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Glossario

Le parole chiave dell’archiviazione documentale presso l’Outsourcer

Accreditamento Esibizione Piano di conservazione
(Massimario di selezione e scarto)
Archiviazione Faldone Presa in carico
Archivistica Fascicolazione Processo di conservazione
Archivio Fascicolo (Pratica) Proposta di scarto
Autorizzazione allo scarto Immagine Rapporto di versamento
Chiavi identificative (chiavi di ricerca o chiavi di archiviazione) Indicizzazione Registrazione di protocollo
Classificazione Inventario Registro di protocollo
Codifica Macero Responsabile della conservazione
Conservazione Manuale di conservazione Restituzione
Conservazione Digitale Metadati Ricondizionamento
Conservazione Sostitutiva Metro lineare Riferimento temporale
Copia di sicurezza Movimentazione Riservatezza dei dati personali
(Trattamento di dati personali)
Data entry (Indicizzazione) Nulla Osta allo scarto Sistema di conservazione
Disinfestazione Originale/Copia Spolveratura
Documento Originali non unici Trasferimento
Elenco di consistenza Outsourcer/Outsourcing Unità documentale (UD)
o Unità di archiviazione (UDA)
Elenco di scarto Pacchetto di archiviazione Unità di conservazione
Elenco di versamento Pacchetto di distribuzione Versamento
Ente produttore Piano di classificazione
(Titolario o Titolario d’Archivio)

 

Accreditamento – riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione.

Archiviazione – l’attività volta a garantire la conservazione della documentazione in condizioni idonee e la reperibilità dei documenti.

Archivistica – L’archivistica è la disciplina che si occupa degli archivi e dei documenti in essi conservati e si occupa, pertanto, di tutti i tipi di archivio, correnti, di deposito e storici e dei metodi e delle tecniche di conservazione propri di ciascuna di queste fasi. Per usare le parole di Eugenio Casanova: “L’archivistica, che non è soltanto la disciplina della tenuta degli archivi, come molti, per non dire tutti, hanno sinora ritenuto, ma quella che abbraccia l’ampissimo campo della costruzione e manutenzione dei locali e della suppellettile racchiusavi, dell’ordinamento di questa suppellettile e della comunicazione di essa nel presente e nel futuro.”

Archivio (corrente, di deposito, storico) – il complesso organico dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto giuridico nello svolgimento della propria attività; luogo deputato all’idonea conservazione di tale complesso di documenti.
La vita di un Archivio viene ricondotta a tre fasi di esistenza:

  • Archivio corrente, è il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso o verso i quali sussista, comunque, un interesse corrente;
  • Archivio di deposito, è il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, ma per i quali la legge prescriva un periodo obbligatorio di conservazione o comunque sussista un interesse sporadico di consultazione;
  • Archivio storico, è il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali sussista un minimo interesse di consultazione a fini operativi. E’ destinato alla conservazione illimitata e reso disponibile alla ricerca storica quale bene culturale, una volta effettuate le operazioni di scarto.

 

Autorizzazione allo scarto – provvedimento emanato dalla Soprintendenza archivistica competente, sulla base di una proposta di scarto di documenti presentata da ente pubblico o da un privato proprietario, possessore o detentore di un archivio dichiarato di notevole interesse storico, che ne autorizzi il macero.

Chiavi identificative (chiavi di ricerca o chiavi di archiviazione) – l’insieme degli elementi che identificano univocamente ciascuna unità documentale e ne consentono le corrette operazioni di conservazione e reperimento.

Classificazione – attività di organizzazione logica volta a ricondurre il documento, prodotto o ricevuto, alla corrispondente partizione dello schema articolato in voci, chiamato piano di classificazione, e consistente nell’apposizione di un codice pertinente.

Codifica – attività di numerazione attraverso l’apposizione di un’etichetta, finalizzata al più facile reperimento del documento.

Conservazione – insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione.

