L’archiviazione e la conservazione digitale delle fatture deve avvenire secondo modalità e tempistiche ben definite. Che siano fatture elettroniche o immagini digitali di fatture cartacee, i file devono essere sottoposti a conservazione periodica.

Fatture elettroniche – questa tipologia di fatture prevede un’archiviazione e conservazione con cadenza quindicinale.

Immagini digitali delle fatture cartacee – le immagini digitali delle fatture cartacee devono essere avviate a conservazione sostitutiva a cadenza annuale.

Copie elettroniche delle fatture cartacee – anche in questo caso, la cadenza per la conservazione digitale è annuale.

Quando esiste un originale cartaceo del documento, si dovrà tenere l’originale a disposizione per eventuali controlli fino al termine del procedimento di conservazione sostitutiva.

Seguendo l’iter definito dalla norma per la conservazione sostitutiva, l’archiviazione digitale delle fatture diventa parte integrante del processo di conservazione. I sistemi di conservazione sostitutiva a norma di legge, infatti, prevedono l’indicizzazione di ogni singolo documento che andrà a formare il lotto di conservazione.

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