Tutte le aziende necessitano di un servizio di archiviazione per i propri documenti. Alcune traggono vantaggio da un servizio gestito interamente in house altre da tale gestione ricevono solamente svantaggi.

Questo accade per due motivi principali: il primo quando la mole di documenti da far accedere al servizio di archiviazione raggiunge una massa critica e il secondo quando le specificità e le esigenze dei documenti che accedono a tale processo sono talmente differenziate da necessitare ognuno di un servizio ad hoc. In questi casi, appunto, le aziende si trovano in una situazione tale per cui la gestione del servizio di archiviazione in house porterebbe oltre che ad un massiccio impiego di tempo e risorse anche una certa inefficienza del processo dovuta al caos che si verrebbe a creare. Queste aziende quindi troverebbero un vantaggio competitivo nel rivolgersi ad un terzo agente che fornisca in outsourcing il servizio di archiviazione.

La competenza provata e la specializzazione degli addetti al settore permettono, infatti, ad ogni azienda di accedere ad un servizio di archiviazione documentale totalmente basato sulle specificità del loro business.

Le attività possono essere soggette ad una riorganizzazione con scopo di semplificazione ed efficenza, e su queste possono essere integrati sistemi IT di gestione dell’archivio in grado di relegare le azioni ripetitive al lavoro all’automatizzazione di un software. In questo modo la gestione dell’archivio, l’accesso alle sue fasi da parte dei documenti, nonché il loro movimento al suo interno, saranno ottimizzate al massimo delle loro possibilità, introducendo le aziende che si affidano ad un tale servizio di archiviazione in una nuova dimensione.

La gestione dell’archivio non sarà più per loro un motivo di spesa ma di guadagno: a minori spese di gestione legate all’ottimizzazione dei processi si uniscono la possibilità di ricollocare le risorse interne prima dedicate all’archiviazione in settori strategici dell’impresa più importanti per lo sviluppo degli affari.

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