Conservazione documentale: il ruolo del responsabile della conservazione 

Pubbliche Amministrazioni e imprese, nello svolgere la loro attività, sono tenute a rispettare gli obblighi previsti dal Legislatore in materia di conservazione documentale. Grazie al progresso tecnologico, oggi soggetti pubblici e privati possono adempiere a tali obblighi non più soltanto attraverso modalità analogiche, ma anche per mezzo di strumenti digitali: laddove in passato era necessario allestire ampi spazi con funzione d’archivio e investire non poche risorse economiche per garantire una corretta gestione documentale, le moderne tecnologie permettono di svolgere le stesse attività, garantendo un risparmio in termini di risorse e, al contempo, una maggiore efficienza. Si tratta di un discorso estendibile anche alle piccole realtà poiché la digitalizzazione delle scritture contabili consente agli imprenditori di assolvere agli impegni previsti in modo sicuro, efficace e veloce. Con lo scopo di dare un quadro normativo unico in termini di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, sono state pubblicate le linee guida AgID che, tra l’altro, predispongono i criteri normativi per la conservazione e l’obbligo di nomina del responsabile della conservazione.
In questo articolo approfondiremo:

• La conservazione digitale a norma nelle PA
• La conservazione digitale a norma nelle imprese
• Il responsabile della conservazione

La conservazione digitale a norma nelle PA

Il processo di conservazione dei documenti digitali, chiamato anche conservazione sostitutiva o conservazione digitale a norma, è l’insieme di processi organizzativi e di procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti nel tempo. Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione, al fine di garantire l’integrità e la validità legale della documentazione informatica è necessaria l’apposizione sia dei vari meccanismi di firma (firma elettronica qualificata, firma digitale, sigillo elettronico qualificato, firma elettronica avanzata) sia di marca temporale, ovvero il procedimento di validazione temporale mediante cui vengono associati a ciascun documento orario e data certi della sua creazione, dati che hanno pieno valore probatorio nei confronti di terzi. All’interno di ciascun ente pubblico viene individuato un soggetto a cui viene attribuito il ruolo di responsabile della gestione dei documenti informatici che si occupa di trasferire tale documentazione dal sistema di gestione a quello di conservazione digitale, progettato in modo da garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti ivi contenuti (art. 44, C.AD.).

La conservazione digitale a norma nelle imprese

L’ordinamento italiano prevede che le regole predisposte per disciplinare la gestione e la conservazione documentale mediante modalità informatiche nelle Pubbliche Amministrazioni siano adoperate anche ai fini della tenuta delle scritture contabili da parte delle imprese. Nello specifico, una norma contenuta nel Codice Civile introdotta nel 2008, permette agli imprenditori la formazione e la conservazione di documenti, come libri contabili, scritture e repertori, attraverso strumenti informatici. Anche in questo caso, per garantire la piena efficacia probatoria, è necessario associare ai documenti la marcatura temporale e le firme digitale del titolare d’azienda, per soddisfare gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti: viene prodotto un unico file che contiene tutti i dati del periodo di riferimento a cui vengono apposte la marcatura temporale e le firme digitali dell’imprenditore e del responsabile della conservazione.

Il responsabile della conservazione

Come già evidenziato, le Linee Guida stabiliscono l’individuazione di un Responsabile della conservazione digitale. All’interno della Pubblica Amministrazione, egli è un dirigente o un funzionario interno che viene formalmente designato e che possiede adeguate competenze nell’ambito del diritto, dell’informatica e dell’archivistica. Il ruolo può essere svolto anche dallo stesso soggetto che svolge funzioni di responsabile della gestione documentale. Mentre, per i soggetti privati cui la legge prescrive obblighi di conservazione, questo ruolo può essere ricoperto anche da un soggetto esterno all’organizzazione di impresa, il quale deve essere terzo anche nei confronti del soggetto conservatore, e al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione. In merito ai compiti, il Responsabile della conservazione:

• definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;
• gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
• genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
• genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
• effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
• al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
• provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
• predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione come previsto dal par. 4.11;
• assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
• assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
• provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;
• predispone il Manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

La conservazione dei documenti informatici rappresenta sicuramente un’innovazione tecnologica utile ad alleggerire le spese di gestione e conservazione dei documenti e a semplificare gli iter burocratici. Affidare in outsourcing la conservazione digitale un conservatore accreditato, come Bucap significa sollevare le aziende e gli enti dai rischi e dagli oneri da essa derivanti, evitando così un notevole esborso per l’implementazione di nuovi comparti operativi e do riservare l’impiego di risorse interne ai settori strategici.

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