L’Archiviazione è una scienza vera e propria, non è possibile improvvisarsi esperti di archivistica perché ciò potrebbe comportare difficoltà all’azienda. Immaginiamo il danno che una non corretta archiviazione dei dati contabili di una società possa arrecare al momento del bilancio.
Potremo definire gli Archivi di contabilità come archivi di natura fiscale, conservano dati come fatture di vendita, di acquisto, Libri ecc.

La Legge in materia fiscale esige determinate condizioni di conservazione dei documenti cartacei relativi a fatture e simili.
Il termine “contabilità” riassume in sé una serie di concetti tutti rilevanti da un punto di vista economico, possiamo quindi ben comprendere quale ruolo cruciale rivestino gli archivi inerenti a questo settore: fatture non rintracciabili, Libri non correttamente compilati, comporterebbero un’analisi non corretta di costi ed entrate dell’Azienda.
La Legge, nello specifico l’articolo 2214 del Codice civile, prevede la presenza obbligatoria (in alcuni casi specifici) di alcuni Libri all’interno degli Archivi di contabilità: il Libro giornale (la cui compilazione, per altro, è anche materia di studio negli indirizzi di studio professionali) e il Libro degli inventari.
E’ sempre il Codice a “dirci” poi che lo stesso Libro degli inventari si suddivide in altri due Libri, uno iniziale e uno annuale.

Questa è solo una panoramica molto generica e poco approfondita visto che non è la sede in cui trattare in modo dettagliato la composizione degli Archivi di contabilità, tuttavia anche la stessa introduzione del presente articolo mostra chiaramente come la prima regola fondamentale per la corretta compilazione degli archivi è non improvvisarsi esperti se non lo si è realmente.

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