L’archiviazione digitale dei documenti è un processo divenuto sempre più indispensabile per le aziende e le altre organizzazioni di ogni entità e grandezza e serve a garantire il massimo d’efficienza e del controllo in ogni funzione dell’organizzazione, amministrativa od operativa.

Il processo di archiviazione digitale può avvalersi oggi di potenti strumenti d’automazione, come i software di protocollo informatico che possono abbattere i costi di gestione documentale, gli errori imputabili al lavoro umano e incrementare elementi fondamentali come la sicurezza e il controllo d’accesso alle informazioni, ma anche velocizzare i tempi di reperimento dei documenti.

In poche parole: meno lavoro d’ufficio, maggiore produttività.

Nella gestione documentale ibrida (cartacea e digitale), sarà fondamentale anche che le organizzazioni si dotino di strumenti pensati appositamente per digitalizzare le tipologie di documenti gestiti nell’ambito della loro attività, come: documentazione rilegata, libri aziendali, bilanci, etc. Stiamo parlando degli scanner a planetario che, grazie alla loro versatilità e tecnologia avanzata, sono in grado di effettuare acquisizioni ottiche dei documenti e inserire le immagini digitali nei workflow documentali del protocollo informatico con poche mosse dell’operatore.

Nel caso in cui il volume di documenti da avviare ad acquisizione ottica fossero in numero esorbitante o richiedessero un investimento troppo oneroso in termini di risorse impiegate, l’organizzazione può affidare i documenti da avviare ad archiviazione digitale alle imprese che offrono servizi di scannerizzazione e archiviazione documentale professionale.