Il patrimonio documentale di un’azienda o di un ente è una risorsa di primaria importanza, per tale motivo i loro archivi cartacei hanno bisogno delle migliori misure di sicurezza per garantire la conservazione di informazioni fondamentali alla continuità operativa, e della memoria storica dell’azienda stessa. Un archivio cartaceo di notevoli dimensioni, inoltre, può rappresentare una vera e propria minaccia all’incolumità degli addetti, delle strutture e dell’ambiente circostante, ove non fossero adottate le norme di sicurezza adeguate a un deposito cartaceo.

I locali adibiti a depositi di materiale cartaceo, secondo le linee guida di prevenzione incendi del Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco di Roma, ad esempio, devono avere determinate caratteristiche a seconda dell’entità dell’archivio e del numero dei lavoratori impiegati (accessibilità, misure delle porte taglia-fuoco, ventilazione e filtri a prova di fumo, scaffalature, impianti elettrici, impianti di rilevazione ed estinzione incendi, etc.). Oltre le indicazioni e le buone prassi, esistono vere e proprie norme vincolanti relative alla sicurezza di impianti e locali (come la Legge 46/90 e i successivi regolamenti d’applicazione).

Da tutto ciò se ne deduce che gli archivi cartacei non possono essere improvvisati in uno scantinato di un immobile.

Per questo, il servizio di archiviazione fisica dei documenti offerto da Bucap, oltre a fornire strumenti altamente professionali per la gestione dell’archivio, dispone di locali e di tecnologie specializzate per garantire la sicurezza degli archivi cartacei.