I 3 soggetti del sistema di conservazione e le loro responsabilità

Sono tre i soggetti che interagiscono con il sistema di conservazione, nell’ambito della conservazione digitale a norma di legge. Per comprendere appieno le logiche di funzionamento dei processi legati all’ex conservazione sostitutiva, è importante capire quali sono questi “attori” del sistema, qual è il loro ruolo e quali le loro responsabilità.

Produttore

Si tratta di una persona fisica o persona giuridica che detiene i documenti da avviare a conservazione digitale. Il suo compito è quello di produrre il pacchetto di versamento. In genere, nell’ambito delle PA, il produttore è identificato con il Responsabile della gestione documentale. A seguito della sottomissione del pacchetto di versamento al sistema, il produttore ottiene un rapporto di versamento.

Responsabile della conservazione

A lui è demandato il compito di definire e gestire le politiche del sistema di conservazione. Autonomamente gestisce il sistema, di cui è responsabile. Per scoprire di più sulle funzioni del Responsabile della conservazione seguite il link per l’approfondimento dedicato. La nomina del responsabile della conservazione può avvenire anche tra soggetti terzi (soggetti privati o pubblici) che offrono un servizio di conservazione accreditato dall’AgID.

Utente

È una persona fisica o persona giuridica che effettua la richiesta di accesso ai documenti conservati nel sistema per acquisire informazioni. A seguito della richiesta, l’utente riceve dal sistema di conservazione un pacchetto di distribuzione.

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Conservazione documentale: servizio di tenuta archivi cartacei a norma di legge

La corretta tenuta e archiviazione dei documenti cartacei è un’attività che richiede molte risorse:

• Risorse umane: il personale addetto alla gestione dell’archivio deve essere competente e sempre aggiornato sulla normativa relativa alla conservazione documentale e della privacy (nel caso in cui i documenti conservati racchiudessero dati sensibili).
• Risorse di spazio e oneri di sicurezza: come ben sa chi gestisce un archivio analogico la sedimentazione dei fogli di carta e dei faldoni può richiedere ampi spazi. I locali destinati ad archivio, inoltre, devono essere adeguati alle normative sulla sicurezza. Infatti la custodia dei documenti deve essere improntata sul principio della riduzione al minimo dei rischi di smarrimento e distruzione (o deterioramento) dei dati conservati.
• Risorse di tempo: la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo per l’archiviazione e la gestione del ciclo di vita del documento archiviato.

Per sollevare la struttura da questi costi, pubbliche amministrazioni e organizzazioni private, come aziende, studi professionali, banche e assicurazioni, possono puntare su un servizio professionale di tenuta degli archivi cartacei: la risposta a norma di legge a un’incombenza che può distrarre da investimenti più produttivi delle risorse impiegate.

Che si parli della tenuta dell’archivio corrente, di deposito o storico un buon servizio di gestione di un archivio cartaceo può garantire i migliori standard per ciò che riguarda i requisiti tecnici dei locali, la preparazione del personale e la salvaguardia dei documenti depositati.

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