Quali sono i vantaggi principali di cui può godere chi affida il documento all’archiviazione digitale? Bucap vi elenca i cinque benefici immediati che derivano dall’archiviazione dematerializzata attraverso sistemi professionali di gestione documentale.

  1. Il documento scompare, ma è sempre a portata di mano – un documento archiviato digitalmente scompare dai supporti cartacei e non è uno di quei file che troviamo sempre nella cartella sbagliata. Ci possiamo dimenticare di lui e delle informazioni in esso contenute finché non ci servirà nuovamente. A quel punto, ritornerà a noi in pochi click.
  2. Il documento diventa parte di un’informazione strutturata – i documenti isolati sono rari: sono spesso parte integrante di una pratica o di un business. Per tale motivo è fondamentale che si creino tra di loro relazioni funzionali. Tutto questo è possibile grazie ad un archivio e, a maggior ragione, grazie ad uno digitale. Il documento diventa parte di un insieme informativo organico.
  3. Il documento non è una perdita di tempo – quanto tempo si spende nella ricerca dei documenti cartacei o, più semplicemente, non archiviati? Si potrebbero fare medie complesse su ampi campioni di casistiche, ma la risposta è sempre la stessa: si perde troppo tempo. Tempo che può essere investito meglio, qualora il documento fosse stato sottoposto ad archiviazione digitale. I sistemi di indicizzazione renderanno l’operazione di ricerca di un documento, questione di secondi.
  4. Il documento non fa spendere soldi – anche in questo caso, sono stati fatti studi accurati su quanto costa la gestione di un documento cartaceo o un documento nell’ambito di una gestione documentale non efficiente. E, anche in questo caso la risposta alla domanda quanto costa un documento è la stessa del punto precedente: costa troppo. Le informazioni devono essere risorse e non fonti di costi nascosti. L’archiviazione digitale ed il protocollo informatico aiutano ad abbattere le spese legate all’inefficienza.
  5. Il documento è al sicuro – versioni differenti dello stesso documento, eliminazione involontaria di file importanti, la perdita di dati causata da guasti hardware… L’archiviazione digitale basata su sistemi professionali e protocolli informatici abbatte i rischi legati al deterioramento o alla perdita delle informazioni fondamentali per organizzazioni e imprese.
0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Sentitevi liberi di contribuire!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *