Con l’articolarsi del servizio al cliente, i processi aziendali, anche delle PMI, diventano un complicato intrico di flussi. Flussi che devono essere ben definiti e organizzati per ottimizzare l’efficienza dell’organizzazione e migliorare la soddisfazione del cliente.

Per questo è fondamentale poter contare su uno strumento in grado di gestire e monitorare i processi, individuare i colli di bottiglia e le cause d’inefficienza per ridisegnare l’architettura dei flussi.

Uno degli strumenti più smart e innovativi in fatto di gestione e ottimizzazione dei processi aziendali è senz’altro Alfresco Activiti: il software di Business Process Management che si integra alla perfezione ad Alfresco, fornendo una soluzione completa per la gestione dell’azienda attraverso i suoi documenti e i suoi processi.

Il process modeling di Alfresco Activiti (BPMN 2.0)

Grazie alle intuitive applicazioni fornite con Alfresco Activiti si potranno modellare i processi per creare nuovi approcci al business. I modelli potranno, poi, essere revisionati e diffusi.

La sua flessibilità e facilità d’utilizzo rendono Alfresco Activiti un motore di workflow ideale per ogni tipo di business.

Inoltre, Activiti è progettato per rispettare lo standard BPMN 2.0, aderendo alle migliori prassi di Business Process Management.

Activiti con Alfresco e i contenuti sono parte del processo

Activiti può essere utilizzato come soluzione stand alone. Tuttavia, soprattutto per i business content-centric, sono proprio i contenuti a essere parte fondamentale dei processi.

L’integrazione di Activiti con l’ECM Alfresco permette di gestire ogni fase del processo, integrando perfettamente il document management nella progettazione e nel monitoraggio dei workflow.

La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:

• Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
• Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
• Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.

Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.

Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.