Il sistema di archiviazione e dematerializzazione delle cartelle cliniche apporta dei grandi vantaggi ai servizi ospedalieri in termini di:

  • Risparmio: ambientale e di costi con l’abbattimento dell’utilizzo della carta;
  • Archiviazione e giurisdizione: la prassi tradizionale di gestione documentale ha bisogno di essere rimodernata e questo avviene all’insegna dei nuovi media digitali;
  • Soluzioni tecniche: garantiscono una maggiore efficienza ed efficacia nello svolgimento dei processi accostando questi ultimi ad una garanzia autenticità, integrità, accessibilità e sicurezza.

Queste sono caratteristiche o per meglio dire qualità comuni al processo di dematerializzazione e archiviazione digitale qualunque sia la sua applicazione. Nel particolare caso in cui la dematerializzazione cosi intesa venga applicata alla gestione dei documenti clinici come le cartelle, quali sono i vantaggi interni e concreti?

Da una parte avremo sicuramente la creazione di un sistema centralizzato di gestione archivistica che andrà ad impedire la creazione di tanti piccoli archivi decentrati. Archivio digitale significa archivio centralizzato. Esso potrà comprendere anche materiale cartaceo, che opportunamente scansionato entrerà a far parte degli indici digitali dell’archivio centrale. I benefit immediati di una tale implementazione sono riconoscibili nella possibilità di accesso universale all’informazione, senza limiti geografici o di piattaforma, nella drastica riduzione degli spazi per l’archiviazione e nella riduzione dei costi per la produzione del documento.

La spinta all’adozione della cartella clinica elettronica, oltre che dell’archiviazione digitale, comporta ulteriori vantaggi, specifici per la professione medica. Esistono due tabelle osservate dai medici, indicanti taluni criteri di utilità e funzionalità per la compilazione della cartella clinica. Questi punti, elencati da Mc Intyre, hanno convinto i medici ha spostare l’attenzione dalla cartella clinica tradizionale alla cartella clinica orientata per problemi, proposta da Weed nel 1964. Ma vediamo l’indice dei criteri di Mc Intyre.

  • Criteri di utilità:
    – Fungere da promemoria di dati clinici, di laboratorio e di terapia;
    – Mantenere la continuità dell’assistenza;
    – Fungere da guida per la pianificazione dell’assistenza;
    – Fungere da elemento di formazione per il personale;
    – Avere un valore legale.

  • Criteri di funzionalità:
    – I dati clinici devono essere sempre disponibili:
    – Le informazioni contenute nella cartella devono essere sempre comprensibili, corrette e pertinenti;
    – La consultazione deve essere facilitata da:
      Evidenza dei punti chiave,
      Una struttura standardizzata,
      L’eliminazione di voci inutili,
      Razionalizzazione dei dati.

Per la soddisfazione di tali requisiti la cartella clinica orientata per problemi trova la sua formattazione ottimale nel supporto elettronico. In questo modo la cartella potrà raccogliere in modo chiaro e conciso i dati e la lista dei problemi, diagnosi e presupposti di diagnosi, relativi al paziente in modo chiaro, conciso, schedulato e soprattutto standardizzato. Sostanzialmente ciò che fa la differenza per la pratica dell’assistenza medica è il disporre di una cartella clinica di facile lettura, contenente tutti i dati del paziente, il diario clinico degli interventi e della degenza. Soprattutto conta che i dati raccolti siano sempre disponibili nel minor tempo possibile e siano condivisibili universalmente. Una tale razionalizzazione del processo di assistenza è in grado di fornire la sicurezza dei dati richiesta dal paziente stesso ed una valenza legale nel momento in cui la cartella viene certificata con firma elettronica.

Approfondimento
Archiviazione cartelle cliniche

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