Il massimario di scarto, soprattutto per quanto riguarda gli archivi cartacei di grande entità, è un documento fondamentale, che permette di definire le logiche di eliminazione dei documenti eliminabili. Grazie ad esso, chi gestisce l’archivio aziendale o pubblico (nel caso delle amministrazioni della PA), non rischierà di giudicare sacrificabili informazioni di fondamentale importanza operativa o probatoria.

Nelle tabelle di ciascun massimario di scarto sarà possibile individuare un elemento di particolare importanza per la gestione dell’archivio: i tempi di conservazione dei documenti. In alcuni casi, tali tempi potranno risultare illimitati, poiché si tratta di documenti che serviranno all’azienda in tutto l’arco della sua esistenza.

In altri casi, i tempi di conservazione saranno individuati secondo le necessità amministrative, contabili, fiscali o più semplicemente operative. Al termine della vita archivistica dei documenti così contrassegnati, essi potranno essere avviati alla distruzione, liberando spazio prezioso per la collezione documentale più recente. Nel caso delle PP.AA., sarà possibile redigere la “proposta di scarto” da sottoporre all’autorità vigilante competente (Soprintendenza Archivistica o Archivio Centrale dello Stato). 

Il massimario di scarto, oggi denominato Piano di Conservazione, è un importante strumento archivistico che, solitamente, completa il disciplinamento concettuale dell’archivio insieme al Piano di Classificazione (o Titolario).

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