Affidare la gestione dei documenti della propria azienda in outsourcing è una scelta che oramai caratterizza molti grandi enti italiani. Le motivazioni sono le stesse che hanno coinvolto ultimamente nel processo anche alcune aziende ospedaliere che hanno trovato nell’esternalizzazione del servizio di archiviazione, produzione e digitalizzazione dei propri documenti un punto di forza e una necessità normativa.

Per quanto la conservazione sostitutiva stia iniziando a manifestarsi come un’alternativa di successo in sostituzione all’archiviazione fisica dei documenti, ad oggi ancora molte aziende si trovano a dover gestire ingenti quantità di documenti cartacei. A volte molte di esse non detengono le risorse interne necessarie per provvedere alla creazione e alla gestione di tali archivi per cui sono costrette a rivolgersi a servizi di outsourcing archivistico. Ma come scegliere il servizio giusto che garantisca una gestione sicura ed efficiente degli archivi in outsourcing?

L’esigenza di affidare la gestione dei propri documenti in outsourcing nasce, per le aziende ospedaliere in particolare, come risposta alla difficoltà e all’eccessivo costo causati dall’eterogeneità aziendali che verso quelle fanno confluire i loro flussi documentali. Un’azienda come quelle ospedaliere si trova, di fatto, a dover gestire enormi quantità di documentazione assolutamente diversificate: cartelle cliniche e registri, per esempio, non possono seguire la medesima procedura di produzione, distribuzione e archiviazione perché le loro finalità rispondo ad obiettivi inconciliabili.

Un buon servizio di outsourcing archivistico è in grado di garantire in ogni momento la ricerca, il prelievo, la consegna di un documento richiesto al cliente e il versamento agli Archivi di Stato. Inoltre, deve essere offerta e rispettata una corretta conservazione del patrimonio documentale, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto dei criteri di efficienza e economicità. Anche nella delicata fase di prelievo e trasporto un buon servizio di outsourcing archivistico deve poter garantire l’utilizzo di appositi contenitori che prevengano l’usura o il danneggiamento dei documenti, anche dovuto alla semplice “polvere”.

Rivolgersi ad un ente terzo che dedichi tutta la sua esperienza alla gestione di tali processi ne permette quindi l’ottimizzazione. L’assegnazione di personale altamente specializzato e l’implementazione da parte delle aziende di outsourcing documentale di processi, frutto di anni di esperienza nel settore, permettono alle aziende di grandi dimensioni come quelle ospedaliere di accedere ad un servizio gestione misurato sulle specificità dei canali ed efficiente sia nei costi che nei tempi di gestione.

Infine, un servizio outsourcing deve offrire la completa disponibilità, in qualsiasi momento, dei documenti custoditi in archivio e lo stesso processo di archiviazione deve provvedere ad una efficace catalogazione e classificazione dei documenti, quale condizione necessaria per una corretta ed efficiente gestione d’archivio.

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