Negli ultimi anni, negli archivi delle pubbliche amministrazioni è stato raccolto un inestimabile patrimonio fatto di documenti digitali. Un patrimonio che, a volte, non è gestito in maniera né efficace né efficiente, con nessun vantaggio né per il cittadino né per le istituzioni. Ma ci sono delle soluzioni che permetterebbero, invece, di valorizzare tale “tesoro documentale”.
Le cause del caos
Il termine utilizzato, per quanto forte, rende comunque l’idea della situazione. Negli archivi della pubblica amministrazione, troppe volte, non si riscontra alcuna organicità per quanto riguarda le modalità di gestione, conservazione e protezione dei documenti digitali.
Questo è stato dovuto alle troppe e disorganiche riforme che si sono succedute negli anni. Attualmente, negli archivi delle PA a livello nazionale si riscontra un’elevata frammentazione:
- Dei contenuti;
- Dei sistemi informativi di cui le PA dispongono per gestire i normali flussi documentali.
Le proposte dell’Anai
L’Anai (Associazione Nazionale Archivistica Italiana), per cercare di porre rimedio a questa situazione, ha formulato una serie di proposte. Tre, in particolare, sono quelle ritenute più importanti:
- Costituzione di un tavolo permanente di confronto. Questo strumento permetterebbe l’instaurarsi di una collaborazione, costante e costruttiva, tra tutte le istituzioni, gli enti e i soggetti impegnati nella gestione degli archivi pubblici. Le principali istituzioni che dovrebbero essere coinvolte sono Agenzia per l’Italia digitale, ANAC, Dipartimento della funzione pubblica, Direzione generale degli archivi.
- Redazione di un testo unico sugli archivi. Un punto fondamentale. L’adozione di un testo unico sulla gestione degli archivi della pubblica amministrazione raccoglierebbe e uniformerebbe tutte le varie disposizioni presenti nei diversi codici. In questo modo, tutti gli operatori avrebbero un riferimento normativo unico e condiviso.
- Inserimento stabile di figure professionali competenti e adeguate a gestire gli archivi. Tali figure sono, essenzialmente, il responsabile della gestione documentale e i conservatori digitali effettivamente competenti e accreditati. Queste due figure dovrebbero operare stabilmente sia nelle amministrazioni centrali sia negli enti locali.
