Archiviazione cartacea: standardizzare e personalizzare
L’archiviazione cartacea possiamo dire che sia nata come esigenza dell’uomo conseguente alla nascita dei documenti cartacei, a tal proposito vi consigliamo la lettura dell’approfondimento dedicato alla “Storia degli archivi” .
Nel momento in cui ci si è trovati a dover “fare i conti” con un certo numero di fogli e documenti di carta è nata l’esigenza di archiviarli per renderli disponibili nel presente e nel futuro.
Metodi di archiviazione cartacea basati solo sulle “inclinazioni” personali, ovvero di chi materialmente ha generato i documenti o si è trovato incaricato di custodirli, sono poco efficaci per diversi motivi. Infatti, nel tempo questa attività ha sviluppato metodi e tecniche dal carattere scientifico in modo da risolvere principalmente il fatto che in un archivio, piccolo o grande, generalmente non è sempre la stessa persona ad occuparsi di un’attività.
Pertanto una procedura standard è apparsa quantomeno necessaria ai fini dell’efficienza interna e del risparmio di tempo.
Rendere standard e “oggettivo”, il procedimento di archiviazione cartacea della documentazione aziendale o di uno studio non significa rinunciare alla possibilità di personalizzare lo stesso a seconda delle esigenze del Cliente, ma significa non delegare questa esigenza ai singoli, piuttosto, invece, ad una prassi condivisa.
Archiviazione cartacea: domande e risposte
Ci siamo accorti che nel web sono numerosi gli utenti che pongono domande sui metodi di archiviazione cartacea e altrettanto numerose sono le risposte, alcune delle quali, talvolta, non del tutto corrette.
Diciamo subito che non esiste, come sopra accennato, un metodo standard perché le variabili alle quali affidare il criterio di archiviazione cartacea cambiano a seconda del settore. Per esempio l’archiviazione polizze avrà criteri di catalogazione differenti dall’archiviazione delle fatture.
Quindi la prima “regola” da rispettare nell’archiviazione cartacea è rendere standard e oggettivo il processo specifico, in tal modo tutte le risorse interne ad un’azienda potranno accedere, cercare e trovare documenti e carte velocemente.
