementi informativi minimi di segnatura:

• Codice identificativo dell’amministrazione;
• Codice dell’AOO;
• Codice identificativo del registro;
• La data di protocollo;
• Progressivo di protocollo.

Nel caso di un documento protocollato in uscita da un’amministrazione, il file di segnatura dovrà comprendere anche le seguenti informazioni:

• L’oggetto;
• Il mittente;
• Il destinatario o i destinatari.

L’operazione di segnatura

La segnatura di protocollo deve avvenire contestualmente all’operazione di registrazione di protocollo.