Protocollo Informatico

Protocollo informatico

Uno dei principali strumenti per la trasparente e corretta gestione documentale è sicuramente il protocollo informatico. Con l’impiego delle tecnologie informatiche è possibile creare sistemi d’automazione del workflow documentale che rendono più efficace, efficiente ed economica la gestione dei documenti digitali.

Grazie al protocollo informatico è possibile gestire buona parte del ciclo di vita di un documento, assicurandone la tracciabilità e la conservazione a norma di legge.

Cos’è il protocollo informatico

Per comprendere appieno cos’è il protocollo informatico è fondamentale partire dalla sua definizione contenuta nel DPR 428/1998 e ribadita nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000), così come pubblicato come Supplemento ordinario della Gazzetta Ufficiale n° 42 del 20 febbraio 2001. Nell’Art. 1 ci si riferisce al protocollo come “sistema di gestione informatica dei documenti”, vale a dire:

Il sistema di protocollo informatico è l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.

Da questa definizione è possibile ricavare alcune preziose indicazioni sulle caratteristiche e sulla natura del protocollo:

• Le risorse di calcolo, gli apparati, le reti di comunicazione e le procedure informatiche: il protocollo è, dunque, un’architettura informatica, un sistema integrato di tecnologie hardware e software;
• Le amministrazioni: nella definizione del Testo Unico si fa riferimento alle PA, destinatarie delle regole normative in materia di gestione documentale digitale. Come si vedrà più avanti, il protocollo informatico è altresì uno strumento sempre più necessario per le realtà private;
• La gestione dei documenti: il protocollo informatico è uno strumento di gestione documentale.

A cosa serve

Strumento fondamentale della dematerializzazione documentale nella Pubblica Amministrazione, il protocollo informatico è una risorsa strategica anche in enti, società e organizzazioni private.

I processi legati alla gestione documentale infatti, risultano spesso frammentati, disarmonici, ridondanti, evidenziando un ambito d’inefficienza che si ripercuote su tutta l’organizzazione e, conseguentemente, sulla sua competitività.

Attraverso l’impianto e la strutturazione del protocollo informatico avviene una vera e propria rivoluzione del workflow documentale, che permette di accedere a vantaggi di notevole importanza grazie alle sue funzioni:

• Procedure univoche di classificazione e archiviazione documenti in entrata e in uscita;
• Controllo sulla gestione dell’archivio;
• Informazioni sulle connessioni esistenti tra i documenti archiviati;
• Sicurezza di accesso ai documenti;
• Sicurezza d’integrità delle informazioni;
• Rispetto delle normative sulla privacy;
• Rapida accessibilità al patrimonio documentale;
• Migliore conservazione di lungo periodo.

Il protocollo registra tutti i documenti in entrata e in uscita dall’organizzazione, garantendo un controllo del flusso sia dal punto di vista giuridico, sia dal punto di vista archivistico.

Naturalmente il protocollo informatico deve essere strutturato e tenuto secondo i dettami e le regole tecniche individuate dal legislatore, in modo che la registrazione di protocollo assuma un valore giuridico probatorio.

l compiti del Servizio di protocollo

Al Servizio di protocollo informatico sono demandati i seguenti compiti:

• Attribuzione del livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura;
• Garanzia di rispetto delle disposizioni di legge per le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo;
• Garanzia di corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;
• Cura delle funzionalità di sistema;
• Conservazione delle copie di sicurezza.

Il responsabile del Servizio di protocollo o responsabile della gestione documentale

A capo del Servizio di protocollo viene posto un responsabile: un dirigente o un funzionario in possesso di requisiti professionali idonei o di professionalità tecnico archivistica ottenuta a seguito di formazione specifica (art 61, comma 2 DPR 445/200).

Il nucleo minimo

Con il termine “nucleo minimo di protocollo” si fa riferimento a quell’insieme di funzionalità di base che non possono mancare in sistema di protocollo informatico, affinché si possa fare affidamento sullo strumento per la gestione documentale. Quelle del nucleo minimo sono le operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di document management da parte delle amministrazione.

Il nucleo minimo si compone delle seguenti funzioni:

• Registrazione – al documento viene assegnato un numero di protocollo, con una data di registrazione.
• Segnatura – al documento vengono associate alcune informazioni immodificabili.
• Classificazione – i documenti vengono organizzati seguendo logiche e categorizzazioni condivise e previste dal Piano di Classificazione o Titloario.

Il protocollo informatico nella PA

A partire dal sopra citato DPR n° 445/2000, l’adozione del protocollo informatico è divenuta obbligatoria per tutti gli enti pubblici, così come individuati dal Dlgs 165/2001 art. 1, comma 2:

• Tutte le amministrazioni dello Stato;
• Istituti e scuole di ogni ordine e grado;
• Istituzioni educative;
• Aziende e amministrazioni dello Stato a ordinamento autonomo;
• Regioni;
• Province;
• Comuni;
• Comunità montane;
• Istituzioni universitarie;
• Istituti autonomi case popolari;
• Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e le loro associazioni;
• Enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali;
• Amministrazioni, aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale.

Con le linee guida approvate con decreto del 14/10/2003 (GU 25/10/2003 n° 249), vengono fissati i criteri di adozione del protocollo per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. Il documento illustra gli adempimenti necessari per l’implementazione del sistema di gestione documentale nell’amministrazione: dall’individuazione delle AOO (Aree Organizzative Omogenee) alle indicazioni per la redazione del manuale di gestione, dal piano operativo d’implementazione alle funzioni minime del protocollo, dall’organizzazione dei flussi di lavoro al contesto tecnologico.

Sicurezza e protocollo: i requisiti minimi del sistema

Nel DPCM 3 dicembre 2013, art. 7 , vengono individuati i requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico.

Il protocollo deve:

• Assicurare l’univoca identificazione e autenticazione degli utenti;
• Proteggere le informazioni di ciascun utente nei confronti degli altri;
• Garantire l’accesso alle risorse solo agli utenti abilitati;
• Assicurare la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza di ciascun utente garantendone l’identificazione;
• Deve consentire il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni, associandolo all’autore;
• Deve proteggere le registrazioni di protocollo da modifiche non autorizzate;
• Inoltre, il protocollo informatico deve rispettare le misure di sicurezza in materia di protezione dei dati personali.

La normativa di riferimento

La normativa e i testi di riferimento per ciò che riguarda il protocollo informatico e le sue regole:

• • Regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici (Gazzetta Ufficiale 12 marzo 2014, n° 59; Supplemento Ordinario n° 20)
  • Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati (Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28)
  • Testo Unico in materia di documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n° 445)

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