Conservazione digitale – l’insieme delle attività e degli strumenti che assicurano che i documenti informatici siano mantenuti accessibili, utilizzabili (leggibili e intelligibili) e autentici (univocamente identificabili e integri) nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario. Le opportune procedure di conservazione digitale possono essere applicate sia ai documenti informatici che a quelli analogici, secondo quanto prescritto dalla normativa. La conservazione avviene mediante la memorizzazione su supporti idonei e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione (o di un pubblico ufficiale, in caso di documenti analogici originali unici per cui sia necessario attestare la conformità al documento d’origine di quanto memorizzato), che attesta il corretto svolgimento dell’intero processo.

Conservazione sostitutiva – vedi Conservazione digitale.

Copia di sicurezza – copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell’articolo 12 delle regole tecniche per il sistema di conservazione (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013, che detta le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” e “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”).

Data entry (Indicizzazione) – attività di inserimento delle chiavi identificative e/o di ricerca della documentazione nel software (programma) gestionale.

Disinfestazione – operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da muffe, animali e microorganismi nocivi per la loro conservazione e per l’uomo

Documento – qualunque testimonianza (a prescindere dal supporto nel quale è contenuta) di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, che sia stata prodotta o ricevuta da una persona fisica o giuridica come strumento o residuo della sua attività pratica.

Elenco di consistenza – lista contenente l’elencazione, non necessariamente ordinata, delle unità archivistiche e/o delle unità di conservazione che costituiscono un archivio.

Elenco di scarto – elenco delle unità archivistiche, che avendo raggiunto la scadenza del tempo di conservazione, viene proposto per lo scarto.

Elenco di versamento – lista delle unità trasferite dall’ente titolare dell’archivio all’outsourcer.

Ente produttore – il soggetto giuridico, pubblico o privato, che, nel corso dell’espletamento della sua attività, produce un archivio.

Esibizione – operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia.

Faldone – unità di conservazione.

Fascicolazione – operazione mediante la quale tutti i documenti prodotti (ricevuti, spediti o di natura interna), relativi ad un unico affare, vengono riuniti in un medesimo fascicolo.

Fascicolo (Pratica) – aggregato di tutti i documenti prodotti (ricevuti, spediti o di natura interna) nel condurre un affare in relazione ad un oggetto specifico indipendentemente dalla loro tipologia.

Immagine – L’immagine è l’unità di misura della acquisizione ottica e coincide con la pagina o la facciata di un documento. Un foglio fronte/retro è composto da due immagini/pagine/facciate; un foglio solo fronte è composto da un immagine/pagine/facciata.

Indicizzazione – L’attività di inserimento delle chiavi identificative o di ricerca della documentazione nel software (programma) di gestione documentale.

Inventario – mezzo di corredo che descrive tutte le unità archivistiche che compongono un archivio ordinato. Si definisce analitico o sommario a seconda del maggiore o minore grado di analiticità adottato per la descrizione di ciascuna unità archivistica. Comprende un’introduzione nella quale è necessario spiegare i criteri adottati nelle operazioni di riordinamento e inventariazione (nota archivistica), e delineare i momenti salienti della storia dell’ente produttore (nota storico istituzionale).

Macero – fase finale della procedura di scarto consistente nella distruzione fisica dei documenti; in via ordinaria prevede l’affidamento a cartiera autorizzata, oppure può essere eseguito alla presenza di un incaricato del titolare dell’archivio o della società di outsourcing, con conseguente rilascio del certificato di avvenuta macerazione.

Manuale di conservazione – strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione.

Metadati – insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un’aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013 (vedi sotto “Fonti”).

Metro lineare – Il metro lineare è l’unità di misura della conservazione, convenzionalmente scelta in ambito archivistico, per definire la consistenza degli archivi cartacei. L’unità di misura si calcola considerando la documentazione disposta verticalmente su di un piano parallelo al terreno e distribuita su una sola profondità (es. come in una libreria o scaffale ad uso privato).

Movimentazione – invio di documentazione in originale a seguito di richiesta di consultazione.

