Cos’è e in cosa consiste la segnatura di protocollo
L’operazione di segnatura
Secondo l’art. 55 del DPR 445/2000, la segnatura di protocollo è l’associazione o l’apposizione al documento informatico originale d’informazioni riguardanti il documento stesso. Tali informazioni sono legate al documento in forma permanente e non modificabile.
Il suo scopo è d’individuare in modo inequivocabile ciascun documento soggetto a procedura di registrazione di protocollo.
Le informazioni di segnatura di protocollo associate al documento sono contenute in un file conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML), compatibile con un file XML Schema o DTD (Document Type Definition), secondo gli standard, i formati e le definizioni dei tipi d’informazione aggiornati periodicamente attraverso provvedimento dell’Agenzia per l’Italia digitale.
Il file contenente le informazioni relative alla segnatura di protocollo è associato al documento relativo e va trasmesso assieme a esso.
Il Testo unico sul documento informatico amministrativo individua alcuni elementi informativi minimi di segnatura:
Nel caso di un documento protocollato in uscita da un’amministrazione, il file di segnatura dovrà comprendere anche le seguenti informazioni:
La segnatura di protocollo deve avvenire contestualmente all’operazione di registrazione di protocollo.
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