La conservazione documentale digitale può essere un grande vantaggio per privati e organizzazioni, ma è anche piena d’insidie per coloro che non si approcciano ad essa con i giusti strumenti. Il rischio più grande e più immediato è quello di non poter fruire del documento conservato nel medio-lungo periodo. E uno degli errori più frequenti che porta a questo è la scelta errata del formato di conservazione.

L’ampliamento delle proposte software per la gestione documentale elettronica non ha fatto che rendere più difficile questa scelta, ma esistono poche e semplici regole per l’individuazione del formato più giusto per una conservazione documentale digitale di lungo periodo.

Ecco 6 suggerimenti che ci aiutano a trovare il formato più indicato e che ci vengono forniti dalle regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici pubblicate in GU n. 59 del 12 marzo 2014.

Scegliere solo formati aperti – Formati la cui documentazione è resa pubblica o le cui specifiche rispondono a standard diffusi (ISO o ETSI).

Optare per formati sicuri – La scelta deve ricadere su formati che assicurino la sicurezza sull’integrità delle informazioni salvate nel documento e prevedano protezioni dall’inserimento di codice maligno.

L’importanza della portabilità – Con questo termine s’indicano i formati che possono essere letti utilizzando diverse piattaforme software (sistemi operativi e programmi) e hardware.

Il formato giusto è quello che può essere facilmente gestito –  La funzionalità del formato scelto non è da sottovalutare: esistono e sono facilmente reperibili software che ci permettono di gestire al meglio il documento conservato?

Il formato giusto è un formato vivo – Quando c’è un ente o una comunità di sviluppatori che curano il formato mettendo a disposizione aggiornamenti e risorse di sviluppo, stiamo parlando di un formato “vivo”.

Più è diffuso, meglio è – La diffusione d’impiego di un formato è una garanzia che, anche nel futuro, venga mantenuto un supporto nel tempo.

Ma il consiglio più importante, quando si tratta di conservazione documentale digitale di lungo periodo di documenti strategici per il business, è quello di rivolgersi solo a professionisti del settore per ottenere le migliori soluzioni a norma di legge.