Nulla Osta allo scarto – provvedimento emanato dalla Direzione Generale per gli Archivi, su proposta delle Commissioni di sorveglianza, che autorizza il macero di documentazione degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato.

Originale/Copia – Per originale si intende la stesura definitiva del documento, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali. Per copia si intende la riproduzione di un documento originale.

Originali non unici – i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

Outsourcer/Outsourcing – L’outsourcer è l’azienda dotata di risorse specializzate nel fornire il servizio di outsourcing archivistico. L’outsourcing è il processo di esternalizzazione, parziale o completa, dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio, a carattere collaborativo tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali; ha come obiettivo il raggiungimento di una maggiore efficienza e qualità del servizio.

Pacchetto di archiviazione – pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013 (vedi sotto “Fonti”) e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione.

Pacchetto di distribuzione – pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta.

Piano di classificazione (Titolario o Titolario d’Archivio) – strumento archivistico che si configura come un quadro di partizioni gerarchicamente ordinate, rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore e articolate in modo uniforme per identificare l’unità archivistica (fascicolo o registro). E’ lo strumento principale per organizzare l’archivio secondo un ordine logico-funzionale. Entra in vigore il 1° gennaio di ogni anno, perché collegato al registro di protocollo.

Piano di conservazione (Massimario di selezione e scarto) – strumento archivistico con il quale viene attribuito ai documenti, organizzati secondo il piano di classificazione adottato nell’archivio, un tempo di conservazione determinato sulla base della normativa vigente, delle esigenze amministrative e della valutazione storico–archivistica; nei casi prescritti deve essere approvato dalla competente autorità archivistica (strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445).

Presa in carico – acquisizione di documentazione di un ente da parte dell’outsourcer.

Processo di conservazione – insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione.

Proposta di scarto – L’elenco delle unità archivistiche che, avendo esaurito il tempo di conservazione previsto, vengono selezionate e proposte per lo scarto, per essere successivamente macerate.

Rapporto di versamento – documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.

Registrazione di protocollo – registrazione su supporto cartaceo o elettronico in ordine cronologico progressivo dei documenti spediti e ricevuti da un ente con apposizione del relativo codice di classificazione.

Registro di protocollo – registro informatico della corrispondenza in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti.

Responsabile della conservazione – soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione.

Restituzione – ritorno della documentazione in originale movimentata a seguito di richiesta di consultazione.

Ricondizionamento – operazione con la quale si sostituiscono le unità di conservazione.

Riferimento temporale – informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento.

Riservatezza dei dati personali (Trattamento di dati personali) – qualunque operazione o complesso di operazioni svolti con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati (L. 675/1996).

Sistema di conservazione – sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44 del Codice.

Spolveratura – operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da polvere e sporcizia.

Trasferimento – conferimento di documentazione dall’ente titolare dell’archivio all’outsourcer.

Unità documentale (UD) o Unità di archiviazione (UDA) – unità fisica contenente una o più unità elementari, costituita per la conservazione e la gestione, secondo le procedure stabilite nel contratto di outsourcing.

Unità di conservazione – contenitore entro cui sono raccolte e condizionate le unità archivistiche, unità di condizionamento come, ad es. busta, dossier, faldone, pacco, scatola, etc.

Versamento – trasferimento di documentazione relativa ad affari esauriti dall’archivio corrente a quello di deposito, e da quello di deposito all’archivio storico.

Fonti

      • Lara Asta, Maria Emanuela Marinelli (a cura di), L’outsourcing nei servizi archivistici: Linee Guida per operare una scelta, AIDOC Associazione Italiana Imprese Gestione Documenti, 2006;
      • Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell’amministrazione digitale e s.m.i.;
      • Maria Guercio, Lezioni di archivistica informatica – n.5, 2005;
      • Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004;
      • Eugenio Casanova, Archivistica, Siena, Stab. Arti Grafiche Lazzeri, 1928 (2a edizione);
      • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 Dicembre 2013, che detta le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;
      • “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

 

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