Cinque regole per una semplice gestione documentale

La gestione documentale può essere definita semplicemente come l’insieme di processi complessi finalizzati a: “la corretta amministrazione di un documento durante l’intero ciclo di vita di questo all’interno di una organizzazione. Dalla sua creazione o trasformazione, alla sua integrazione e condivisione, fino alla sua archiviazione e conservazione”.

• Le 5 regole per una semplice gestione documentale
• Individuare un Responsabile della Gestione Documentale
• Fornire le autorizzazioni, gli accessi al personale impiegato
• Adottare un Manuale di Gestione Documentale
• Predisporre il Manuale di Gestione in due parti
• Corretta Comunicazione di Adozione del Manuale di Gestione Documentale
• Perché dotarsi di un Sistema di Gestione Documentale
• Le soluzioni Bucap per la Gestione Documentale

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Le 5 regole per una semplice Gestione Documentale

1. Individuare un Responsabile della gestione documentale in azienda;
2. Fornire le autorizzazioni, gli accessi e tutte le altre informazioni necessarie affinché tutti in azienda possano accedere, consultare, archiviare e gestire i documenti in azienda;
3. Adottare un Manuale di gestione documentale che al suo interno contenga le corrette modalità di gestione dei dati in azienda;
4. Predisporre il Manuale di gestione documentale in maniera tale che vi sia una parte fissa e un’altra variabile che viene aggiornata di volta in volta;
5. Comunicare in maniera formale, chiara e corretta l’esistenza e l’adozione da parte dell’azienda del Manuale di gestione documentale.

Individuare un Responsabile della Gestione Documentale

Il Responsabile della gestione documentale è una figura dirigenziale fondamentale nel processo di gestione documentale introdotta dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre del 2013 e confermata dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Egli collabora a stretto contatto con il Responsabile della conservazione, il Responsabile della protezione dei dati personali e il Responsabile per la transizione digitale.

Le funzioni che un Responsabile della gestione documentale è tenuto a svolgere sono:

• Assicurare la corretta gestione e conservazione documentale;
• Predisporre il Manuale di gestione documentale;
• Stabilire i criteri per il trattamento dei documenti informatici;
• Predisporre il Pacchetto di versamento SIP (Submission Information Package).

Leggi anche “Responsabile della Gestione Documentale: Ruolo e funzioni” per approfondire nel dettaglio l’argomento.

Fornire le autorizzazioni, gli accessi al personale impiegato

Affinché si crei una reale gestione documentale collaborativa, l’azienda deve fornire a ognuna delle persone impiegate nelle varie unità organizzative gli accessi, le autorizzazioni e le indicazioni necessarie per accedere, consultare, integrare o archiviare i documenti digitali presenti in azienda. 

Adottare un Manuale di Gestione Documentale

Il Manuale di gestione documentale – anch’esso previsto all’interno delle Linee Guida AGID – è quel documento redatto dal Responsabile della Gestione con la collaborazione del Responsabile della Conservazione e il Responsabile per la transizione digitale. 

La Pubblica Amministrazione è tenuta ad adottare il Manuale di Gestione Documentale con atto formale. Al suo interno trovano posto l’insieme di: criteri, indicazioni operative, regole e istruzioni necessarie a una corretta gestione e conservazione: dei documenti informatici, dei flussi documentali e informativi e del Protocollo Informatico.

Leggi anche “Manuale di gestione documentale: cosa prevedono le linee guida”.

Predisporre il Manuale di Gestione Documentale

Al fine di migliorare la corretta interpretazione e tenuta del Manuale di gestione documentale, si potrebbe decidere di distinguere:

• la parte sulle disposizioni di carattere generale che resta fissa nel tempo come il documento principale;
• da quella invece variabile, perché soggetta al continuo aggiornamento nel corso degli anni, come una sorta di allegati da andare ad arricchire di volta in volta.

Corretta Comunicazione di adozione del Manuale di Gestione Documentale

Una volta predisposto il Manuale di Gestione Documentale e adottato tramite atto formale; è necessario che l’organizzazione si occupi di comunicarlo all’interno e all’esterno. È necessario perciò predisporre un piano di comunicazione chiara e capillare che informi correttamente ogni singolo componente interno all’organizzazione sull’esistenza del Manuale di Gestione Documentale e dove consultarlo.       

Perché dotarsi di un Sistema di Gestione Documentale

Abbiamo visto 5 regole basilari che facilitano la gestione documentale all’interno di un’organizzazione o nella Pubblica Amministrazione. Affinché tutto questo si traduca in una maggiore produttività e migliori performance è necessario dotarsi di un Sistema di Gestione Documentale (Eletronic Document Management System – EDMS), un valido supporto per la gestione di tutti i dati aziendali, accessibili anche da remoto attraverso qualsiasi device.

Le Soluzioni di Bucap per la Gestione Documentale

Bucap con oltre 40 anni di esperienza nel settore, è l’azienda leader nella gestione documentale in Italia.
Essa propone ben 2 software per rispondere alle diverse esigenze di gestione documentale nelle amministrazioni pubbliche che nelle organizzazioni private:

• Piuma, il Software web based affidabile e flessibile, realizzato da Bucap per semplificare l’insieme delle procedure informatizzate e delle infrastrutture tecnologiche che compongono il Protocollo Informatico utile alla corretta gestione dei documenti;
• B-Next ECM, la soluzione di Enterprise Content Management altamente flessibile ed efficiente per quanto riguarda la gestione dei documenti.

Entrambe queste soluzioni possono essere integrate e dialogare tra loro oppure essere implementate separatamente.
Per scoprire quale soluzione offerta da Bucap è più adatta alle vostre esigenze della gestione documentale, contattaci.

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